Velký průvodce fakturami: jak správně fakturovat

Co je to faktura

Faktura je jedním z nejčastějších typů účetních dokladů. Je to jednoduše účet za prodané zboží či provedenou službu. Koncovým zákazníkům, kteří třeba nakupují na e-shopu, obvykle vystavujeme pouze fakturu. Pokud obchodujete s jinými podnikateli, běžnou přílohou faktury bývá např. dodací list či další doklady.

V praxi se setkáte s vydanými a přijatými fakturami. Vydané faktury jsou ty, které vystavujete svým zákazníkům. Na základě vystavené faktury od nich dostanete peníze.

Přijaté faktury jsou ty, které vaši dodavatelé posílají vám, a vy na jejich základě platíte za odebrané zboží a služby.

Druhy faktur

Existuje několik druhů faktur:

1. Zálohová faktura

Zálohovou fakturu typicky použijete, pokud chcete od zákazníka část peněz předem. Vystavíte zálohovou fakturu například na 30 % koncové ceny a teprve po jejím uhrazení začnete zakázku zpracovávat.

Zálohová faktura není účetním ani daňovým dokladem (tj. nevstupuje do účetnictví a není na ní DPH), jde pouze o oficiální výzvu k platbě.

Jak práce na projektu postupují, můžete zákazníkovi vystavit další zálohovou fakturu.

2. Proforma faktura

Proforma faktura funguje velice podobně jako zálohová faktura. Typicky v ní však žádáte o zaplacení celé ceny předem. Příkladem je třeba účast na školení, kde pořadatel požaduje platbu celého kurzovného předem.

Proforma faktura stejně jako zálohová faktura není účetním ani daňovým dokladem (tj. nevstupuje do účetnictví a není na ní DPH), jde pouze o oficiální výzvu k platbě.

Zálohová a proforma faktura se často považují za synonyma a nerozlišuje se, jestli žádáte pouze úhradu zálohy nebo celé částky předem.

Další detaily najdete v článku o zálohové a proforma faktuře. Jejich vystavování je zvlášť důležité pro plátce DPH. Když totiž vystaví zálohovou či proforma fakturu, nevzniká jim v tu chvíli povinnost odvést DPH.

3. Řádná faktura

Řádná faktura nebo taky jen faktura je základním typem faktury. Obvykle se vystavuje po dokončení zakázky a odběratel ji má do určité doby zaplatit.

Máte například firmu s vodoinstalatérským zbožím, které prodáváte stavebním firmám a instalatérům. Vašimi zákazníky tedy nejsou běžní lidé, ale jiní podnikatelé. Přijdou do obchodu, vyberou si zboží a vy jim vystavíte fakturu. Na ní uvedete, co vše nakoupili a kolik to stojí.

Instalatéři vám neplatí ihned, ale peníze vám pošlou do data splatnosti. To je typicky 14 dní od nákupu, ale někdy to může být i více dní. Pro vás jako podnikatele je dlouhá doba splatnosti nevýhodná, protože se dlouho nedostanete ke svým penězům.

Některé firmy neumožnují „platit na fakturu“, protože s tím mají špatnou zkušenost. Klienti si odnesli zboží a pak už třeba nezaplatili. Proto platbu na fakturu vůbec neumožňují nebo třeba jen stálým a ověřeným zákazníkům.

4. Vyúčtovací faktura

Pokud jste zákazníkovi vystavili jednu či více zálohových faktur nebo proforma fakturu, musíte následně vystavit takzvanou vyúčtovací fakturu. Ta je už účetním (a v případě plátců DPH i daňovým) dokladem a vstupuje do účetnictví.

Představte si, že zákazníkovi stavíte garáž za 200 000 Kč. Na začátku mu vystavíte zálohovou fakturu na 100 000 Kč, a jakmile stojí hrubá stavba, požadujete druhou zálohu ve výši 50 000 Kč.

Jakmile garáž dokončíte, ve vyúčtovací faktuře uvedete, že zákazník už zaplatil 150 000 Kč a že má doplatit 50 000 Kč.

Pokud byste předem vystavovali proforma fakturu na celou částku, ve vyúčtovací faktuře uvedete, že už 200 000 Kč zaplatil a že k doplacení mu zbývá 0 Kč.

Vyúčtovací fakturu použijete také v případě, že prodáváte zboží na e-shopu a zákazník ho zaplatí kartou předem.

Náležitosti faktury

Povinné údaje na fakturách se liší podle toho, jestli jste plátce, nebo neplátce DPH. Detailní přehled všech náležitostí najdete v tomto článku.

Na fakturách mimo jiné uvádíte své IČO a DIČ. Přečtěte si:

• jak získáte IČO a co to je,
• jak získáte DIČ a co to je.

Standardním údajem na faktuře je datum splatnosti. To říká, do jakého data potřebuje mít vystavovatel faktury peníze na účtu. Není to tedy datum, kdy máte peníze odeslat, ale kdy je má mít vystavitel na účtu.

Jak vystavit fakturu

Fakturu můžete vystavit více způsoby:

1. Ručně na papír

Tento způsob je zastaralý a pomalý a už se téměř nepoužívá. Faktura vypsaná ručně na papíře je ale stále stejně platným dokladem jako jiné typy faktur, pokud má všechny povinné náležitosti.

2. Ve Wordu či Excelu

Faktury si můžete vytvořit v některém z kancelářských programů. Pokud si ale sami děláte šablonu nebo použijete staženou z internetu, hrozí, že je neaktuální nebo neúplná a budete mít na faktuře chyby.

3. V účetním programu

Účetní program je software, ve kterém podnikatelé vystavují faktury, vedou účetnictví, vystavují mzdy zaměstnancům, evidují sklad a můžou v něm mít i další agendy. Mezi účetní programy pro menší a střední firmy patří například Money S3.

4. V on-line fakturační službě

Freelanceři a drobní podnikatelé, kteří nepotřebují účetní program, nejčastěji vystavují faktury v on-line fakturační službě, jako je například iDoklad.

Zaregistrujete se, vyplníte své fakturační údaje a okamžitě můžete vystavovat své první doklady. Fakturu pro nového zákazníka vystavíte do 2 minut. Pokud fakturu tomu stejnému zákazníkovi chystáte opakovaně, je to ještě rychlejší. Klientovy údaje už jsou v databázi a novou fakturu máte hotovou do půl minuty.

iDoklad je vhodný pro neplátce i plátce DPH. Díky němu máte všechny doklady na jednom místě a dostanete se k nim z počítače i z mobilu. V iDokladu si vygenerujete i podklady pro daňové přiznání a všechny faktury snadno předáte své účetní.

Velkou výhodou je, že iDoklad je stále aktuální. Když se změní legislativa, vývojáři novinky do systému zapracují. Díky tomu nic nemusíte hlídat a vaše faktury jsou vždy v pořádku.

Přečtěte si víc o fakturaci v iDokladu a chytrých funkcích, které vám ušetří práci.

iDoklad podnikatelům usnadňuje papírování a oni mají víc času na to, co je skutečně baví. Přidejte se k desetitisícům spokojených uživatelů i vy a vyzkoušejte iDoklad.

Fakturace do zahraničí

Pokud máte klienta ze zahraničí, počítejte s jistými specifiky. Na fakturu například uveďte IBAN a SWIFT a při fakturaci na Slovensko si od svého odběratele vyžádejte IČ DPH.

Detaily najdete v článcích:

• Jak fakturovat do zahraničí
• IBAN, SWIFT a BIC
• Fakturujete do zahraničí? Zřejmě jste identifikovaná osoba
• Jak fakturovat na Slovensko

Jak stornovat fakturu: dobropis

Pokud z domluveného obchodu sejde, ale vy jste už vystavili řádnou nebo vyúčtovací fakturu, potřebujete ji stornovat. Už vystavenou fakturu nemažte, ale vystavte takzvaný dobropis. To je de facto záporná faktura. Díky ní je v účetnictví vidět, že jste vyfakturovanou částku vrátili nebo jste ji ani nedostali a už ji nečekáte.

Dobropis k faktuře například vystavujete ve chvíli, kdy zákazník reklamuje zboží a vy mu vracíte peníze.

Jak v dobropisu správně opravit základ daně a výši DPH se dozvíte v tomto článku.

Jak vymáhat nezaplacenou fakturu

Pokud poskytnete zákazníkovi na fakturu zboží či služby a on včas nezaplatí, co nejdříve se připomeňte. Čím dříve začnete situaci řešit, tím je vyšší pravděpodobnost, že své peníze dostanete. Jak přesně postupovat zjistíte v tomto podrobném návodu od zkušeného advokáta.

Zajímá vás k fakturám ještě něco dalšího? Přečtete si odpovědi na nejčastější otázky podnikatelů.