Návod: jak vystavit zálohovou a proforma fakturu

Pokud chcete mít větší jistotu, že zákazník nezruší domluvenou zakázku, vyžádejte si zálohu nebo celou platbu předem. Poradíme vám, jak správně vystavit zálohovou a proforma fakturu, které se k tomu používají.

Možná si říkáte, jaký je rozdíl mezi zálohovou a proforma fakturou. Proforma faktura je obvykle doklad, kterým požadujete zaplatit celou částku předem. Zálohovou fakturou žádáte jen zálohu, tedy pouze část peněz.

Dál v textu budeme používat toto odlišení, ačkoliv se někdy setkáte i s tím, že zálohová a proforma faktura se používají jako synonyma a nerozlišují se. To nevadí, zákon formáty těchto faktur neupravuje, takže jejich podoba i označení je v zásadě na vás.

Kdy vystavit zálohovou fakturu

Zálohovou fakturu vystavujete např. v případě, že vám zákazník svou rezervací blokuje termín. Kdyby svoji návštěvu na poslední chvíli zrušil, už ho neobsadíte a přijdete kvůli tomu o výdělek.

Zálohu často vyžadují třeba provozovatelé hotelů či poskytovatelé dalších služeb. Když si zarezervujete ubytování v hodnotě 10 tisíc korun, pravděpodobně budete vyzváni k zaplacení zálohy v minimální výši 10 či 20 procent (mnohdy i vyšší), která vám v případě zrušení po stanoveném storno termínu, propadne.

Zálohy ideálně požadujte vždy, pokud pro klienta chystáte něco na míru. Je jedno, jestli pro něho šijete oblek nebo chystáte školení. Důležité je, že pokud by si obchod na poslední chvíli rozmyslel, vy už to samé zboží či služby neprodáte, ačkoliv jste jeho tvorbou strávili spoustu času.

TIP: Začínáte podnikat? Připravili jsme pro vás on-line mini akademii, kde se naučíte vše potřebné. Pro začínající podnikatele je vstup zdarma, tak toho včas využijte.

Kdy vystavit proforma fakturu

S proforma fakturou se nejčastěji setkáte v souvislosti s dlouhodobou službou či zbožím. Celou částku předem budete hradit třeba v případě předplatného (časopisu, streamovací služby atd.), při registraci domény a podobně.

Je jen na vás a domluvě se zákazníkem, jestli se rozhodnete žádat jen zálohu, nebo celou platbu předem.

K čemu slouží a jak je zaúčtovat

Oba typy faktury jsou pouze výzvou k zaplacení a ani jedna z nich neslouží jako účetní nebo daňový doklad. V zásadě zákazníkovi poskytujete pouze informaci o tom, jakou částku, za co a kam má zaplatit.

Z toho pochopitelně vyplývá, že jako podnikatel máte povinnost po platbě proforma faktury vystavit i vyúčtovací fakturu, která už účetním dokladem je. U zálohové faktury pak vystavíte na zálohu příjmový pokladní doklad a po dokončení služby vyúčtovací fakturu.

TIP: Zjistěte, jak správně vystavit vyúčtovací fakturu a další typy dokladů.

Náležitosti zálohové a proforma faktury

Protože zákon na tyto druhy faktury nepamatuje, náležitosti je třeba stanovit operativně. Vzhledem k tomu, že se jedná o informaci o platbě, měly by oba typy faktur přirozeně obsahovat:

• částku k úhradě,
• informace o platbě (číslo účtu, variabilní symbol atd.),
• informace o službě či zboží (za co a jaká část je hrazena),
• datum splatnosti,
• informace o příjemci platby (komu klient peníze posílá).

Jak proforma, tak zálohová faktura mají vlastní číselnou řadu a nelze je v účetnictví spojovat s řádnými fakturami.

Proč se používají zálohové a proforma faktury

Používání zálohových a proforma faktur je důležité zejména pro plátce DPH. Představme si třeba kuchyňské studio, které je plátcem DPH.

Klient si u něj objedná kuchyň v hodnotě 150 000 Kč a studio mu vystaví řádnou fakturu. Tím mu vzniká výnos v hodnotě 150 000 Kč a státu musí odvést DPH. Jenže studio ještě peníze od klienta nedostalo, takže DPH musí zaplatit ze svého.

Pokud ale firma vystaví zálohovou nebo proforma fakturu, povinnost odvést DPH jí zatím nevznikne, protože to není daňový doklad. Až jakmile klient zaplatí, studio vystaví daňový doklad k přijaté platbě (nebo vyúčtovací fakturu) a DPH už zaplatí z peněz od klienta.

Tento postup je užitečný i tehdy, pokud z obchodu sejde. Jestliže by studio vystavilo řádnou fakturu a klient později objednávku zrušil, musí vystavit opravný daňový doklad. A pokud už ve studiu odeslali přiznání k DPH, musí ho opravit, aby z neuskutečněné transakce neodváděli daň.

Kdyby vystavili zálohovou nebo proforma fakturu a klient zakázku zrušil, nic se neděje. Doklad nevstoupil do účetnictví ani do žádného přiznání a není ho potřeba složitě opravovat.

Naučte se základy podnikání on-line

Vystavování zálohových a proforma faktur je jen střípkem toho, co potřebuje začínající podnikatel znát. Právě proto jsme pro vás připravili mini akademii pro začínající podnikatele. Ve více než 30 lekcích pro vás odborníci z praxe shrnuli všechny věci, které budete potřebovat do začátků vašeho podnikání, abychom vám jej co nejvíc zjednodušili.

Vstup do mini akademie je pro začínající podnikatele zdarma.