Nezaplacená faktura: co dělat + aktuální vzor upomínky

S nezaplacenou fakturou se dřív nebo později setká každý podnikatel. V tomto článku se dozvíte, jak přesně postupovat a kdy vystavit upomínku o nezaplacené faktuře.

Splatnost svých faktur si dobře hlídejte. Jedna nezaplacená faktura, zvlášť pokud je na nižší částku, ještě není tragédie, ale pokud byste narazili na více neplatičů, můžete se dostat až do druhotné platební neschopnosti.

Tento termín označuje situaci, kdy jste řádně odvedli práci, ale nedostali jste na ni zaplaceno a kvůli tomu nemůžete zaplatit svým vlastním dodavatelům.

Co dělat, když máte nezaplacenou fakturu

Nezaplacené faktury jsou jedním z témat, kterému se věnujeme v mini akademii pro začínající podnikatele. Tomáš Pauch z advokátní kanceláře eLegal v akademii vysvětluje, jak správně postupovat.

1. Hlídání splatnosti

Základem je, abyste rychle zjistili, kteří klienti mají platby po splatnosti.

„I když je to nepříjemné, doporučuju řešení dlužných faktur neodkládat. Setkávám se s tím, že pokud se připomenete mezi prvními, máte slušnou šanci, že jakmile dlužník dostane peníze, zaplatí vám. Jenže časem se mu ozývá stále víc věřitelů a na ty, kteří se ozvou později, mu už nemusí zbýt peníze nebo vás předběhnou exekutoři a insolvenční správci,“ radí advokát Tomáš Pauch.

Pokud používáte fakturační službu iDoklad, jste ve výhodě. Aplikace sama hlídá splatnosti, a pokud ji máte propojenou se svým účtem v bance, okamžitě po přihlášení do iDokladu vidíte, kdo se opozdil s platbou.

2. Zaslání první upomínky

Jakmile zjistíte, že máte nezaplacenou fakturu, zákazníka na to upozorněte. Je dost možné, že na platbu jen zapomněl a vše obratem vyřeší. Stačí jednoduchý e-mail nebo telefonát, kterým se přátelsky připomenete.

Je jen na vás, jestli se ozvete hned první den po splatnosti, nebo ještě pár dní počkáte. Pokud ale víte, že má klient problémy s placením opakovaně, rozhodně se připomeňte spíš dřív než později.

Pokud platbu ani za několik dní poté nemáte na účtu, pošlete e-mailem formální upomínku o zaplacení faktury. Náležitosti upomínky a její vzor najdete dál v článku.

3. Další upomínky

Jestliže vám ani poté nepřijde platba, znovu klienta kontaktujte – pište mu a volejte. Nenechte se odbýt. Cílem je, aby pochopil, že to nenecháte plavat a že čím dřív vám zaplatí, tím dřív bude mít klid.

Pokud ani opakované připomínání nezabere, přerušte dodávání dalších služeb, a informujte klienta, že případ předáte advokátovi.

4. Předžalobní výzva

Jestliže ho ani tento fakt nepřesvědčí k úhradě, skutečně se na advokáta obraťte. Nechte ho dlužníkovi poslat předžalobní výzvu. To je informativní dokument, který říká, že pokud nezaplatí, celou záležitost dáte k soudu.

„Ze zkušenosti vím, že doporučený dopis na hlavičkovém papíře advokáta ve většině případů přiměje dlužníka k placení anebo aspoň k zahájení komunikace,“ uvádí v mini akademii Tomáš Pauch.

5. Soud

Jestliže nezabere ani předžalobní výzva, promyslete, jestli skutečně půjdete k soudu. Pokud soudce či soudkyně rozhodne, že je váš nárok oprávněný a dlužník musí zaplatit, získáte rozsudek, se kterým můžete začít exekuci. „Žalobu podejte do tří let, jinak hrozí promlčení faktury,“ upozorňuje Tomáš Pauch.

Upomínka na nezaplacenou fakturu

Teď se podíváme na obsah formální upomínky. Z ní by mělo být zřejmé:

• kdo komu dluží,
• kolik,
• kdy bylo datum splatnosti,
• ke které faktuře se upomínka váže (uveďte číslo původního dokladu),
• jaké jsou sankce za zpoždění.

„Pokud vám klient dluží platbu, máte ze zákona právo na úrok z prodlení, který se řídí sazbou České národní banky a je kolem 8 procent ročně. Můžete si ale už dopředu ve smlouvě sjednat vyšší úrok nebo smluvní pokutu třeba za každý den prodlení,“ vysvětluje v mini akademii Tomáš Pauch.

Jestliže vám dluží jiný podnikatel, můžete si zároveň nárokovat i takzvanou paušální náhradu nákladů na pokrytí vašich výdajů s vymáháním dluhu. Za každou poslanou upomínku máte nárok na náhradu v paušální výši 1 200 Kč. Tuto náhradu nemůžete chtít po nepodnikatelích.

Upomínka nezaplacené faktury: vzor

Níže najdete ukázku vzorové upomínky, kterou iDoklad automaticky generuje z nezaplacené faktury. Pokud tedy fakturujete v iDokladu, nemusíte opisovat dlužnou částku a číslo dokladu nebo počítat zákonný úrok – aplikace tyto údaje do vzorového textu doplní sama.

Tuto upomínku přímo z iDokladu odešlete e-mailem zákazníkovi. Do přílohy této zprávy se automaticky ukládá původní faktura, takže ji příjemce nemusí dohledávat ve starých zprávách.

Výhodou je, že v iDokladu si můžete odesílání upomínek automatizovat. Třeba si nastavíte, aby se dlužníkovi odeslala upomínka k zaplacení faktury třetí den po splatnosti a ušetříte čas, který byste strávili manuálním odesíláním.

Jak se ochránit před nezaplacením faktury

Pokud právě řešíte nezaplacenou fakturu, snižte riziko, že se bude podobná situace opakovat.

Základem ochrany před neplatiči je uzavřená smlouva. V některých případech je zároveň dobré trvat na přiměřené záloze a nevěřit jen slibům protistrany.

„Nespoléhejte se na základní kapitál společnosti uvedený v obchodním rejstříku. Je to z velké části přežitek, který nevypovídá nic o její finanční kondici,“ popisuje Tomáš Pauch.

Raději si protistranu předem proklepněte:

• zeptejte se společných známých,
• vyhledávejte na internetu,
• projeďte sociální sítě,
• podívejte se do živnostenského nebo obchodního rejstříku,
• zkontrolujte, jestli jednatel nemá bydliště na městském úřadě,
• podívejte se do insolvenčního rejstříku
• a případně i do Centrální evidence exekucí.

Ta je jako jediná zpoplatněná, za jedno nahlédnutí platíte 60 korun.

Základy práva pro podnikatele

Pokud chcete v podnikání uspět, potřebujete alespoň základní orientaci v zákonech. Proto vám v naší mini akademii Tomáš Pauch poradí:

• jak správně uzavírat smlouvy, abyste byli chránění před rozmary klienta,
• 3 věci, na které si dát u smluv pozor,
• co dělat, když naopak smlouvu porušíte vy.

Kromě toho v mini akademii najdete přes 30 videí na další podnikatelská témata, díky kterým úspěšně zvládnete nástrahy číhající na začínající živnostníky a s. r. o.

Pro uživatele iDokladu je celá mini akademie zdarma. Bezplatně se na všechna videa podívají i ti z vás, kteří s podnikáním začínají – teprve až si projdete celou akademii, můžete přispět libovolnou částkou.