Fakturace do zahraničí: jaký je správný postup

Náležitosti faktury do zahraničí

Co taková faktura do zahraničí musí obsahovat? Kromě běžných údajů, které používáte na fakturách pro české zákazníky, uvádějte i další.

Primárně je třeba vždy a bez výjimky uvádět čísla účtů v mezinárodním formátu, tzv. IBAN. Totéž platí o kódu banky, který je znám pod zkratkami SWIFT nebo BIC, případně kombinace obojího (SWIFT/BIC). O této problematice jsme psali detailně v tomto článku.

Jak je to s DPH při fakturaci do EU

Jste plátce DPH

Jste-li plátce DPH a fakturujete jinému obchodníkovi či podnikateli v rámci EU, platí takzvaný „režim přenesení daňové povinnosti“. To znamená, že DPH platí pouze cílový podnikatel, čili se povinnost platby této daně přesouvá kompletně na něj. On si pak DPH zohlední v ceně, za kterou zboží prodává koncovému zákazníkovi.

V takovém případě přímo do faktury uveďte, že daň v rámci přeneseného režimu odvádí zákazník. Sazbu DPH pak neuvádíte. Tím ale nejste zcela z obliga; každý měsíc totiž musíte podat tzv. „souhrnné hlášení“, v němž uvedete veškeré vyfakturované obchody do jiných členských států EU.

Plátci DPH navíc zahrnují zahraniční faktury do přiznání k DPH a pokud fakturují s českou DPH, také do kontrolního hlášení.

TIP: Obchodujete s koncovými spotřebiteli v zemích EU? Seznamte se s režimem OSS, který platí od 1. 7. 2021. Týká se zejména plátců DPH.

Jste neplátce DPH

Jste-li neplátce DPH a fakturujete podnikateli se sídlem v některém z členských států EU, máte povinnost stát se identifikovanou osobou a fakturovat přeneseně, stejně jako v případě plátců DPH.

Pokud jako neplátce prodáváte jiným neplátcům v EU, postupujete stejně jako kdybyste prodávali českým neplátcům. Na fakturách neuvádíte DPH.

Jak je to s DPH při fakturaci mimo EU

Jste-li plátce DPH a fakturujete do zemí mimo EU, DPH obvykle neúčtujete. Vývoz zboží je od DPH osvobozený, ale musíte doložit, že skutečně opustilo EU – například celní deklarací. U služeb se DPH řídí pravidlem místa plnění. To znamená, že ve většině případů odvádí daň zákazník v cílové zemi.

Povinnost vůči českému finančnímu úřadu tím ale nekončí. Všechny faktury do třetích zemí musíte uvést v přiznání k DPH. Na rozdíl od obchodů v EU však nemusíte podávat souhrnné hlášení.

Jako neplátce DPH fakturujete do třetích zemí bez DPH, a to jak u zboží, tak u služeb. Pokud však poskytujete služby podnikatelům mimo EU, můžete se stát identifikovanou osobou. To znamená, že sice zůstáváte neplátcem DPH v ČR, ale máte povinnost podávat přiznání k DPH na tyto konkrétní služby.

Pokud prodáváte zboží nebo služby koncovým zákazníkům mimo EU, DPH neřešíte – fakturujete stejně jako v ČR. Ostatní daňové povinnosti se pak odvíjejí od předpisů v zemi příjemce.

V jakém jazyce psát fakturu do zahraničí

Pokud fakturujete do zahraničí, potřebujete, aby byl dokument pro zákazníka srozumitelný. Vás by asi také nepotěšilo, kdybyste dostali fakturu třeba v maďarštině, kterou byste nedokázali rozluštit. Proto máte několik možností. Fakturu vystavíte

• dvojjazyčně,
• pouze v klientově rodném jazyce,
• v cizím jazyce, kterým mluvíte vy i klient (typicky v angličtině).

Pokud chcete vystavit fakturu v cizím jazyce, musíte dodržet takzvanou podmínku srozumitelnosti. K této věci expert Jaroslav Veselka v naší mini akademii pro podnikatele říká: „Uchovatel daňových dokladů musí zajistit na žádost finančního úřadu český překlad dokladů vystavených v cizím jazyce” V praxi lze tuto situaci řešit například právě dvojjazyčnou fakturou.

Rozdíly v měnových kurzech

Fakturu do zahraničí můžete vystavovat i v zahraničních měnách. Podle zákona o DPH ale musíte alespoň výši DPH uvádět v českých korunách. I v daňové evidenci můžeme evidovat částky v cizích měnách, ale povinně musíme uvádět také ekvivalent hodnoty v české měně.

Pokud zákazník uhradí fakturu na účet vedený v českých korunách, aktuálním kurzem si částku převede sama banka. Do peněžního deníku pak zapíšete danou částku v českých korunách jako daňový příjem. „Pokud by vám ale zákazník fakturu hradil na účet vedený v cizí měně, musíte pro účely daně z příjmů přepočítat částku na české koruny,” dodává Jaroslav Veselka.

Zákon o daních z příjmů definuje způsoby, jak to učinit. V tomto případě je dobré prodiskutovat možnosti s daňovým poradcem či účetní, kteří zákonitosti plateb v různých měnách znají. Pokud OSVČ vede daňovou evidenci, kurzové rozdíly při úhradě faktur nevznikají, ale v případě podvojného účetnictví je třeba přepočítávat pohledávku v cizí měně dle tzv. účetního kurzu.

„Tím je myšlen buď aktuální kurz České národní banky, nebo pevný kurz pro určité časové období, nejdéle však po dobu celého roku. Jinými slovy, odběratel vám fakturu uhradí v částce cizí měny, kterou jste uvedli na faktuře, avšak v účetnictví musíte tuto úhradu účtovat v českých korunách. Je možné, že vám vznikne kurzový rozdíl při úhradě, který pro vás bude představovat náklad nebo výnos a ovlivní výsledek hospodaření v účetnictví a základ daně z příjmů,“ dodává Veselka.

Tip: Pokud řešíte fakturaci např. na Slovensko, přečtěte si Jak fakturovat na Slovensko.

Jak si fakturaci do zahraničí ulehčit

Fakturace do zahraničí má svá specifická pravidla, o kterých jsme psali výše. Pokud je řešíte ručně, snadno se může stát, že něco přehlédnete.

Naštěstí dnes existují chytré nástroje, které vám s tím pomohou. Jedním z nich je iDoklad, který:

• Přepočítá částku na české koruny automaticky podle aktuálního kurzu ČNB nebo pevného kurzu, pokud ho používáte.
• Umožní fakturovat v cizích měnách i jazycích, přičemž pohlídá, aby částka v CZK odpovídala zákonným požadavkům.
• Zjednoduší evidenci plateb – pokud přijmete úhradu v cizí měně, správně ji přepočítá a zaúčtuje.
• Pohlídá kurzové rozdíly a pomůže vám je správně zohlednit v účetnictví.
• Připraví přehledné podklady pro účetní, aby bylo vše v souladu s daňovými povinnostmi.

Nejčastější chyby při fakturaci do zahraničí

Při fakturaci do zahraničí podnikatelé často chybují v důležitých oblastech. Chyby mohou vést k problémům s DPH, účetnictvím nebo opožděnými platbami. Na co si dát pozor? 

• Špatné určení daňového režimu – Při fakturaci do EU si vždy ověřte, zda je odběratel plátcem DPH. Použijte k tomu systém VIES. 
• Nesprávná fakturační měna a kurz – Pokud fakturujete s DPH, musíte částku uvést i v CZK podle kurzu ČNB ke dni zdanitelného plnění. 
• Nevhodně zvolený jazyk faktury – Fakturu vystavte v jazyce, kterému obě strany rozumí. Nejčastější volbou je angličtina. 
• Chybné nebo neúplné platební údaje – Při platbách do zahraničí vždy uveďte IBAN a SWIFT/BIC, aby platba proběhla bez komplikací. Nevíte si rady se zkratkami IBAN, SWIFT a BIC? Podívejte se na podrobný článek: Pronikněte do tajů zkratek IBAN, SWIFT a BIC. 
• Opomenutí administrativních povinností – Plátci DPH a identifikované osoby musí podávat souhrnné hlášení a zahrnout faktury do přiznání k DPH. 

Tip: Přečtěte si také 4 věci, na které nezapomeňte při vystavování faktury do zahraničí a mějte jistotu, že na vaší faktuře do zahraničí nic nechybí.

Naučte se základy podnikání

V začátcích podnikání se připravte na spoustu běhání po úřadech a vyřizování mnoha oficialit. S orientací ve všech povinnostech vám pomůže naše mini akademie. Ve více než 30 videích se dozvíte vše, co potřebujete pro start svého podnikání znát.

Pro začínající podnikatele je vstup do akademie zdarma.