Co nesmí chybět na vašich fakturách. Záleží i na tom, jestli jste plátci DPH

Chcete-li vědět, co musí obsahovat vaše faktury a daňové doklady, nejprve si udělejte jasno, do které z následujících tří skupin patříte. Odlišné údaje na dokladech uvádíte, pokud jste:

• neplátce DPH a nevedete účetnictví,
• neplátce DPH a vedete účetnictví,
• nebo plátce DPH.

Když jste neplátce DPH a nevedete účetnictví

Sem patří většina OSVČ, které si buď vedou daňovou evidenci, nebo uplatňují výdaje procentem z příjmů, případně jsou v režimu paušální daně.

V tomto případě vycházíte z občanského zákoníku, konkrétně zákona č. 89/2012 Sb a na fakturu musíte vyplnit následující informace o dodavateli:

• jméno a příjmení (v případě OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa),
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.).

Tím povinné náležitosti dané zákonem končí. Pro přehlednost a také pro případ kontroly finančního úřadu doporučujeme na každou fakturu uvádět také:

• sdělení, že dodavatel není plátce DPH,
• údaje o odběrateli (stejné jako údaje o dodavateli výše),
• slovní a číselné označení dokladu (například Faktura 05072019),
• popis zboží nebo služby, za které je faktura vystavena,
• peněžní sumu – celkově nebo podrobně (cena za měrnou jednotku a označení množství),
• datum vystavení faktury.

Pokud vás zajímá, do kdy byste měli fakturu vystavit, odpověď má daňový poradce Jaroslav Veselka z mini akademie pro začínající podnikatele: „Zákon o účetnictví nestanovuje jednoznačný fixní termín, kdy musíte fakturu vystavit. Měli byste tak ale učinit co nejdříve po uskutečnění transakce.”

Jste-li neplátce DPH a vedete účetnictví

Účetnictví vedou povinně právnické osoby nebo například fyzické osoby s příjmy nad 25 milionů Kč ročně, ale dobrovolně si ho mohou vést i podnikající fyzické osoby.

V případě, že vedete účetnictví, vaše faktury se stávají účetním dokladem a jejich podoba se tak řídí zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Informace o dodavateli zůstávají stejné:

• jméno a příjmení (v případě OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa),
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.),
• v případě právnické osoby údaj o zápisu včetně oddílu a vložky.

Dále však podle zákona nesmí chybět tyto údaje:

• popis zboží nebo služby, za které je faktura vystavena,
• peněžní suma – celkově nebo podrobně (cena za měrnou jednotku a označení množství),
• datum vystavení faktury.

Když jste plátce DPH

Jako plátce vystavujete daňový doklad, který se někdy označuje také jako faktura – daňový doklad (více o plátcovství DPH si přečtěte zde). Ten musí povinně obsahovat informace zahrnuté v zákoně § 29 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Přitom nezáleží na tom, jestli je příjemce faktury plátce, nebo neplátce DPH.

Povinné údaje týkající se dodavatele zůstávají, ale několik jich přibývá:

• jméno a příjmení (v případě OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa),
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.),
• v případě právnické osoby údaj o zápisu včetně oddílu a vložky,
• daňové identifikační číslo dodavatele (pokud je plátcem DPH i odběratel, tak také DIČ odběratele),
• datum vystavení faktury,
• v případě, že se liší od data vystavení dokladu, uveďte den uskutečnění zdanitelného plnění – ve většině případů jde o den dodání zboží nebo služby či přijetí platby,
• rozsah a druh dodávané služby nebo množství a druh dodávaného výrobku,
• základ daně,
• sazba daně,
• výše daně – musí být uvedena v české měně.

Výši a sazbu daně nemusíte uvádět v případě, že je plnění osvobozené od daně nebo pokud daň přiznává odběratel (důvod uveďte).

Může nastat také několik specifických situací, kdy musí faktura nést informace o:

• Přenesení daňové povinnosti. Platí-li DPH odběratel. Nejčastěji v případě, že dodáváte zboží nebo službu do jiné země EU.
• Dodání osvobození od daně. Fakturujete-li výrobek do země Evropské unie bez DPH.
• Zvláštní režim podle § 89 ZDPH pro zdanění přirážky – pro poskytovatele cestovní služby. Platí pro cestovní kanceláře, které svým klientům poskytují služby od jiných dodavatelů (například při dopravě) a daňové plnění se vztahuje pouze na přirážku k původní ceně, ne na celou částku.
• Zvláštní režim podle § 90 ZDPH pro zdanění přirážky – pro obchodníky s použitým zbožím, uměleckými díly, sběratelskými předměty a starožitnostmi. Platí v případě obchodu s použitým zbožím, uměleckými díly nebo sběratelskými předměty a starožitnostmi. Plátce DPH v tomto případě zdaňuje pouze rozdíl mezi nákupní a prodejní cenou.

Zákon o DPH také v některých případech povoluje vystavení zjednodušeného daňového dokladu. Ten nemusí obsahovat úplné informace. To platí například pro doklad z pokladny, který dostanete při nákupu v potravinách.

Co když jste identifikovaná osoba

Poskytujete-li služby nebo zboží do zemí EU či naopak přijímáte opačným směrem, musíte se v některých případech registrovat k DPH. Nejste plnohodnotnými plátci DPH, ale stáváte se tzv. identifikovanou osobou, podléháte zákonu o DPH a musíte uvádět náležitosti povinné pro plátce DPH. Neuvádíte však samotnou DPH, tu totiž odběratelům jako neplátci nefakturujete.

Razítko ani podpis nejsou povinností

Žádný zákon vám nepředepisuje povinnost opatřit své faktury razítkem nebo podpisem. Pokud ale potřebujete zavést do účetnictví faktury přijaté, musí být podle zákona o účetnictví opatřeny podpisem při převzetí.

Proforma faktura

Proforma neboli zálohová faktura vypadá stejně jako skutečná faktura, ale není účetním dokladem a nemá žádný vliv na účetnictví. V případě, že příjemce proforma faktury zaplatí danou částku, dodavatel má povinnost vystavit skutečnou fakturu.

Na proforma faktuře proto nesmí chybět především informace o tom, že toto není daňový doklad.

Náležitosti zálohové faktury už jsou pak na vás, protože plní především informativní účel pro klienta. Čím více informací na ní poskytnete, tím lépe.

Pokud si stále nejste jistí, co by na vaší faktuře nemělo chybět, pomůže vám iDoklad. Stačí vyplnit údaje o své firmě a nikdy se vám nestane, že by na faktuře chybělo něco, co tam má podle zákona být. Ať už jste plátce nebo neplátce DPH.

TIP: Nahlédněte také do článku, v němž kromě přesného postupu, jak vystavit fakturu, zjistíte i rozdíly mezi různými druhy faktur.

Jak se zorientovat v pravidlech

Jestli s podnikáním začínáte, kromě fakturace musíte zvládnout i daně, přehledy pro pojišťovnu a správu sociálního zabezpečení a mnohé další povinnosti. Proto jsme pro vás připravili bezplatnou mini akademii – odborníci vám v ní srozumitelně vysvětlí co a jak.