Ovládání aplikace iDoklad

Horní část vidíte v iDokladu vždy, ať už pracujete v jakémkoliv místě aplikace. Podle sekce, ve které se nacházíte tu najdete i nastavení seznamu dané sekce. V horní části najdete následující základní tlačítka:

Upozornění – pod symbolem zvonečku najdete notifikace o událostech týkajících se vašeho účtu v iDokladu. Na příchozí notifikaci vás upozorní žluté číslo u zvonečku. Notifikace mohou mít povahu:

• Důležité – notifikace upozorňují na překročení limitu API nebo na překročení limitu obratu pro registraci plátce DPH.
• Upozornění – informují například o zobrazení faktury odeslané odkazem.
• Provozní – informují o automaticky vystavených pravidelných fakturách, automaticky odeslaných upomínkách nebo automaticky zpracovaných bankovních výpisech.

Zkratka firmy – zobrazuje zkratku firmy, do které jste aktuálně přihlášeni. Kliknutím na zkratku firmy se zobrazí podmenu s dalšími společnostmi, ke kterým máte přístup. Jedná se o společnosti, které jste založil, nebo do nich máte uživatelský přístup. Kliknutím vyberete firmu, do které se chcete přihlásit.

 Odhlásit – pomocí odkazu se vrátíte do přihlašovacího formuláře. Kvůli zabezpečení dat byste se z aplikace měli raději odhlásit vždy, když opustíte počítač. Zpět se vrátíte po zadání přihlašovacích údajů.

Na levé straně vidíte hlavní nabídku:

– tlačítko slouží jako rychlá volba pro vytvoření nejčastějších úkonů v iDokladu. Pomocí rychlé volby vytvoříte fakturu vydanou, zálohovou fakturu, cenovou nabídku, prodejkum, šablonu faktury a pravidelnou fakturu. Dále je možné vytvořit fakturu přijatou, nový kontakt v adresáři a položku ceníku.

Záložky – přepínáním mezi záložkami se dostanete do jednotlivých sekcí: Přehled, Adresář, Prodej, Nákup, Ceník/Sklad, Finance, Nastavení a Blog. Většina záložek je pod nadpisem rozdělena na další části (podzáložky), např. Prodej se dělí na Faktury vydané, Zálohové faktury, Daňové doklady k platbě, Dobropisy, Cenové nabídky, Prodejky, Zaúčtování prodejek, Šablony, Pravidelné faktur, Úhrady a Přehled prodeje.
 Nápověda – nabídne možnost zobrazit nápovědu, kliknutím na kontaktovat zákaznickou podporu se pak přepnete do formuláře, který je určený ke komunikaci s naší podporou. Kliknutím na možnost Blog, se dostanete na naše internetové stránky.

Při fakturaci chcete data zapsat a uschovat, ale časem také začnete potřebovat zadané údaje vyhledat a statisticky zpracovat. Aplikace iDoklad proto disponuje následujícími nástroji:

Filtr a fulltextové vyhledávání – většina seznamů obsahuje v levém horním rohu pole, do kterého můžete zapsat libovolné hledané znaky (vč. pomlčky, otazníku apod.) Po zapsání hledaného slova aplikace prohledá všechna pole seznamu a zobrazí jen ty položky, které zadaný text obsahují. Můžete tak například najít konkrétního odběratele nebo si zobrazit ceníkové položky s cenou ve stejné sazbě DPH. Pokud již filtr nepotřebujete, stačí pole vymazat. Některé seznamy mají ještě rozšířený filtr, kde lze filtrovat například podle ceny od-do, data splatnosti, data platby, atd.

iDoklad si filtr zapamatuje, takže pokud se například přepnete do jiné záložky nebo se odhlásíte, při dalším zobrazení bude seznam vyfiltrovaný podle posledního použitého filtru. iDoklad také zobrazí všechny použité filtry. Pokud už filtr nepotřebujete, stačí kliknout na tlačítko Vypnout všechny filtry. Protože iDoklad zobrazuje zároveň i všechny použité filtry, můžete například zrušit jen některé, pokud s ostatními filtry ještě potřebujete pracovat.

Nastavení seznamu – po kliknutí na Nastavení seznamu můžete nastavit, které sloupce jsou zobrazeny v jednotlivých listech. Můžete také určit jejich pořadí přetahováním myši. Toto nastavení si můžete uložit do své vlastní varianty. Některé sloupce jsou povinné a nelze je skrýt.

Třídění seznamu – údaje jsou v seznamech rozdělené do sloupců opatřených nadpisem. Pokud poklepete na některý z nadpisů myší, seznam se abecedně nebo číselně seřadí podle položek uvedených ve sloupci – např. faktury si tak můžete seřadit podle odběratele, ceny, data vystavení či splatnosti atd. Při dalším poklepání na sloupec třídění obrátíte na opačné pořadí a při třetím se vrátíte do základního setřídění podle prvního sloupce. Sloupec, podle něhož je seznam aktuálně seřazený, má vpravo od nadpisu malou šipku, která ukazuje směr třídění.

iDoklad si setřídění zapamatuje, takže pokud například otevřete detail některého dokladu nebo se přepnete do jiné záložky, při dalším zobrazení bude seznam stále setříděný podle posledního nastavení.

Označení položek seznamu – v seznamech vám práci s položkami výrazně urychlí možnost označovat položky zatržením okénka umístěného v levé části každého řádku. Dá se tak například uhradit, odeslat či vytisknout více faktur současně. Prázdné okénko znamená neoznačený řádek, okénko s „fajfkou“ označený. Stejného efektu dosáhnete klepnutím myší kdekoliv na řádku. Okénko obsahuje i nadpis sloupce – jeho zatržením si hromadně označíte všechny zobrazené položky (nebo jejich označení zrušíte).

Počet položek na stránce – vzhled seznamu si můžete přizpůsobit tak, že si dole pod seznamem v poli Počet položek na stránku vyberete, kolik položek má daný seznam v rámci jedné stránky obsahovat. Mezi stránkami se můžete přepínat pomocí šipek.

Ovládání popsané v této kapitole platí v naprosto každém místě aplikace. Jestliže některý seznam obsahuje i další specializovaná tlačítka, popisujeme je v nápovědě k příslušnému seznamu.

Seznamy

Nový doklad– tlačítkem vytvoříte novou položku seznamu/nový doklad. Na obrazovce se místo seznamu objeví formulář určený k zápisu údajů do karty. Po uložení karty (příp. opuštění bez uložení) se vrátíte zpět do seznamu.

Upravit – tímto tlačítkem otevřete označenou položku seznamu. Karty uložené v seznamu otevřete také poklepáním na modře napsaný název (v seznamu faktur jde o číslo faktury a název firmy atd.). Otevřené karty můžete opravit a uložit, nebo zavřít beze změny.

Odeslat – tímto tlačítkem otevřete okno pro odeslání faktury klientovi, případně Vaší účetní. Text v e-mailu můžete měnit před odesláním, nebo v Nastavení. Expoerovat do PDF – iDoklad vyexportuje fakturu do PDF a uloží ji do Vašeh počítače.

Exportovat do PDF – doklad se stáhne ve formátu PDF do Vašeho počítače.

Tisk – v některých seznamech si po stisku tlačítka vybíráte jednu z nabídnutých tiskových sestav. Po potvrzení volby vás aplikace přepne do záložky tisk, kde uvidíte náhled sestavy a můžete ji nejen vytisknout, ale také exportovat do některého z elektronických formátů. Pokud je sestava vícestránková (např. tisknete seznam nebo několik faktur současně), mezi stránkami listujete pomocí šipek v záhlaví.

Uhradit – tlačítkem do neuhrazené faktury zavedete úhradu (na faktuře se zatrhne pole Uhrazeno), např. ve chvíli, kdy dostanete bankovní výpis. Faktura bude označená zelenou ikonou a iDoklad do pole Datum platby zapíše aktuální datum.

Smazat – iDoklad smaže označený doklad. Před smazáním karty se program ujistí, zda tento krok opravdu chcete uskutečnit.

Upomínka – tlačítko vyvolá okno s předvyplněným e-mailem upomínky na neuhrazenou fakturu.

Kopírovat – novou kartu také můžete vytvořit jako kopii označené karty. Aplikace přitom respektuje logiku tvorby nových karet, takže např. v seznamu faktur vytvoří kopii s číslem odpovídajícím aktuálnímu pořadí v číselné řadě, nebo u kontaktu při ukládání adresy upozorní na duplicitní IČ.

Dobropis – k vybrané faktuře můžete vytvořit dobropis. Po stisku tlačítka iDoklad otevře formulář Dobropisu naplněný údaji z vybrané běžné faktury (odběratel, položky, ceny, měna atd.) a vám stačí pouze doplnit kolonku Zdůvodnění opravy.

Pravidelná faktura – podle faktury, kterou jste si v seznamu označili, můžete vytvořit vzor pro generování pravidelných faktur. Po stisku tlačítka iDoklad otevře formulář Pravidelné faktury naplněný údaji z označeného dokladu (odběratel, položky, ceny, měna atd.) a vám stačí už jen nastavit vzorec pro opakované vystavování dalších faktur.

Vazby – zobrazí vazby dalších dokladů vztahující se k dané faktuře.

Smazat příznak exportu – tlačítkem smažete z označených dokladů příznak exportu . Doklady lze poté opětovně exportovat do účetních systémů.

Součet – tlačítkem otevřete okno Součet dokladů, ve kterém vidíte součet cen dokladů rozepsaný podle sazeb DPH. Do statistického zpracování vstupují označené doklady, nebo celý zobrazený seznam. Pokud seznam omezíte filtrem, součtuje se jen zobrazený výběr, a to i v případě, kdy je vícestránkový.

Sestavy – vytvoříte jednu ze sestav z nabídky

Export – tímto tlačítkem si vyexportujete daný seznam do formátu .xlsx (Excel) nebo .csv. Po stisku tlačítka se objeví výběr formátu souboru a také výběr sloupců, které mají být exportovány. Po nastavení a stisknutí tlačítka Export se sestava stáhne do Vašeho počítače.

Nastavení – tlačítkem se přenesete do záložky pro nastavení parametrů dané sekce.

Karty

* Pole označená hvězdičkou – tato pole musíte doplnit povinně. Dokud tak neučiníte, aplikace kartu neuloží.

Doplnění data – všechna pole, do kterých se má doplnit nějaké kalendářní datum, jsou opatřená ikonkou, pomocí níž rozbalíte kalendář určený k výběru data. Kalendářem můžete listovat mezi měsíci a roky – listování provádíte otáčením kolečka myši po najetí kurzoru na levou stranu kalendáře.

Uložit Uložit – prostřednictvím tlačítka uložíte údaje zapsané na kartě, kartu zavřete a vrátíte se zpět do seznamu.

Zrušit Zrušit – záznam tímto tlačítkem opustíte bez uložení. Program se ujistí, zda editované údaje opravdu nechcete uchovat. Pokud jste zpracovávali novou, dosud neuloženou kartu, aplikace ji vůbec nevytvoří. Bez uložení můžete kartu opustit také tak, že se jednoduše přepnete do jiné části aplikace.

Další akce  Další akce – zobrazí další akce, které jsou dostupné pro daný doklad:
Odeslat a uložit – doklad se uloží a odešle na zadané e-maily,
Vytisknout a uložit – doklad se uloží a zobrazí se vám náhled pro tisk,
Exportovat do PDF a uložit – doklad se uloží a vygeneruje se vám pdf.

Rychlá nápověda – pokud si v některém místě aplikace nevíte rady, podívejte se, zda pole obsahuje ikonku . Najedete-li nad otazník myší, zobrazí se titulek s popisem funkce nebo radou, jak máte při vyplnění pole postupovat.

Ikonky – položky seznamů jsou průběžně označovány ikonkami, které slouží k rychlé orientaci o stavu položky – např. u kontaktů najdete informaci o bonitě partnera, u faktur zase o tom, zda jsou uhrazené, odeslané či upomínané. Pokud najedete nad ikonku myší, uvidíte titulek s vysvětlením.

Tlačítka – v horní části každého seznamu je řada tlačítek určených k ovládání. Některá z nich po stisku nejprve nabídnou výběr z několika dalších možností. Karty mají ovládací tlačítka většinou umístěná na dolním okraji.

Nastavení – základem pohodlné práce s aplikací je pečlivá konfigurace údajů v části Nastavení. Zadáte zde nejen své vlastní identifikační údaje, ale i způsob chování celé aplikace, účetní údaje, systém číslování dokladů, podobu tiskových sestav, automatické odesílání upomínek, šablony pro doprovodné texty e-mailů, způsob jejich odesílání, komunikaci s účetními programy atd. Rozhodně doporučujeme aplikaci vhodně nastavit dřív, než s ní začnete pracovat – ušetříte si tak spoustu zbytečné práce.