Vzor pravidelné faktury

Návod, jak založit nový vzor pravidelné faktury, najdete v předchozí části nápovědy.

U nového vzoru nejprve zvolte číselnou řadu v poli Řada. Z roletky vyberte číselnou řadu, podle které se čísla faktur vygenerují.

Následně vyplňte další údaje:

• Typ faktury – z roletky vyberte možnosti Faktura vydaná nebo Zálohová faktura podle toho, jaký typ vystavujete. Nová faktura vytvořená podle tohoto vzoru se vždy uloží do příslušného seznamu (najdete ji přes levé menu kliknutím na Prodej → Faktury vydané nebo Zálohové faktury).
• Název vzoru – do kolonky napište název, který slouží pouze pro identifikaci vzorku v seznamu pravidelných faktur. Na vystavených fakturách se název neobjeví.
• Odběratel – po kliknutí na pole se rozbalí roletka s adresářem kontaktů, ze které vyberte požadovaného odběratele. Pokud v adresáři není, zadejte ho tam kliknutím na tlačítko  a vyplněním potřebných údajů.
• Pokud níže zatrhnete pole Odeslat e-mailem odběrateli po vystavení, zkontrolujte si, zda na kartě kontaktu uvádíte správnou e-mailovou adresu.
• Číslo objednávky – slouží jako informace pro odběratele. K doplnění čísla objednávky můžete použít proměnné zapsané ve složených závorkách {} (seznam použitelných proměnných najdete v Legendě).
• Popis – pro lepší orientaci v seznamu faktur zadejte popis pomocí proměnných. Díky nim se do popisu doplní aktuální datum nebo číslo dokladu. Pokud pole nevyplníte, do popisu se propíše název první položky faktury.

Jakmile vyberete a zadáte odběratele, iDoklad vám nabídne možnost vyplnit dodací adresu:

• Dodací adresa je jiná, než fakturační – možnost vyberte, pokud chcete na fakturu zadat jinou dodací adresu. Následně se vám zobrazí pole pro její vyplnění.
• Dodací adresa – z rozbalovací nabídky vyberte dodací adresu. Zobrazují se zde všechny dodací adresy zadané u vybraného odběratele. Pomocí tlačítka  přidejte novou dodací adresu nebo ji pomocí volby Upravit editujte.

V další části nastavte data vystavení faktur a jejich počet:

• Opakování – určete, jak často se má vystavování faktur opakovat. Z rozbalovací nabídky vyberte jednu z možností:
• Denně,
• Týdně,
• Měsíčně,
• Ročně.
• První vystavení – v kalendáři vyberte datum, kdy iDoklad vystaví první fakturu. Zároveň se od tohoto data počítají všechny další termíny vystavení následujících dokladů.
• Pokud zadáte dnešní datum, iDoklad odešle první fakturu ihned po uložení vzoru pravidelné faktury.
• Vystavovat poslední den v měsíci – vyberte tuto možnost, pokud chcete mít vystavené faktury datované posledním dnem v měsíci bez ohledu na to, jak dlouhý měsíc je. Tuto možnost využijete pouze u měsíčního opakování.
• Opakovat každý (den / týden / měsíc / rok) – podle zvoleného opakování zadáte četnost vydání faktury.
• Pokud například vyberete opakování měsíčně, klikáním na ikonky a  zadáte, po kolika měsících fakturu chcete znovu vystavit. Třeba při zadání čísla 3 iDoklad pošle fakturu každé tři měsíce.
• Pod polem se zobrazuje datum vystavení příští faktury. Kliknutím na Přehled budoucích vystavení zobrazíte seznam s maximálně 12 následujícími daty vystavení faktury.

• Ukončit opakování – z rozbalovací nabídky vyberte, kdy má iDoklad vygenerovat poslední fakturu. Zvolte jednu z možností:
• Nikdy – faktury se budou generovat neomezeně, dokud nezměníte ukončení nebo nesmažete vzor.
• Po určitém datu – iDoklad pravidelně generuje faktury až do zadaného data.
• Po počtu vystavení – iDoklad v zadaném intervalu opakování vydá daný počet faktur a poté automatické generování ukončí.

Podle zvolené možnosti se zobrazí další pole:

• Poslední vystavení – zadejte datum, po kterém už nová faktura podle tohoto vzoru nevznikne.

• Počet vystavení – zadejte počet faktur, které chcete postupně vygenerovat. Pod polem vidíte počet už vystavených dokladů podle tohoto vzoru.

U každého vzoru pravidelné faktury nastavte, komu ji má iDoklad poslat. Zaškrtněte libovolné z následujících možností:

• Odběrateli – fakturu automaticky pošle na e-mail odběratele, který jste zadali na kartě kontaktu (v levém menu klikněte na Adresář → Kontakty). Text zprávy zadáte v nastavení e-mailů (v levém menu klikněte na Nastavení → E-maily a komunikace) a iDoklad jej použije u každé faktury vytvořené podle tohoto vzoru.
• Kopie na můj e-mail – kopii fakturu si nechte posílat na svůj firemní e-mail, který zadáte v Nastavení firmy (v levém menu klikněte na sekci Nastavení → Firmy).
• Účetnímu – faktury kromě odběratele pošlete i na e-mail účetní firmy. Hlavičku, texty a e-mailovou adresu upravte v nastavení.
• Dalším příjemcům na kontaktu – pokud fakturu posíláte na více e-mailových adres odběratele, zadejte je na kartě Kontaktu vybraného odběratele v poli v poli Další příjemci.

Pod každou možností vidíte e-mail, na který se faktura pošle. Pokud e-mail není zadaný nebo není správný, doplňte ho nebo opravte na kartě kontaktu.

V další části nastavte splatnost a způsob úhrady:

• Splatnost – zadejte počet dní, který se přičte k datu vystavení dokladu a dosadí do pole Datum splatnosti na faktuře.
• Způsob úhrady – vyberte jeden ze způsobů uhrazení faktury:
• Kartou,
• Hotově,
• Dobírka,
• Zápočtem,
• Zálohou,
• Paypal.
• Bankovní účet – z rolovací nabídky vyberte z bankovních účtů uložených v Nastavení banky (v levém menu klikněte na Nastavení → Banka).

Rozklikněte možnost Zobrazit více detailů, kde zadáte další údaje:

• Pevný variabilní symbol – po zaškrtnutí možnosti zadejte variabilní symbol, který se automaticky doplní na každou fakturu vytvořenou podle tohoto vzoru.
• Pokud pevný variabilní symbol nezadáte, na faktuře se vygeneruje variabilní symbol shodný s číslem faktury.
• Konstantní symbol – z rozbalovací nabídky vyberte jeden z konstantních symbolů podle druhu platby. Většinou se používá 0008 pro platby za zboží nebo 0308 pro platby za služby.
• Pokud konstantní symbol nevyplníte (vyberete prázdné pole na začátku nabídky), na fakturách se symbol neuvede.
• Měna – zvolte měnu, kterou iDoklad použije na všech dokladech vytvořených podle tohoto vzoru. Pro přepočet ceny se vždy použije kurz ČNB platný ke dni vystavení faktury.
• Poznámka pro mě – slouží na zadání poznámky, která se nezobrazí na faktuře.
• Jazyk tiskovky – určete jazyk, ve kterém iDoklad vystaví tiskové sestavy faktur podle tohoto vzoru. Na výběr máte:
• češtinu,
• slovenštinu,
• angličtinu,
• němčinu.
• Text před / za položkami faktury – pravidelné faktury iDoklad nevytváří podle šablon zadaných pro běžné a zálohové faktury (ke kterým se dostanete kliknutím v levém menu na Prodej → Šablony), ale podle vzorů. Proto je potřeba konkrétní texty pro faktury zadat přímo do vzoru. Využijte k tomu proměnné, díky kterým se na faktuře objeví například konkrétní číslo dokladu nebo datum vystavení faktury. Proměnné se zapisují do složených závorek {}, jejich seznam najdete v Legendě.

V poslední části vzoru faktury zadejte fakturované položky:

• Položky – vložte ručně, nebo zvolte možnost Přidat položku z ceníku. Nově vytvořené položky můžete následně přidat do ceníku kliknutím na ikonku .

Hotový vzor faktury uložte kliknutím na tlačítko Uložit.

Podle nastavení pak iDoklad začne faktury ze vzoru vytvářet a odesílat je na zadané e-mailové adresy.

Pro jednodušší komunikaci se zákazníkem a lepší identifikaci jednotlivých faktur můžete v kolonkách Číslo objednávky, Popis, Položka, Poznámka a Text před/za položkami použít následující zástupné znaky:
{document_number} – číslo dokladu
{day} – den vystavení numericky
{month} – měsíc vystavení numericky
{year} – rok vystavení numericky
{quarter} – čtvrtletí vystavení numericky
{month/year} – kombinace měsíce a roku numericky, např. 9/2022
Na místě těchto proměnných se pak do každého dokladu doplní aktuálně platný údaj.