Nastavení – Emaily a komunikace

Zde si můžete vybrat ze dvou způsobů odesílání e-mailů:

1. Příloha PDF v e-mailu – zvolíte-li tuto variantu, přijde vašemu zákazníkovi faktura nebo prodejka jako PDF soubor připojený jako příloha k odeslanému e-mailu.
2. Odkaz na PDF v prohlížeči – zvolíte-li tuto variantu, bude doručený e-mail obsahovat odkaz, který zobrazí náhled faktury nebo prodejky v prohlížeči. Tento doklad lze pak přímo z odkazu vytisknout nebo uložit do PDF. Na faktuře Váš zákazník hned vidí, že fakturu již uhradil. A v případě, že váš zákazník také používá iDoklad, může fakturu uložit jako přijatou fakturu do svého iDokladu. Prodejky do iDokladu takto uložit nelze.

Vámi zvolený způsob lze při odesílání konkrétního dokladu individuálně změnit. Pouze při hromadném odesílání faktur a prodejek, nebo automatickém odesílání pravidelných faktur, se použije způsob odeslání z nastavení.

Pro komfortnější a přehlednější komunikaci je možné sestavit vzorovou hlavičku a doprovodný text e-mailové zprávy pomocí řady proměnných, které do zprávy doplní konkrétní číslo dokladu, popis, datum splatnosti či vystavení, částku a měnu, jméno odběratele, název a číslo účtu vaší firmy, nebo přímo vaše jméno. Přehled použitelných proměnných vidíte přímo na kartě. Vzhledem k rozdílnému charakteru dokladů se konfigurace nastavuje zvlášť pro:

• Faktura vydaná
• Zálohová faktura
• Daňový doklad
• Dobropis
• Prodejka
• Cenová nabídka
• Šablona upomínky zákazníkovi
• Šablona poděkování za úhradu zákazníkovi

Každá šablona obsahuje následující části:

• Předmět – vzorová hlavička e-mailové zprávy obsahuje jméno vaší firmy, popis dokladu a částku, na kterou je vystavený. Text včetně proměnných můžete libovolně změnit.
• Tělo e-mailu – text vlastní e-mailové zprávy se opět dá definovat pomocí řady proměnných. V poli je námi sestavený vzorový text, který obsahuje oslovení, pozdrav a proměnnou s vaším jménem. Podle potřeby si jej doplňte či upravte.
• Dostupné proměnné – pokud do předmetu či těla emailu vložíte přetažením (drag&drop) některou z uvedených proměnných, iDoklad místo ní při generování zprávy doplní do textu konkrétní údaj z příslušného dokladu, kontaktu nebo firmy.

Každý doklad, upomínku či poděkování pak můžete ze seznamu dokladů pomocí tlačítka Odeslat kdykoliv doručit:

• Zákazníkovi – na adresu zadanou na jeho kartě Kontaktu
• Účetnímu – na adresu zadanou v sekci Komunikace s účetní,
• Kopie sobě – na adresu zadanou v Nastavení firmy
• nebo dalším příjemcům, kterých napíšete přímo na odesílacím formuláři.

Texty navržené v šablonách si před odesláním můžete libovolně upravit. Odeslané faktury iDoklad označí názornými ikonkami.

• E-mail účetní firmy – zde zadejte e-mailovou adresu vaší účetní firmy.

Automatické odesílání se týká pouze běžných faktur, zálohové můžete připomínat individuálně pomocí tlačítka umístěného nad seznamem zálohových faktur.
Podmínkou pro odeslání upomínky je, aby zákazník uvedený na nezaplacené faktuře měl na své kartě kontaktu zadaný e-mail a zatržené pole Odesílat upomínky.
Text doprovodných e-mailů zadáte v Šablona upomínky zákazníkovi.

• Zasílat upomínky automaticky – po zatržení tohoto pole se zobrazí další volby, ve kterých můžete nastavit podrobnosti pro odesílání. Podle jejich konfigurace pak iDoklad po každém vašem přihlášení do aplikace sám projde faktury a automaticky odešle upomínky na ty, které nemají na Kartě faktury zatržené pole Uhrazeno a jejich datum splatnosti překročilo zadané parametry.
• První upomínku poslat – v prvním poli zadejte počet dnů, o které musí být překročena splatnost faktury, aby iDoklad automaticky poslal první upomínku.
• Další upomínky poslat po – ve druhém poli si můžete nastavit interval pro pravidelné odesílání dalších upomínek.
• Zasílat upomínky na faktury přesahující částku – dále si můžete nastavit částku, kterou upomínat nechcete. Doklady, jejichž celková cena tuto hodnotu nepřesáhne, budou z režimu upomínek vyjmuty.

Aplikace umožňuje automaticky odesílat svým zákazníkům poděkování při přijetí úhrady faktur a  slouží jako potvrzení, že jejich úhrada byla u vás úspěšně zaznamenána. Poděkování za úhradu se odesílá automaticky nebo jej lze odeslat ručně při přidávání úhrady k faktuře.
Text doprovodných e-mailů zadáte v Šablona poděkování za úhradu zákazníkovi.

• Zasílat poděkování za úhradu automaticky – je navázáno na funkci automatického párování bankovních výpisů  s fakturami. Pokud zapnete funkci párování i automatického poděkování, tak při automatickém spárování bankovního pohybu s fakturou přijde zákazníkovi poděkování na jeho e-mail a na e-mail dalších příjemců uvedený na faktuře.

Vzhledem k tomu, že iDoklad je online služba běžící na internetu, většina komunikace s partnery či účetní kanceláří probíhá prostřednictvím e-mailů. Pro pohodlné odesílání pošty je tedy potřeba vybrat vhodný server. Aplikace nabízí několik možností, které volíte pomocí přepínače. Pro každý z nabízených serverů se na kartě zobrazí vlastní nastavení:

• Interní server služby iDoklad – přijde vhod uživatelům, kteří nedisponují vlastním serverem. Jako odesílatel zprávy je v takovém případě uvedená adresa neodpovidat@idoklad.cz, pokud však příjemce na zprávu odpoví, jeho e-mail dorazí na vaši adresu uvedenou v Nastavení – Firma. V tomto případě nemusíte zadávat žádné další nastavení, iDoklad všechno vyřeší za vás.
• Office 365 Exchange server nebo vlastní Exchange server – jako odesílatel zprávy bude uvedena adresa vašeho poštovního serveru, která může být odlišná od vašeho přihlašovacího e-mailu k aplikaci iDoklad. Pro nastavení komunikace je použita OAuth autentizace. Pokud navíc zatrhnete i pole Ukládat odeslané e-maily ve složce Odeslaná pošta, získáte tak oproti první možnosti i trvalý přehled o odesílaných zprávách. Klikněte na tlačítkoAutentizovat a uložita v zobrazeném okně dokončete průvodce.
• Přihlášení přes Gmail – jako odesílatel zprávy bude uvedena adresa vašeho poštovního serveru, která může být odlišná od vašeho přihlašovacího e-mailu k aplikaci iDoklad. Pro nastavení komunikace je použita OAuth autentizace. Každý odeslaný email se automaticky ukládá do složky Odeslané v Gmailu, získáte tak oproti první možnosti i trvalý přehled o odesílaných zprávách. Klikněte na tlačítko Autentizovat a uložit , vyberte správný účet Google, v jednom z oken zaškrtněte možnost Odeslání e-mailů vaším jménem a dokončete průvodce.
  Pak se zobrazí odkaz Pokročilá nastavení, kde umíte zadat:
  • E-mail odchozí pošty – uveďte e-mail, na který si necháváte posílat běžnou poštu
  • Jméno odesílatele – zapište jméno, které chcete zobrazovat ostatním
• Vlastní SMTP server – například Seznam nebo Azet. Také v tomto případě budou mít všechny odeslané zprávy v poli odesílatele uvedenou vaši adresu. Pro správné odeslání e-mailů je nutné vyplnit přihlašovací údaje. Způsob vyplnění se liší podle použitého SMTP serveru. V poli „Předvyplnit pro“ umíte vybrat nejběžněji používané poštovní servery.