Faktury vydané

Seznam faktur obsahuje ovládací ikony v horní liště nebo na konci řádku u jednotlivých faktur. Jejich význam je následující:
Odeslat – e-mailem odešlete všechny vybrané faktury (zatržením pole vlevo).

Upomínky – u faktury neuhrazené v době splatnosti (označené ikonou ) odešlete odběrateli upomínku. Šablonu pro upomínku vytvoříte v Nastavení → E-maily a komunikace, před odesláním ji můžete libovolně upravit. Upomínané doklady jsou v seznamu označené ikonou . Pokud na ni najedete kurzorem, iDoklad zobrazí datum poslední upomínky a celkový počet odeslaných upozornění.

Uhradit – vybranou fakturu označíte jako uhrazenou nebo částečně uhrazenou zadáním zaplacené částky a datem platby.

Dobropis – u vybrané faktury otevřete formulář dobropisu. Vyplníte pouze kolonku Zdůvodnění opravy. Další údaje iDoklad automaticky propíše z vybrané faktury, pro kterou dobropis vytváříte.

Pravidelná faktura – u vybrané faktury otevřete formulář pravidelné faktury a vytvoříte vzor pro jejich generování. Nastavíte si pouze vzorec pro opakované vytvoření, další údaje iDoklad automaticky propíše z vybrané faktury.
Vazby – zobrazíte si vazby na další doklady, které se vztahují k vybrané faktuře.

Součet – zobrazíte si součet cen dokladů rozepsaný podle sazeb DPH. Sčítají se vybrané doklady, nebo celý seznam. Pokud nastavíte filtr Filtr, sčítá se zobrazený výběr (i když je vícestránkový).

Sestavy – vytvoříte si jednu z nabízených sestav, následně ji vytisknete nebo exportujete do formátu PDF či RTF.

Nastavení – otevřete sekci Nastavení → Prodej, kde upravíte parametry vydávaných faktur.

Export – vyexportujete seznam faktur do formátu XLSX nebo CSV – před exportem vyberete sloupce, které chcete použít.

Smazat příznak exportu – z vybraných faktur na aktuálně zobrazené stránce smažete příznak exportu . Doklady pak můžete znovu exportovat do účetních systémů.

Tisk – pro vybrané faktury zobrazíte tyto sestavy připravené pro tisk:

• Faktura vydaná – šablonu pro vydanou fakturu vytvoříte v Nastavení → Prodej → Vzhled a tisk dokladů, nebo iDoklad použije vzhled, který jste vybrali při posledním tisku z karty faktury.

• Dodací list – přiložíte jej k odesílané objednávce pro kontrolu.
• Úhrada – zobrazíte a vytisknete stvrzenku o úhradě faktury.
• Pokladní doklad – vytvoříte pokladní doklad pro faktury uhrazené v hotovosti, šablonu upravíte v sekci Nastavení → Pokladna → Vzhled a tisk dokladů.

Při práci s větším množstvím dokladů si pomozte filtrováním a nastavte kritéria pro výběr faktur, které potřebujete zpracovat (tisknout, odeslat, sčítat apod.).

Každý seznam faktur má záložky, které doklady filtrují z pohledu úhrad. Zobrazíte tak faktury:

• Všechny,
• Uhrazené,
• Neuhrazené,
• Po splatnosti.

Pátou záložkou je volitelně Koš, kde najdete všechny smazané faktury. Pokud vymažete fakturu nedopatřením, z koše ji obnovíte kliknutím na ikonu .

Faktury můžete vyhledávat i podle textu nebo číselné hodnoty, které zadáte do vyhledávacího pole Zadejte hledaný výraz. Zobrazíte tak pouze faktury obsahující daný text nebo číslo v některém z polí.

Pro detailnější filtrování dokladů klikněte na tlačítko Filtr Filtr. Otevřete okno a zadáte parametry, podle kterých chcete faktury filtrovat.

Vybrané parametry se zobrazí v horním řádku, kde je také jednotlivě nebo hromadně pomocí tlačítka Vypnout všechny filtry smažete.

V seznamu vidíte vedle čísla dokladu ikony, které ukazují stav faktury a provedenou akci. Po najetí kurzoru na ikonu zobrazíte vysvětlivku:

•  Neuhrazeno – u faktury není provedená žádná úhrada.
•  Neuhrazeno po splatnosti – u faktury není provedená žádná úhrada ani po splatnosti.
•  Částečně uhrazeno – u faktury je provedená alespoň jedna úhrada, ale zároveň ještě není zaplacena celá částka.
•  Uhrazeno – faktura je plně uhrazená.
•  Přeplaceno – provedená úhrada nebo součet úhrad převyšuje celkovou částku uvedenou na faktuře.
• Odesláno odběrateli – fakturu jste kliknutím na ikonu poslali na e-mail odběratele.
• Odesláno účetnímu – fakturu jste odeslali do účetní kanceláře na adresu uvedenou v Nastavení → E-maily a komunikace.
• Odesláno odběrateli či účetní – fakturu jste odeslali na obě výše uvedené adresy.
• Upomínka – fakturu odběratel neuhradil v době splatnosti a vy jste mu poslali upomínku, případně ji iDoklad odeslal automaticky na základě Nastavení → E-maily a komunikace. Po najetí kurzoru na ikonu vidíte datum, kdy odešla poslední upomínka, a kolik upomínek jste odběrateli poslali celkem.
• Doklad byl exportován do externího účetního software – doklad jste vyexportovali do účetního systému k dalšímu zpracování.
• Doklad byl exportován a následně v iDokladu změněn – propojíte-li iDoklad s účetním systémem, v sekci Nastavení → Aplikace doporučujeme zakázat dodatečné úpravy exportovaných dokladů. Pokud však doklad upravíte, objeví se u něj v seznamu tato ikona. Upravený doklad raději pošlete do účetního systému znovu k novému zpracování.

Ze seznamu faktur označením vyberete doklady, které odešlete na libovolnou e-mailovou adresu. iDoklad je může odesílat také automaticky – v Nastavení → E-maily a komunikace zadejte vzorové texty e-mailů nebo šablony pro odesílání upomínek neuhrazených faktur.

V seznamu faktur jsou odeslané doklady označené ikonou .

Odesílání jedné faktury

Fakturu odešlete přímo ze seznamu nebo z karty dané faktury kliknutím na ikonu . Otevře se vám okno pro odeslání faktury, ve kterém vyberete adresáty a upravíte texty nastavené v šabloně. iDoklad fakturu pošle na všechny zvolené adresy současně.

• Od – e-mailová adresa, která se zobrazí příjemcům e-mailu. Server, ze kterého se e-maily odesílají, zadejte v Nastavení → E-maily a komunikace → Poštovní server.
• Komu – z nabídky vyberte všechny adresy, na které chcete fakturu odeslat:
  – Zákazníkovi – adresa z karty odběratele uvedeného na faktuře.
  – Účetnímu – adresa účetní firmy, kterou zadáte v Nastavení → E-maily a komunikace.
  – Kopie – fakturu odešlete také na firemní e-mailovou adresu, kterou zadáte v Nastavení → Firma. Tuto možnost využijete např. při vystavování faktur na mobilním telefonu.
  – Další příjemci – zatržením této možnosti zobrazíte pole, do kterého iDoklad propíše další příjemce z karty odběratele. E-mailové adresy v tomto poli můžete mazat, upravovat nebo doplnit libovolnou další adresu.
• Způsob odeslání – vyberte, jakou formou chcete fakturu odběrateli poslat:
  – Odkaz na PDF v prohlížeči – iDoklad do e-mailu přidá odkaz, ze kterého si odběratel fakturu zobrazí a stáhne. Vy vidíte datum zobrazení faktury.
  – Příloha PDF v e-mailu – iDoklad fakturu pošle v příloze, v tomto případě nevidíte, zda a kdy odběratel doklad zobrazil.
• Předmět/Text e-mailu – iDoklad texty doplní z šablony, kterou máte pro typ odesílané faktury zadanou v Nastavení → E-maily a komunikace. Text obsahuje proměnné ve složených závorkách {…}, podle kterých iDoklad doplní do zprávy konkrétní údaje z odesílané faktury (např. číslo dokladu, jméno, částku, datum, bankovní účet apod.). Předmět i text e-mailů můžete libovolně přepsat, proměnné smazat nebo vyměnit za jiné.
• Přílohy – pokud zvolíte jako způsob odeslání Příloha PDF v e-mailu, iDoklad zde zobrazí vybrané faktury.

Hromadné odesílání faktur

Při odesílání ze seznamu faktur můžete u libovolného počtu dokladů zatrhnout pole pro výběr a poté kliknout na ikonu v horním řádku. Otevře se vám okno Odeslání více faktur e-mailem, kde vidíte přehled všech adresátů a jejich e-mailových adres, které máte zadané na kartách odběratelů (i v poli Další příjemci). Po kliknutí na tlačítko Odeslat iDoklad rozešle e-maily podle šablon vytvořených v Nastavení → E-maily a komunikace.

Faktury můžete tisknout nebo exportovat do řady elektronických formátů. Výchozí šablonu tiskové sestavy zadáte pro každý typ dokladu zvlášť v Nastavení → Prodej → Vzhled a tisk dokladů.

Tisk z karty faktury
Danou fakturu vytisknete kliknutím na ikonu v záhlaví karty. Z nabídky vyberete, zda tisknete fakturu vydanou, dodací list, úhradu nebo pokladní doklad. Následně vám iDoklad zobrazí náhled tiskové podoby faktury.

Fakturu můžete přímo na kartě upravit kliknutím na tlačítko Upravit . Ve spodní části faktury zobrazíte přes tlačítko Další akce možnosti, jednou z nich je  Vytisknout a uložit.

Tisk ze seznamu
Faktury můžete tisknout také přímo ze seznamu faktur kliknutím na ikonu v záhlaví seznamu nebo na řádku faktury. Opět vyberete, jaký typ dokladu chcete tisknout (vydanou fakturu, dodací list, úhradu nebo pokladní doklad). Vytisknout takto můžete až 50 dokladů současně, stačí je před tiskem označit zatržením pole vlevo. iDoklad u každého dokladu vybere tu šablonu, kterou jste zvolili naposledy. Tiskovou šablonu při tisku ze seznamu nemůžete upravit.

Náhled tiskové sestavy
Při tisku z karty i ze seznamu iDoklad zobrazí náhled tiskové podoby dokladu. Vidíte všechny údaje, které jste zadali na faktuře, a doklad má podobu zadanou v šabloně nebo upravenou v detailu faktury.

Z náhledu doklad buď vytisknete, nebo exportujete do formátu PDF nebo RTF, či náhled zavřete.

Kromě faktur v iDokladu vytisknete také související dodací listy. Stačí u vybrané faktury kliknout na ikonu a vybrat možnost Dodací list. Zobrazí se vám náhled dodacího listu, který můžete vytisknout nebo exportovat do PDF či RTF.

Formulář dodacího listu přebírá informace z faktury včetně jazyka. Pokud fakturu vystavíte v jiném jazyce než češtině, dodací list se automaticky vytiskne v daném jazyce (slovenštině, angličtině či němčině).