Karta faktury

Novou fakturu vytvoříte v sekci Prodej → Faktury vydané nebo Zálohové faktury kliknutím na ikonu nebo jako kopii stávající faktury kliknutím na ikonu . Kartu faktury zobrazíte kliknutím na číslo dokladu v seznamu nebo přes ikonu .

Pokud některé údaje zadáváte do faktur opakovaně, upravte si je v sekci Nastavení → Prodej. Při vystavování faktur vám to ušetří spoustu času.

Na kartě faktury najdete následující pole:

• Změna čísla dokladu – po kliknutí na ikonu za názvem faktury otevřete okno, ve kterém upravíte pořadové číslo a datum vystavení faktury.
  – Pokud už je zadané číslo použité na jiné faktuře, iDoklad vás upozorní.
  – Pokud máte v číslu faktury uvedené datum, změnou data jej upravíte také.
  – Formát čísla faktury upravíte v sekci Nastavení → Číslování.

• Šablona – z nabídky vyberte šablonu, ze které chcete vystavit fakturu. Všechny šablony upravíte v sekci Prodej → Šablony.
• Řada – vyberte číselnou řadu, ve které fakturu vystavíte. Po uložení faktury už řadu nelze změnit.
• Štítky – kliknutím na ikonu fakturu označíte například štítkem projektu nebo oboru činnosti.
• Zahrnout do přiznání k dani z příjmu fyzických osob – zatržením možnosti vstoupí faktura do podkladů pro daňové přiznání. V opačném případě se doklady do podkladů nezapočítají.
• Odběratel – vyberte z Adresáře nebo kliknutím na ikonu vytvořte nový kontakt (podrobný popis najdete zde). Pomocí odkazu Upravit odběratele editujte údaje uložené v adresáři.
  – Pod identifikačními údaji odběratele vidíte barevnou ikonu označující spolehlivost plátce DPH. Po najetí kurzoru na ikonu otazníku iDoklad zobrazí podrobnosti o výsledku kontroly spolehlivosti (více informací najdete zde).

• Dodací adresa je jiná, než fakturační – zatržením možnosti zobrazíte pole pro výběr dodací adresy odběratele, nebo ji přidáte kliknutím na ikonu . Pomocí odkazu Upravit dodací adresu editujte údaje uložené v adresáři.

• Číslo objednávky – doplňte číslo jako informaci pro odběratele, která se vytiskne na faktuře.
• Popis – pro lepší orientaci v seznamu faktur a e-mailové poště uveďte krátkou charakteristiku dokladu. Pokud necháte pole prázdné, propíše se do něj popis z první vložené položky.
• Datumy:
• Vystaveno – iDoklad automaticky vyplní aktuální datum, které můžete přepsat nebo vybrat z kalendáře.

• DUZP – datum uskutečnění zdanitelného plnění, podle kterého faktura vstupuje do přiznání k DPH. Podle legislativy je to datum předání zboží, nebo uhrazení faktury – podle toho, co nastalo dřív.
• Splatnost – iDoklad automaticky vyplní datum vystavení faktury navýšené o počet dní zadaný v poli Splatnost na kartě odběratele. Pokud není pole vyplněné, použije se počet dní zadaný v Nastavení → Prodej. Datum můžete přepsat nebo vybrat z kalendáře.
• Moje platební údaje:
• Způsob úhrady – iDoklad automaticky vyplní nejpoužívanější způsob, který máte zadaný v Nastavení → Prodej, ale můžete jej kdykoliv změnit a vybrat z nabídky jiný způsob úhrady. Pokud zvolíte Hotově, Kartou nebo Zápočtem, faktury se automaticky uloží jako uhrazené. Volba Hotově navíc k faktuře vygeneruje pokladní doklad.

• Bankovní účet – v rolovací nabídce se zobrazují bankovní účty uložené v Nastavení → Banka. Jako výchozí iDoklad vyplní hlavní účet z Nastavení.
• Číslo účtu – v poli je uvedené číslo vašeho bankovního účtu, které jste zadali v Nastavení → Banka. Kliknutím na odkaz Upravit bankovní účet jej upravíte – provedené změny se uloží do nastavení a iDoklad je použije i v nově vystavených dokladech.

• IBAN / SWIFT – mezinárodní číslo bankovního účtu a identifikační kód banky jsou potřeba při mezinárodních platbách. iDoklad je doplní automaticky při výběru banky (pokud jimi banka disponuje).
• Uhrazeno – zatržením možnosti označíte fakturu v seznamu ikonou (uhrazeno). Pokud jste v poli Způsob úhrady zadali Hotově, Kartou nebo Zápočtem, iDoklad možnost zatrhne automaticky.
• Zobrazit více detailů – kliknutím na tlačítko otevřete další pole, která můžete na faktuře upravit:
• Variabilní symbol – iDoklad automaticky vloží Číslo dokladu, ale můžete jej libovolně upravit.
• Konstantní symbol – iDoklad automaticky vloží nejčastěji používaný konstantní symbol, který zadáte v Nastavení → Prodej. Na faktuře jej můžete změnit a vybrat z rolovací nabídky.
• Měna – vyberte měnu, ve které chcete doklad vystavit. U zahraniční měny iDoklad automaticky načte aktuální poslední kurz z národní banky, můžete jej ale upravit.

• Poznámka pro mě – vložte si interní poznámku, která se na tištěném dokladu nezobrazí.
• Jazyk tiskovky – z rolovací nabídky zvolte jazyk, ve kterém iDoklad fakturu vystaví.
• Vzhled tiskové sestavy – upravte nastavení vzhledu dané faktury (pro další vystavované faktury platí vzhled zadaný v Nastavení → Prodej → Vzhled a tisk dokladů).
• Text před/za položkami faktury – upravte doprovodné texty, uvedené na faktuře před a za položkami. iDoklad automaticky doplní texty zadané v Nastavení → Prodej → Vzhled a tisk dokladů.

Položky vyjadřují cenu a množství prodávaného zboží nebo služeb.

První položka je na faktuře automaticky zadaná a pouze ji vyplníte. Další položky přidáte kliknutím na tlačítko Nový řádek nebo  Přidat položku ceníku, případně pomocí čtečky čárových kódů.

Pokud vybíráte položky z ceníku, zatrhnete všechny, které chcete na fakturu přidat, poté kliknete na tlačítko Vybrat. Položky se objeví na faktuře, kde je můžete libovolně upravit. Kliknutím na tlačítko Zrušit ceník zavřete, aniž byste některou z položek vybrali.

Položku z faktury můžete také zpětně uložit do ceníku. Podrobný návod najdete zde.

U položky vyplníte následující údaje:

• Položka – název prodávaného zboží nebo služby. Údaj je povinný, a pokud nezadáte jinak, popis první položky se doplní i do popisu faktury.
• Cena – zadejte cenu jednoho kusu položky, a to buď včetně DPH, nebo jako základ pro výpočet ceny s DPH – způsob výpočtu daně určíte v následujících polích.

• Množství – zadejte počet položek, kterým se zadaná cena vynásobí.
• Jednotka – aby byly údaje na faktuře pro odběratele srozumitelné, doplňte jednotku, ve které fakturované množství udáváte (ks, kg, hod, km apod.).
• Typ ceny – z rolovací nabídky vyberte, jaký typ ceny jste zadali:
  – S DPH – částka v poli Cena je včetně DPH. Cenu bez DPH iDoklad automaticky dopočítá podle zadané sazby v poli DPH (%) a uvede na faktuře.
  – U dokladů s DUZP 1. 9. 2019 a novějším se pro výpočet daňového základu používá přesný koeficient. Základ daně se vypočítá podle vzorce: částka s DPH – [částka s DPH/(1+sazba DPH)].
  – U dokladů s dřívějším DUZP se používá čtyřmístný koeficient a vypočtená cena bez daně pak nemusí být matematicky přesná.
  – Bez DPH – částka v poli Cena je bez DPH a cenu včetně daně iDoklad vypočítá podle zadané sazby v poli DPH (%). Tento způsob výpočtu DPH doporučujeme.
  – Přenesená daňová povinnost – zadáte, pokud vystavujete doklady v přenesené daňové povinnosti.
• DPH (%) – pokud jste plátci daně, z rolovací nabídky vyberete sazbu DPH. iDoklad automaticky nabízí možnosti odpovídající platné národní legislativě. V Nastavení → Prodej můžete zvolit nejčastěji používanou variantu, kterou bude iDoklad na fakturách zadávat automaticky.

• Členění DPH – máte-li v Nastavení zatrženou možnost Členění DPH, zvolte si kód členění, který používáte nejčastěji. Na faktuře jej můžete upravit. Položky bez vyplněného členění DPH nevstoupí do přiznání k DPH ani do kontrolního hlášení.
• Sleva na fakturu – výslednou cenu můžete snížit přidáním slevy (v %), která se vypočítá ze všech položek na faktuře.

• Cena bez DPH / DPH / Cena celkem – dole na faktuře vidíte celkový součet cen položek rozepsaný pro účely DPH. Při každé změně v položkách iDoklad částky hned přepočítá.
• Zaokrouhlení – způsob zaokrouhlení určíte v Nastavení → Prodej. Na dokladech vystavených v cizí měně se zaokrouhlení neprovádí.

• Přesunout – přetažením ikony změníte pořadí položek.
• Přidat slevu – pod položku přidáte řádek, ve kterém popíšete slevu a zadáte její procentuální výši. iDoklad slevu vypočítá z celkové ceny položky včetně daně. Na jednotlivé položky faktury můžete přidat různé slevy. Slevu odstraníte kliknutím na ikonu na konci řádku.

• Přidat položku do ceníku – pokud fakturujete položku, kterou ještě nemáte uloženou v ceníku, uložíte ji do něj přímo z faktury.

• Smazat – odstraníte danou položku z faktury.
• Přidat odpočet zálohy – tlačítko je aktivní, když je na faktuře vybraný odběratel. Kliknutím na tlačítko otevřete seznam uhrazených nevyúčtovaných záloh vystavených na daného odběratele a vyberete z něj ty, které chcete vyúčtovat.
• Načtení položky pomocí čtečky čárových kódů – pro přidání položky pomocí čtečky klikněte v detailu faktury do pole Položka (nebo na libovolné místo na faktuře tak, aby kurzor nebyl v žádném poli) a načtěte pomocí čtečky čárový kód ze zboží. Pokud je položka s tímto čárovým kódem zadaná v ceníku, vloží se do faktury. Stačí zadat požadované množství a uložit stisknutím klávesy Enter. Poté můžete načítat další položku.

V záložce Přílohy v horní části karty faktury můžete přidat přílohu, která se odešle odběrateli e-mailem spolu s fakturou (např. rozpočet, dodací list, manuál atd.). Připojíte až 5 příloh ve formátu PNG, JPEG, JPG, PDF, ZIP, RAR, XLSX, DOCX, ODT, ODS nebo TXT. Maximální velikost jednoho souboru je 2 MB.

Hotovou fakturu uložíte kliknutím na tlačítko Uložit a přesunete se tím na seznam všech faktur.

Kliknutím na tlačítko Další akce vyberete, co dalšího chcete s fakturou udělat:

•  Odeslat a uložit – otevřete kartu Odesílání faktury e-mailem, na které upravíte text zadaný v Nastavení → E-maily a komunikace. Zvolíte také adresy, na které chcete doklad odeslat.
• Vytisknout a uložit – otevřete náhled tiskové podoby faktury. Z náhledu doklad buď vytisknete, nebo exportujete do formátu PDF nebo RTF.
• Exportovat do PDF a uložit – fakturu rovnou stáhnete ve formátu PDF do počítače.

Kliknutím na tlačítko Zrušit fakturu zavřete bez uložení.

Faktury jsou v seznamu označené ikonou ukazující stav úhrady, jejich přehled najdete zde. Po otevření karty vybrané faktury vidíte štítek Uhrazeno / Částečně uhrazeno / Neuhrazeno / Přeplaceno.

Na kartě dané faktury můžete s úhradami dále pracovat v záložce Úhrady. Můžete odeslat poděkování , vytisknout Stvrzenku o úhradě nebo úhradu vymazat

Tiskové i PDF výstupy faktur obsahují QR kódy, ve kterých jsou uložené všechny informace potřebné k zaplacení a také účetní data z faktury. Odběrateli pak stačí načíst kód do mobilní aplikace banky nebo pomocí speciální aplikace do účetního programu. Data se automaticky vyplní do platebního příkazu nebo jako přijatá faktura do účetního programu – odběratel nemusí nic přepisovat a vyplňovat.

Na vydaných fakturách, dobropisech a zálohových fakturách můžete vytvořit tři typy QR kódů:

QR Platba+F
Jedná se o český standard, který integruje QR Platbu s QR Fakturou tak, že na faktuře je jen jeden QR kód. Vytiskne se v případě, že na doklad uvedete český IBAN (nebo platné číslo účtu, ze kterého lze IBAN vygenerovat) a částku dokladu větší než 0 (v libovolné měně).

Kód QR Platba+F obsahuje všechny informace potřebné k uhrazení faktury a také účetní údaje, např. variabilní symbol, datum vystavení a splatnosti, DUZP, celkovou částku, číslo objednávky, popis předmětu fakturace, IČ a DIČ výstavce i příjemce faktury apod.

QR Faktura
Pokud vystavený doklad neobsahuje informace potřebné k uhrazení faktury (chybí český IBAN nebo částka faktury není větší než 0), vytiskne se kód QR Faktura. Obsahuje pouze účetní údaje z dokladu, které se po načtení přenesou do účetního systému.

Pay by square
Jedná se o slovenský standard a obsahuje informace potřebné k uhrazení faktury. QR kód Pay by square se vytiskne v případě, že na dokladu uvedete slovenský IBAN, SWIFT a částka faktury je vyšší než 0 euro.