Využívejte iDoklad naplno. Základní funkce v předplatném Zdarma toho umí víc, než si myslíte

Pravidelně do iDokladu přidáváme nové možnosti. Díky tomu se i základní funkce neustále rozšiřují a iDoklad toho umí mnohem víc než na začátku. V článku ukážeme, jak vám iDoklad ušetří čas, když se naučíte používat všechny výhody funkcí Kompletní fakturace a evidence úhrad.

Projděte si celý článek nebo si najděte konkrétní funkci:

1. Vystavené faktury a evidence úhrad
2. Přijaté faktury a evidence nákladů
3. Zálohové faktury a dobropisy
4. Kontrola plátce DPH
5. Našeptávač údajů z databáze ARES
6. Pravidelné faktury
7. Více číselných řad
8. Nastavení počtu desetinných míst
9. Práce s cizí měnou

1. Mějte dokonalý přehled nad všemi fakturami, které jste kdy odeslali

V iDokladu vystavíte neomezený počet faktur a pokud je nesmažete, zůstanou tam napořád. Jakmile fakturu odešlete, uloží se do Prodej – Faktury, kde zjistíte, zda klient fakturu proplatil včas a kdo s placením prodlévá.

Vytvoří se i přehledné grafy, ze kterých hned vyčtete, kolik jste v daný moment za vyřízené faktury utržili.

Pokud odešlete fakturu odkazem, vidíte navíc přesný čas, kdy si klient vaši fakturu otevřel. Více se o této funkci dočtete zde.

Luděk Kraus, pilot a zakladatel Aviatického klubu, si přehled v platbách pochvaluje:

„Bohužel vzhledem k úrovni platební morálky v našem podnikání velmi spoléháme zejména na nástroje z oblasti evidence pohledávek: přehled faktur, časové rozlišení splatnosti našich pohledávek a automatické odesílání upomínek.“

„V naší rodině nikdo nelétal. Jen s tátou jsme v dětství koukali na bílé čáry za dopravními letadly a tipovali, odkud a kam asi tak zrovna letí,” říká Luděk Kraus.

Celý rozhovor s panem Krausem o radosti z létání i podnikání si přečtěte zde.

2. Evidujte i přijaté faktury a uplatněte skutečné výdaje v daňovém přiznání

iDoklad slouží i jako jednoduchá daňová evidence. Archivujete si v něm výdaje a snadno si tak vygenerujete podklady pro daňové přiznání. Zda se vám vyplatí uplatnit výdaje paušální nebo skutečné, se dozvíte v tomto článku. S iDokladem si můžete vygenerovat podklady při využití obou způsobů.

Výhody:

• Shromažďujete faktury přehledně na jednom místě,
• evidujete přijaté faktury od dodavatelů
• a můžete uplatnit paušální i skutečné náklady.

3. Vystavujte snadno zálohové faktury i dobropisy

Nejen před dokončením díla se vám může hodit zálohová faktura.

Na rozdíl od běžné faktury neplní funkci daňového dokladu. Plátci DPH tak nemusí odvádět daň za nezaplacené doklady a neplátci DPH se nemusí potýkat se stornováním faktury.

Po jejím uhrazení k ní snadno přiřadíte vyúčtovací fakturu. Potřebujete-li cokoliv opravit, vystavte si v iDokladu dobropis – opravný daňový doklad. Jak na to se dočtete zde.

Výhody:

• Pojistíte si platbu od nového a neprověřeného klienta,
• přiřadíte navazující vyúčtovací fakturu,
• dobropisem zapracujete opravy.

Snadné vystavování dobropisů využijete nejčastěji, pokud provozujete e-shop. Abyste je mohli vystavovat bez problémů, často se neobejdete bez automatizace. iDoklad proto snadno propojíte například s platformou oXyShop.

„U větších e-shopů doporučujeme zvážit řešení na míru, které může pomoci zautomatizovat některé procesy. Díky tomu majitel e-shopu snadněji zpracuje rostoucí množství objednávek,” říká Martin Kafka z oXyShopu. Celý rozhovor si přečtěte zde.

4. Ověřte si spolehlivost svých partnerů a klientů. I těch zahraničních

Je-li vaším klientem plátce DPH, není od věci zkontrolovat si jeho spolehlivost, co se placení daní týče. Pro tyto účely je vám k ruce další praktická funkce iDokladu – ověření klienta pomocí jeho DIČ.

Výhody:

• Ověříte si platnost údajů lidí, se kterými děláte byznys,
• předejdete právním tahanicím,
• informace získáte jednoduše využitím klientova DIČ,
• máte vše na jednom místě,
• můžete si zkontrolovat i zahraniční subjekty.

5. iDoklad za vás vyhledá fakturační údaje klientů i dodavatelů

Konec kopírování všech údajů z internetu. Zadejte prvních pár písmen jména klienta nebo firmy do iDokladu a intuitivní našeptávač za vás doplní všechny dostupné údaje z ARESu (administrativní registr ekonomických subjektů).

Výhody:

• Ušetříte čas kopírováním údajů z internetu,
• máte jistotu, že údaje jsou správné.

6. Zautomatizujte si s iDokladem pravidelnou administrativu a šetřete čas každý měsíc

Ne všechny faktury musíte vystavovat znovu a znovu. Ulehčete si práci – například u pravidelných faktur za nájem nebo hosting si v iDokladu nastavíte samostatné vystavení i odeslání a máte o starost méně.

Výhoda:

• Další úspora času a práce – pravidelné faktury se v iDokladu vystaví i odešlou samy.

Podnikatelka paní Stryková z rodinného penzionu Baurů Dvůr si na iDokladu pochvaluje především opětovné vystavování pravidelných faktur a načítání údajů z registru firem ARES. Přečtěte si rozhovor s podnikatelkou, která opustila ruch velkoměsta a našla štěstí na Šumavě.

7. Držte si v průběhu roku ve fakturách přehled díky různým číselným řadám

Rozjíždíte novou spolupráci v průběhu roku? Nastavte si na fakturách vlastní číselné řady. Začít můžete od jakéhokoliv čísla. Různé číselné řady vám pomohou odlišit například různé pobočky, zakázky nebo obchodníky. Vaše faktury – vaše označení. Pro větší přehled ve fakturách můžete využít i štítkování.

Výhody:

• Zpřehledníte si váš fakturační systém i dobropisy,
• můžete nastavit vlastní pořadové číslo.

8. Buďte přesní nebo nechte iDoklad automaticky zaokrouhlovat

Drobná, leč příjemná funkce, díky které budete na fakturách skutečně přesní. Vlastní počet desetinných míst zpřehlední váš systém faktur, zvolit můžete až 4 desetinná místa.

NÁŠ TIP: Pokud to vaše podnikání dovolí, doporučujeme zaokrouhlovat jen na 1 desetinné místo. Například 3 desetinná místa se totiž mohou plést s řádem tisíců.

Výhody:

• Máte lepší přehled ve fakturách,
• můžete jít hlouběji ve struktuře faktur,
• máte možnost přidat jednotkovou cenu.

9. iDoklad vždy zná aktuální kurzy

V posledním bodě se vrátíme ke spolupráci se zahraničními firmami. Pokud fakturujete zahraničnímu klientovi v jeho měně, využijte funkci načtení nejaktuálnějšího kurzu.

iDoklad pro vás získá poslední nalezený kurz ČNB a vy tak můžete fakturovat i v cizí měně. V případě potřeby není problém kurz manuálně upravit.

Výhody:

• Fakturujete i v cizí měně,
• načte se vám nejaktuálnější kurz dle ČNB,
• kurz můžete manuálně změnit.

Nejaktuálnější kurzy možná už brzy využijí i sourozenci Jakub a Nikol Ponerovi, kteří se svou návrhářskou značkou plánují expanzi do zahraničí. „Na účetnictví buňky nemám, tak jsem starosti nechávala na odbornících, potom jsem ale objevila iDoklad a částečně se to zlepšilo,” říká Nikol Ponerová. Celý rozhovor najdete tady.

Velký pomocník pro všechny podnikatele

Veškerou historii faktur máte pohromadě a celou agendu zvládnete na jednom místě. Výsledný efekt ocení jak podnikatelé, tak malé a střední firmy – ušetří čas i peníze.

V příštím článku vám podrobně představíme funkci Štítkování dokladů a co všechno s ní dokážete.