mini akademie
pro začínající podnikatele
Chystáte se na spolupráci s novým klientem a nad vámi se vznáší známá hrozba – co když klient nebude chtít zaplatit nebo si spolupráci rozmyslí? Pokud jste neplátci DPH, čeká na vás zbytečné stronování faktury. A nad plátci DPH visí povinnost odvést daň i z nezaplacené faktury. Řešení pro obě skupiny nabízí zálohové faktury.
Kdy se zálohová faktura hodí?
Na rozdíl od běžné faktury není ta zálohová daňovým dokladem. Plátcům DPH tak ušetří nejednu bezesnou noc. Pokud ji totiž obchodní protějšek nepřijme, nevzniká z ní povinnost odvést DPH.
A neplátci DPH se při jejím využití v případě neuskutečnění obchodu vyhnou komplikovanému stornování faktur.
Ať už patříte do jakékoliv skupiny, platí, že plnohodnotný daňový doklad (vyúčtovací fakturu nebo daňový doklad o přijaté platbě) vystavujete až ve chvíli, kdy odběratel zaplatí částku ze zálohové faktury.
Někteří podnikatelé zálohové faktury používají i při pravidelné spolupráci, a to především na takových projektech, kdy poskytovatel zboží nebo služby potřebuje uhradit částku předem a nakoupit za ní například materiál.
Zálohovou fakturu vystavíte stejně snadno jako běžnou fakturu.
Nejprve se ujistěte, že v Nastavení máte správně zvoleno, zda jste nebo nejste plátci DPH. Pokud si nejste jistí, máte možnost kontroly v Nastavení. Do něj se dostanete kliknutím na ikonu ozubeného kolečko v pravé horní části obrazovky a na záložku Firma. Zvolte, zda jste nebo nejste plátci DPH. Podle toho také zaškrtněte kolonku Záloha je daňový pohyb.
- Zvolte záložku Prodej a vyberte z nabídky Zálohové faktury.
- Vyberte možnost Nová. Příště už můžete konkrétní zálohovou fakturu i zkopírovat.
- Zadejte odběratele. Přidávat můžete ze svého seznamu pomocí ikony “+” nebo využít našeptavač z ARESu.
- Doplňte další fakturační údaje, jako například Datum splatnosti nebo Způsob úhrady.
- Vyplňte Položky faktury a jejich cenu. Můžete využít i načítání zboží z ceníku.
Pro plátce DPH: Rozpis DPH nemáte za zákona povinnost na zálohové faktuře uvádět, ale pro vystavení navazujícího dokladu k přijaté můžete DPH uvést.
Další krok – daňový doklad k přijaté platbě a vyúčtování zálohové faktury
Po zaplacení částky ze zálohové faktury vám vzniká povinnost vystavit daňový doklad a to do 15 dnů od zaplacení.
Neplátci DPH
Po zaplacení vystavujte rovnou vyúčtovací fakturu.
- Zobrazte si seznam zálohových faktur a zaplacenou zálohovou fakturu označte jako Uhrazenou zaškrtnutím ikony kolečka mezi číslem zálohové faktury a ikonou obálky. Použít můžete také volbu Uhradit v horní liště.
- Zvolte možnost Vyúčtovat. iDoklad vygeneruje běžnou fakturu vydanou, která obsahuje všechny položky uvedené v původní zálohové faktuře.
- Pokud jste zálohovou fakturu vystavili například pouze na 50 % z celkové částky, můžete na fakturu přidat nový řádek a přes něj zadat doplatek. Nebo vyšší cenu zadejte přímo do položky faktury.
- Přidejte případně i další položku z ceníku.
- Fakturu klasicky uložte tlačítkem Uložit.
Plátci DPH
Nejběžnější způsob je po zaplacení zálohové faktury vystavit nejprve daňový doklad k přijaté platbě a následně vyúčtovací fakturu.
- Zobrazte si seznam zálohových faktur a zaplacenou zálohovou fakturu označte jako Uhrazenou zaškrtnutím ikony kolečka mezi číslem zálohové faktury a ikonou obálky. Použít můžete také volbu Uhradit v horní liště.
- U konkrétní zálohové faktury stiskněte tlačítko Tisk a vyberte třetí možnost Daňový doklad k platbě.
- Daňový doklad můžete předat vytisknutý klientovi nebo jej zaslat e-mailem.
- Zvolte možnost Vyúčtovat. iDoklad vygeneruje běžnou fakturu vydanou, která obsahuje všechny položky uvedené v původní zálohové faktuře a navíc i položky pro odpočet zálohy – těchto položek je tolik, kolik bylo použito sazeb DPH.
- Pokud jste zálohovou fakturu vystavili například pouze na 50 % z celkové částky, můžete na fakturu přidat nový řádek a přes něj zadat doplatek. Nebo vyšší cenu zadejte přímo do položky faktury.
- Přidejte případně i další položku z ceníku.
- Fakturu klasicky uložte tlačítkem Uložit.
Díky vyhotovenému dokladu si váš obchodní protějšek může nárokovat případný odpočet DPH.
Daňový doklad k odběrateli dostanete nejsnadněji přes původní zálohovou fakturu. Stačí doklad stáhnout jako .pdf dokument a přidat tlačítkem Přidat přílohu k zálohové faktuře, kterou z iDokladu klasicky odešlete. Díky tomu si váš klient
- hned vybaví zakázku,
- vidí částku k úhradě
- a má přehled o vývoji zakázky.
Nebo můžete daňový doklad k přijaté platbě odeslat i z e-mailu.
Kde ještě “zálohovky” pomáhají?
Zálohové faktury mnozí podnikatelé využívají i jako alternativu k zasílání cenových nabídek. Pošlou svým klientům zálohovou fakturu s výhodnější cenou na zboží nebo službu a pokud ji klient přijme, může obchod začít. Ačkoliv je tento způsob funkční, není rozhodně tak elegantní a čas šetřící jako vystavování cenových nabídek.
Související články
Automatizujte fakturaci na e-shopu díky propojení iDokladu se Shopify
K těm zálohovým fakturám mám dotaz – mohu nějak z idokladu elegantně „vyhubit“ nezaplacené zálohové faktury, u kterých již neočekávám zaplacení? Aby se už nadále nezobrazovali v přehledu neuhrazených zálohových faktur. A ještě víc mě trapí – jak postupovat v případě částečně uhrazené zálohové faktury (ano i takoví klienti a odběratelé jsou) – myslím z hlediska jejího vyúčtování a celkového vyřízení?
Dobrý den,
zcela neuhrazené faktury, můžete například buďto vymazat, případně si přidat na dané faktuře zápornou položku s názvem například Storno, tak aby celková hodnota zálohové faktury byla nulová.
Co se týče částečné uhrazených faktur, tak pokud víte, že odběratel již neuhradí doplatek v rámci dané zálohové faktury, tak si můžete upravit hodnotu zálohové faktury, aby se rovnala konečné úhradě a poté provedete vyúčtování pomocí tlačítka Vyúčtovat u konkrétní zálohové faktury.
Přejeme pěkný den
Zdravím, Je možné vygenerovat zálohovou fakturu z cenové nabídky (ano, tlačítko tam je), ale tak, aby částka na zálohové faktuře byla 50% z celkové smluvené ceny? Jestli ano, jak? Nikde tam to tlačítko nevídím, ani v nastavení u zálohových faktur výběr procent či podobného nevidím. Děkuji za odpověď
Dobrý den,
pokud tvoříte zálohovou fakturu pouze na část ceny, která je uvedena na cenové nabídce, tak tuto cenu je již nutné na zálohové faktuře upravit ručně. Nicméně děkujeme za Vaši zpětnou vazbu k této funkcionalitě.
Přejeme pěkný den
Dobrý den,
jak dostanu sazbu DPH na daňový doklad k uhrazené faktuře, když by se na zálohé faktuře nemá uvádět? Děkuji
Dobrý den,
v iDokladu doporučujeme sazbu uvést už při tvorbě zálohové faktury. Sama zálohová faktura není předmětem DPH, tím je až úhrada zálohové faktury. Uvedení sazby DPH na zálohové faktuře není v rozporu s platnou legislativou. Následně se sazba ze zálohové faktury přenese i do daňového dokladu.
Pokud však na zálohových fakturách sazbu DPH neuvádíte a chcete následně vygenerovat daňový doklad k platbě, bylo by nutné si danou zálohovou fakturu opětovně otevřít v editačním režimu, zadat k jednotlivým položkám sazby DPH a poté zálohovou fakturu uložit. Následně byste si vygenerovala daňový doklad k platbě.
Přejeme pěkný den
Dobrý den, jak se prosím udělá více daňových dokladů k přijaté platbě, když mi zákazník zaplatí zálohovou fakturu na několik kusů v průběhu více měsíců? Výroba daňových dokladů k přijaté platbě tiskovou sestavou a ne vlastní řadou dokladů s odděleným číslováním mi přijde být nešťastným řešením, ale třeba jenom něco nechápu. Děkuji
Dobrý den,
daňový doklad k přijaté platbě vystavíte pouze k zcela uhrazené faktuře. Zatím není možné vystavit více daňových dokladů ke každé úhradě na faktuře. Váš podnět si poznamenávám a předávám kolegům z vývoje.
Přeji Vám pěkný den.