Posílejte faktury, které vaši zákazníci vždy rádi uvidí (a zaplatí)

Přidání podpisu nebo loga firmy na faktury už určitě znáte. Možná ale nevíte o dalších možnostech přizpůsobení faktur na míru vám i vašim zákazníkům – šablonách a textových polích. Jdeme na to!Texty před a za položkami nejsou povinnou součástí faktury (oproti ceně, způsobu a termínu platby nebo kontaktních údajů dodavatele a odběratele, které povinné jsou, a které iDoklad hlídá, aby nechyběly na žádné faktuře). Při vytváření nové faktury je proto běžně nevidíte.

Stačí ale kliknout na zelené tlačítko Více podrobností na kterékoliv faktuře a vzápětí se objeví nejen detaily týkající se způsobu platby, ale také tři volná textová pole:

• Text před položkami faktury
• Text za položkami faktury
• Poznámka

Zatímco poznámka je určená jen pro vaše interní potřeby a klient ji neuvidí (takže do ní můžete napsat klidně „Příště zdražit“ ;-), text před položkami i za položkami je určený právě pro sdělení klientovi.

Text před položkami faktury

V poli pro text před položkami faktury najdete automaticky nastavenou větu:

„Fakturujeme Vám za dodané zboží či služby:“

nebo v případě zálohové faktury:

„Zasíláme Vám zálohovou fakturu na objednané zboží či služby:“.

Pokud se text vám nelíbí, není problém ho změnit.

A abyste to nemuseli dělat u každé faktury zvlášť, máme pro vás šablonu, do které napíšete text, který chcete na faktuře mít.

Stačí k tomu 5 jednoduchých kroků.

• Klikněte na Nastavení.
• V panelu se záložkami klikněte na Faktury.
• V části Šablony a číslování vystavovaných dokladů vyberte fakturu, které chcete šablonu nastavit (běžnou nebo zálohovou).
• Jakmile na ni kliknete, objeví se nové okno a v jeho spodní části najdete oddíl Texty na faktuře, ve kterém jsou textová pole pro text před položkami faktury i za položkami faktury (kde mimochodem také najdete automaticky nastavenou větu).
• Napište do nich požadovaný text, potvrďte změny tlačítkem Uložit…a je to!

S uctivostí nejdál dojdeš

Dobré je v šabloně konkretizovat, zda je faktura za zboží nebo za služby – podle toho, co poskytujete. A nemusí být špatné udělat poznámku třeba ještě o něco zdvořilejší a zároveň osobnější, než je naše předloha.

Zkuste třeba něco takového: „Dovoluji si Vám zaslat fakturu za poskytnuté služby.“

U každé faktury samozřejmě tuto poznámku snadno upravíte. Třeba tím, že do ní doplníte konkrétní služby, datum plnění nebo třeba oslovení konkrétního zákazníka.

I faktura může být neformální

Pokud fakturujete lidem, které dobře znáte, můžete si samozřejmě udělat šablonu neformální a napsat na ni třeba něco v tomto smyslu:

„Děkuju za další zakázku. Doufám, že jsi spokojený a tady ti posílám fakturu.“

Když pak ale náhodou posíláte fakturu jinému klientovi, nezapomeňte si text před položkami faktury včas upravit. Zatímco vašim kamarádům neformální tón vyhovuje, u nových klientů to tak být nemusí.

Text za položkami faktury

Stejně jako pro text před položkami, i pro text za položkami si snadno uděláte šablonu. Postup je úplně stejný jako v předchozím případě. Tentokrát ale zpráva, kterou jsme pro vás do textu za položkami automaticky přichystali, vypadá takto:

„Zboží zůstává až do úplného uhrazení majetkem dodavatele. Při zpožděné úhradě Vám budeme účtovat penále ve výši 0,05 % za každý započatý den prodlení.“

A u zálohové faktury najdete: „Zboží Vám pošleme obratem po přijetí platby na náš účet.“

Chcete rychlou platbu? Děkujte

I tady je samozřejmě víc možností, co do faktury připsat. Určitě nic nezkazíte tím, když zákazníkovi poděkujete za využití vašich služeb (naopak ho potěšíte a některé průzkumy uvádějí, že tím dokonce o 5 % zvýšíte šanci na rychlé zaplacení).

Také ho v této poznámce můžete požádat o zpětnou vazbu, upozornit na další poskytované zboží či služby nebo třeba navrhnout další platební metody.

Text pak může vypadat třeba takhle:

„Děkuji, že jste využili mé služby. Věřím, že jste s výsledkem spokojeni. Budu rád, když mi pošlete stručné zhodnocení mé práce na e-mail zpetnavazba@mojefirma.cz, které využiji pro další zlepšení poskytovaných služeb.“

Jak si říct o včasné zaplacení? Způsobů je několik

Znovu platí, že i v textu za položkami je jen na vás, jaký tón zvolíte. Kamarádovi můžete napsat třeba:

„Ještě jednou děkuju za další zakázku. Až budeš zase něco potřebovat, klidně se ozvi, rád pomůžu.“

Pokud máte problémy s tím, že zákazníci platí pozdě, můžete upozornění na penále v šabloně ještě zdůraznit. Třeba strohou poznámkou:

„Pozor – při zpoždění úhrady účtujeme za každý den po splatnosti faktury penále 1 %.“

Samozřejmě i to jde napsat neformálně. Pokud své klienty znáte blíž, můžete do textu za položkami napsat třeba:

„Prosím tě, nezapomeň zaplatit včas. Jinak ti budu muset naúčtovat penále 1 % za každý den po splatnosti. Díky.“

I na penále upozorníte uctivě

Také text za položkami můžete samozřejmě upravit u každé faktury. Pokud fakturujete třeba zákazníkovi, kterého potřebujete na penále upozornit formálněji, zkuste uctivější a elegantnější poznámku:

„Děkujeme Vám, že jste využili našich služeb. Zároveň si Vás dovolujeme upozornit, že při zpožděné platbě účtujeme penále 1 % za každý započatý den prodlení. Děkujeme za pochopení.“

Další možnosti? Přizpůsobte si i posílání faktur

Pár větami tak každou fakturu přizpůsobíte na míru každému zákazníkovi. Nejen, že to jistě ocení (zvlášť pokud mu nezapomenete poděkovat), ale určitě si vás i fakturu zapamatuje a o to dřív ji třeba zaplatí.

V iDokladu přitom najdete i další způsoby, jak udělat fakturování osobnější. Víc se o tom dozvíte v dalším článku Číslo faktury, DPH i datum splatnosti v e-mailu: stačí 2 minuty.