Pokud jste plátcem DPH a používáte zálohové faktury, můžete nově jednou fakturou vyúčtovat i více plateb od stejného zákazníka. Novinka usnadní práci třeba programátorům nebo podnikatelům, kteří pracují na větších zakázkách tzv. na etapy. A zdokonalili jsme pro vás i zasílání dokladů odkazem. Přečtěte si, co je v iDokladu nového.
Pokračujeme v přidávání funkcí, o které si píšete. Tentokrát jsme se podívali na vyúčtování zálohových faktur.
Výchozí situaci vám ukážeme na příkladu:
Jste plátce DPH a uzavřel jste smlouvu o dílo na vytvoření e-shopu na míru. Práce vám bude trvat 3 měsíce. Se zákazníkem jste se domluvili, že každý měsíc vystavíte zálohovou fakturu a celou zakázku vyúčtujete až s předáním díla.
Přesně v takové situaci vám usnadní život nová funkce iDokladu – od teď jednou fakturou vyúčtujete i více záloh. Zvládnete to dvěma způsoby. Podívejte se na krátký videonávod, kde to uvidíte krok za krokem.
Do řádků nové faktury iDoklad přenese informace z vystavených zálohovek. Pokud jsou řádky s kladnou částkou, můžete je upravovat, doplňovat nebo úplně smazat. Řádky se zápornou částkou měnit nelze – porušili byste tím konzistenci dat vzhledem k DPH.
V záhlaví faktury poté uvidíte seznam vyúčtovaných zálohovek.
V horním rámečku vidíte seznam, v dolním detaily.
Vyúčtované zálohy najdete v iDokladu v seznamu faktur. Stačí jeden klik na tlačítko Vazby.
Po kliknutí na Vazby vidíte vyúčtované zálohy.
Zasílejte faktury zákazníkům odkazem
Vystavené faktury můžete klientům odesílat e-mailem jako PDF, klasicky poštou nebo odkazem. Poslední varianta je nejvýhodnější:
- Je to rychlé,
- nemusíte nic tisknout nebo stahovat
- a hlavně vidíte, jestli si váš zákazník fakturu již zobrazil (datum a čas prvního otevření).
Tip: Nastavte si v iDokladu defaultní odesílání faktur odkazem. Klikněte na Nastavení a E-maily, pak vyberte z nabídky „odkaz pro zobrazení PDF v prohlížeči. A je to.
Zákazníkovi přijde automatický e-mail s odkazem:
Znění e-mailu si můžete upravit v nastavení iDokladu.
Po kliknutí na tlačítko se váš zákazník sám rozhodne, jestli chce fakturu vytisknout, stáhnout jako PDF nebo třeba uložit do svého iDokladu.
Po odeslání e-mailu se vám v seznamu faktur zobrazí ikona obálky:
Ikona ukazuje, že faktura přistála zákazníkovi v e-mailu.
A když si zákazník fakturu otevře, okamžitě se to projeví i v iDokladu:
Hláška u ikony obálky se změnila. Po rozkliknutí uvidíte, kdy přesně si zákazník fakturu otevřel.
A teď to drobné vylepšení, které jsme do iDokladu přidali. Pokud zákazníkovi pošlete odkazem fakturu, která je už zaplacená, zobrazí se mu v okně štítek Uhrazeno. Díky tomu na první dobrou ví, že už nemusí platit.
Zelený štítek Uhrazeno ušetří vašim zákazníkům tápání, jestli fakturu platit, nebo jestli už mají vyřešeno.
Dejte nám vědět, co v iDokladu postrádáte
Pokud vám v iDokladu chybí nějaká funkce, ozvěte se nám. Rádi vaše zkušenosti zohledníme při dalším rozvoji fakturačního programu.
Související články
Propojte iDoklad s dalšími službami a podnikejte efektivně