Neztrácejte čas. Vystavujte pravidelné faktury

Když fakturujete pravidelně každý měsíc – za nájem, hosting nebo třeba paušální odměnu za správu Facebooku, stačí, když vystavíte fakturu jednou. Pravidelná faktura se pak bude automaticky odesílat každý měsíc. A její podobu a odesílání nastavíte stejně snadno, jako když vystavujete jednorázovou fakturu.

Začněte tím, že si nastavíte šablonu. Vyplníte:

• odběratele,
• částku,
• splatnost a čas, kdy se faktura bude generovat – třeba první nebo poslední den v měsíci.

Přečtěte si, jak na to, nebo se podívejte na naše krátké video.

Pusťte se do toho

Kliknete na Prodej – Pravidelné faktury a zvolte zelené tlačítko Nová pravidelná faktura.

Zobrazí se vám karta faktury.

Poklepáním na ikonku můžete přidat štítek, který dobře poslouží, pokud se staráte například o e-shop a fakturujete zvlášť za hosting a za správu. Obě činnosti tak viditelně oddělíte.

Název vzoru se zobrazí jen vám, na faktuře nebude vidět. Slouží pouze pro orientaci.

Poté vyplníte datum prvního vystavení a pravidelnost – jednou za měsíc nebo třeba ročně (vyberte 12 měsíců). Faktury si můžete nastavit klidně na desítky let dopředu. V takovém případě ale kontrolujte, jestli už nevypršela smlouva a neposíláte faktury, na které nemáte nárok.

Nastavte si také datum ukončení. Třeba v případě, že máte nájemní smlouvu na dobu určitou.

Nyní se pusťte do zaškrtávacích políček. Díky nim si nastavíte, komu se bude faktura odesílat – odběrateli, vám nebo třeba účetnímu. A také určíte, jestli ji iDoklad má zasílat poslední den v měsíci.

Nastavte položky, jako u běžné faktury

Dále vyplníte odběratele, způsob úhrady, jazyk, číselnou řadu a popis faktury. Jediný rozdíl oproti jednorázové faktuře je, že si vyberete obyčejnou nebo zálohovou. Pokud si nejste jistí, přečtěte si náš článek. A nezapomeňte, že u políčka Splatnost nastavujete počet dní, nikoliv konkrétní datum.

Potom klikněte na Více podrobností.

Číslo objednávky může být cokoliv – třeba klientské ID. Dále určete konstantní symbol a měnu – pokud vyberete cizí měnu, směnný kurz se určuje podle ČNB.

Kód plnění – má vliv jen v případě, že vystavujete fakturu v přenesené daňové povinnosti.

Pevný variabilní symbol zaškrtněte pokud potřebujete identifikovat odběratele – například číslo smlouvy nebo IČ. Pokud nevyplníte, variabilní symbol bude automaticky číslo faktury. Při spárovaných platbách s bankou je důležité mít variabilní symbol shodný s platbou.

Text před položkami faktury – zde vyplňte popis faktury. Měsíc a den se vám bude vyplňovat pravidelně, pokud použijete zástupné znaky. Jak na to zjistíte dole pod fakturou, když rozkliknete Legendu. Stejné znaky můžete používat i v textu za položkami faktury.

Jestli fakturujete za služby z uplynulého měsíce, nebo naopak dopředu, přidejte za zástupný znak {month} číslovku se záporným nebo kladným znaménkem a na faktuře se objeví vždy o jeden měsíc více nebo méně. Například {month-1}.

Jakmile se faktura vygeneruje, najdete ji v záložce s vystavenými fakturami, kterou najdete v sekci Prodej – Faktury. Pokud účtujete například nájemné více lidem, můžete šablonu zkopírovat a změnit jen odběratele.