Co dělat, když si smažete fakturu? Nastavte si koš

Když na faktuře vyplníte některé údaje špatně, je někdy lepší celou smazat a vystavit znovu. Vyhnete se tak riziku, že chybný údaj neopravíte a na faktuře zůstane. Někdy se ale může stát, že správnou fakturu smažete nedopatřením. A v takovém případě se hodí mít nastavený koš.

Koš v iDokladu není nastavený automaticky. Začněte tedy tím, že kliknete na:

Nastavení – Firma – Další údaje.

Zde zaškrtnete box Doklady při smazání neodstraňovat trvale, ale přesouvat do koše. Nastavení potvrdíte tlačítkem Uložit.

Aktivaci koše můžete zkontrolovat kliknutím na záložku Prodej. Na spodní liště Filtru najdete jako pátou v pořadí záložku Koš.

Když kliknete na Koš, uvidíte všechny faktury, které jste smazali od té doby, co jste ho aktivovali. I v koši můžete filtrovat a zobrazit si třeba jen smazané faktury za minulý rok.

Nemažte stornované faktury

Pokud dojde ke stornu faktury, například při reklamaci, nemažte ji. V takovém případě musíte vystavit tzv. dobropis – přesněji řečeno opravný daňový doklad. Dobropisům se budeme věnovat v příštím článku. V žádném případě nemažte faktury, které jste už odeslali odběrateli.

Smazané faktury nemůžete editovat, tisknout ani odesílat. Slouží pouze k vašemu přehledu. Pokud chcete některou ze smazaných faktur upravit, klikněte na Obnovit doklad.

Faktura se zařadí zpět mezi platné faktury a najdete ji v sekci Všechny faktury – opište si tedy její číslo, ať ji snadno vyhledáte. Po vyjmutí z koše můžete fakturu editovat a třeba odeslat. Vyhazovat do koše můžete také dobropisy a zálohové faktury, ne však přijaté faktury.

Abyste si fakturu nesmazali omylem, tlačítko smazat jsme umístili zcela vpravo na liště a potvrzovací tlačítko je na opačné straně než normálně.

Fakturu najdete v e-mailu

Pokud posíláte doklady přímo z iDokladu a máte nastavené odesílání kopie do e-mailu, můžete smazanou fakturu zpětně dohledat ve své poště.

Když budete chtít smazanou fakturu zpětně zavést do iDokladu, ale nenajdete ji ani v koši ani v e-mailu, je nutné ji znovu vytvořit. Nezapomeňte upravit číslo faktury, aby sedělo do číselné řady.

Jestliže se vám při zadávání čísla objeví informace, že číslo nelze použít, znamená to, že fakturu s tímto číslem už v iDokladu máte. Možná byl k původní faktuře s tímto číslem vytvořen dobropis se sdílenou číselnou řadou.

Pokud s dobropisy pracujete často, můžete si nastavit samostatnou číselnou řadu. Usnadní vám to orientaci v dobropisech a jejich zpětnou kontrolu.

Jděte do Nastavení – Faktury a ve spodní části v sekci Šablony a číslování vystavovaných dokladů zvolte Běžná faktura.

Pod Dobropisy zvolte Přidat číselnou řadu. Doporučujeme před číselnou řadu uvést třeba DB. Můžete si takto vést i více číselných řad zároveň, pro fakturaci například do zahraničí.