Komunikace s účetními systémy

Money S3 – součástí účetního programu Money S3 je externí aplikace umožňující propojení s iDokladem. Komunikace se uskuteční přímo z menu programu Money S3.
Money S4 a Money S5 – pro obousměrnou komunikaci s těmito ERP systémy slouží modul iDoklad, který je součástí jádra systému Money S4 a Money S5.
Pohoda – propojení iDokladu se systémem Pohoda se provádí v iDokladu v menu Nastavení-Aplikace-Export.
Vario – přímo ze systému Vario si můžete nainstalovat doplněk Vario iDoklad, který zajistí obousměrnou komunikaci s iDokladem. V systému Vario si můžete nastavit i automatizované spouštění importu. Více se dozvíte zde.

Propojení iDokladu s Money S3 je velmi jednoduché a intuitivní. Po propojení je možné do Money S3 načítat veškeré faktury vydané (volitelne i zálohové faktury a daňové doklady k přijaté platbě), dobropisy, faktury přijaté, pokladní doklady, prodejky, adresní karty a ceníkové položky vytvořené v iDokladu. Zpět pak lze importovat provedené úhrady a ceníkové položky (volitelne s aktualizací stavu zásob podle stavu v Money S3).

Nastavení komunikace

V Money S3 si v menu Money – Možnosti a nastavení – Externí aplikace zobrazte seznam Propojení externích aplikací. Zde tlačítkem Přidat otevřete Kartu propojení externí aplikace a v poli Aplikace vyberte z roletové nabídky volbu iDoklad. Na kartě se poté objeví záložky, ve kterých zadejte následující nastavení:

1. Záložka Konfigurace

Zde doplňte Přihlašovací údaje (e-mailovou adresu a heslo), pod kterými jste se registrovali do aplikace iDoklad. Pokud jste údaje zadali správně, tlačítkem Načíst agendy se načtou agendy, které máte v iDokladu. Následně z roletové nabídky vyberete agendu iDokladu pro zadaného uživatele.

• Odeslat výsledek přenosu e-mailem – pokud zaškrtnete tuto volbu, vygeneruje se po dokončení přenosu dat e-mailová zpráva. Do těla zprávy se vloží výsledek přenosu, včetně objemu přenesených dat. Tlačítkem Nastavení e-mailu otevřete kartu pro zadání Příjemců zprávy a Předmětu.
• Komprimovat importní soubory v záložním adresáři (zip) – importovaný soubor se ukládá do C:\Users\Public\Documents\Seyfor\MoneyS3\Data\iDoklad\Agenda.xxx\Documents\Import\Backup\. Pokud zaškrtnete tuto volbu, uloží se tento soubor současně ve formátu ZIP.

2. Záložka Adresář

V této záložce zvolte Adresní skupinu z adresáře v Money S3, do které chcete ukládat nové zákazníky zadané na fakturách importovaných z iDokladu. Vyberete-li možnost Nezařazovat do skupin, adresy se při importu převedou do skupiny Nezařazeno.

3. Záložka Ceník/Sklad

Na této záložce nastavte údaje pro export a import zásob.

Export zásob

• Sledovat stav skladu – z roletové nabídky vybíráte:
  • Vypnout – všechny zásoby (ceníkové položky) odeslané na iDoklad budou mít vypnutý přepínač Sledovat stav skladu.
  • Zapnout a odesílat – všechny zásoby (ceníkové položky) odeslané na iDoklad budou mít zapnutý přepínač Sledovat stav skladu a zároveň u nich dojde k aktualizaci stavu zásob podle stavu v Money S3.
  • Zapnout a neodesílat – všechny zásoby (ceníkové položky) odeslané na iDoklad budou mít zapnutý přepínač Sledovat stav skladu ale nebude se u nich aktualizovat stav zásob podle stavu v Money S3.
• Ceník/Sklad – vyberte Sklad nebo Ceník pro export z Money S3 do iDokladu
• Cenová hladina – vyberte Cenovou hladinu, která se použije při exportu prodejních cen zásob z Money S3 do iDokladu

Import zásob

• Sklad– vyberte Sklad určený pro import skladových zásob z iDokladu do Money S3
• Skladová skupina pro nové zásoby – vyberte Skladovou skupinu ze skladu nastaveném v předchozím poli

4. Záložka Faktury

Tato záložka je velmi důležitá pro úspěšný přenos faktur. Povinně zde musíte vybrat Typy dokladů, z nichž se do Money S3 doplní účetní údaje, které se v iDokladu nezadávají a bez kterých by se importované doklady do Money S3 nemohly uložit.

• Typ faktury vydané – vyberte typ dokladu. Pro tento účel doporučujeme v Money S3 vytvořit speciální Typ vydané faktury, který musí mít doplněnou konfiguraci následujících polí: Hradit, Předkontace a Členění DPH (jen plátci DPH). Tento typ se použije i při importu zálohových faktur, kde se z něho nepřebírá Předkontace a Členění DPH. Přebírají se ale ostatní nastavení jako např. Středisko, Zakázka a Činnost.
  • Včetně zálohových a daňových dokladů – při zapnutém přepínači se budou importovat i zálohové faktury, daňové doklady a vyúčtovací faktury s vazbou na zálohové faktury. V opačném případě se budou vyúčtovací faktury importovat bez vazby na zálohové faktury.
  • Typ daňového dokladu – vyberete Typ daňového dokladu k přijaté platbě.

• Typ faktury přijaté – vyberte typ dokladu. Pro tento účel doporučujeme v Money S3 vytvořit speciální Typ přijaté faktury, který musí mít doplněnou konfiguraci následujících polí: Hradit, Předkontace a Členění DPH (jen plátci DPH).
• Ceníkové položky faktur importovat jako skladové položky – ceníkové položky faktur je možné volitelně importovat jako skladové položky. Nové ceníkové položky založené v iDokladu se importují do Money S3 jako nové zásoby. Skladové ceníkové položky, ve kterých je nastaveno sledování stavu skladu (vytváří se skladové pohyby), se v Money S3 založí jako zásoba typu „Jednoduchá karta“. Neskladové ceníkové položky se v Money S3 založí jako zásoba typu „Služba“.

Další údaje na kartě pro přenos faktur není nutné doplňovat – některé se do Money S3 se přeberou z iDokladu, jiné můžete konfigurovat podle uvážení.
V Typu vydané (přijaté) faktury však nedoporučujeme zadávat Číselnou řadu, protože číslo dokladu a z něj vyplývající variabilní symbol jsou neměnné. Při převodu do Money S3 číslo faktury zůstane zachované v původní podobě a tuto číselnou řadu tedy bude program ignorovat. Naopak by mohlo v případě, kdy by Typ vydané (přijaté) faktury obsahoval stejnou číselnou řadu jako iDoklad, při přenosu dojít ke kolizi a faktury by se do Money S3 nenačetly.

5. Záložka Pokladna

Zde nastavujete Typy účetních dokladů pro příjmové/výdajové pokladní doklady a pro příjmové/výdajové doklady pro úhrady faktur.
V typech příjmových/výdajových pokladní dokladů pro úhradu faktur doporučujeme nastavit předkontaci pro úhradu záloh. Při úhradě normálních faktur se totiž účet nastavený na předkontaci ignoruje a přebírá se z Předkontace hrazené faktury.

Ve všech typech musí být nastavena pokladna v domácí měně, která se použije při importu pokladních dokladů v domácí měně.

Pokladny pro cizí měny – pokud máte v nastavení Účetního roku zapnutý přepínač Používat cizí měny, pak tlačítkem Přiřazení pokladen zobrazíte seznam pokladen pro Cizí měny. Pro import pokladních dokladů v cizí měně je nutné provést přiřazení pokladen jednotlivým cizím měnám.

6. Záložka Prodejky

• Typ skladové prodejky – vyberte typ skladového dokladu pro prodejky. Také pro tento účel doporučujeme v Money S3 vytvořit speciální řadu pro prodejky. V opačném případě by mohlo docházet k přepisu existujících prodejek v Money S3.
• Zásoba typu „služba“ pro položky bez vazby na ceník – položky iDokladu bez vazby na Ceník/Sklad se importují jako skladové položky typu „Služba“. Podle vybraného Skladu pro import na záložce Ceník/Sklad se pro vybraný sklad zobrazí seznam zásob typu Služba pro výběr. Pokud budete přidávat novou zásobu nebo přidávat zásobu podle kmenové karty, bude pro novou kartu zásobu nastaven Typ karty “Služba”.
• Nepeněžní platidlo pro platbu kartou – pomocí šipky vybíráte ze seznamu Nepeněžních platidel (karta Money / Možnosti a nastavení /Správa seznamů). Zobrazují se pouze Nepeněžní platidla, která mají Typ platidla Pohledávka.

Po vyplnění uvedených údajů kartu Propojení s aplikací iDoklad tlačítkem OK uložte. Seznam externích aplikací pak můžete zavřít, Money S3 je připravené pro import a export.

Nastavení pro import faktur vydaných s odpočtem zálohy

Více podrobností

Pro import faktur vydaných s odpočtem zálohy je potřeba v Money S3 určit vhodné Členění DPH, a to v Money – Možnosti a nastavení – Nastavení účetního roku – záložka Fakturace – Odpočet zálohy. Doporučené členění DPH je 19Ř01,02.

Nastavení pro import faktur vydaných v cizí měně

Více podrobností

Pro úspěšný import faktur vydaných v iDokladu v cizí měně musí být v Money S3 v menu Money – Možnosti a nastavení – Cizí měny založená karta měny, ve které je importovaná faktura vystavená. Kurz se přebírá z iDokladu a v Money S3 jej tedy už nastavovat nemusíte (nijak ale nevadí, pokud jej do Money S3 máte zavedený).

Přenos dat

Vlastní přenos dat provádíte v Money S3 na kartě Nástroje-iDoklad pomocí průvodce Výměny dat s iDokladem. Máte-li v Money S3 nastavený přístup k více agendám v iDokladu, můžete si na první straně průvodce zvolit, zda chcete import provést pro všechny, nebo jen některé z nich.

Další strana vám nabídne možnost pro nastavení exportu a importu.

Odeslání do iDokladu

• Úhrady faktur – při export úhrad se nejprve vymažou všechny existující úhrady v iDokladu, které byly importovány do Money S3 a následně se provede export úhrad z Money S3. Při výmazu úhrad dochází současně k výmazu hradících pokladních a bankovních dokladů pořízených v iDokladu.
  • Exportovat jen úhrady faktur, které nebyly doposud hrazeny v iDokladu – v tomto případě se exportují úhrady pouze pro faktury, které neobsahují žádné úhrady pořízené v iDokladu. U těchto faktur nejsou řešeny částečné úhrady, kdy se část faktury hradí v idokladu a zbývající část v Money S3. Zbývající částku úhrady je nutné při zapnutém přepínači zaznamenat v iDokladu ručně.
• Zásoby – do iDokladu se exportují zásoby z Ceníku/Skladu nastaveného na Kartě externí aplikace – propojení na záložce Ceník/Sklad pro export zásob. Současně je zde také nastavení Cenové hladiny při exportu. Pokud nebude Cenová hladina na exportované zásobě nastavena, tak se použije Základní cena. U ceníkových položek je v iDokladu nastavena hlavní měrná jednotka zásoby. V iDokladu nesmí u těchto položek docházet ke změně měrné jednotky, protože množství zásoby se importuje do Money S3 vždy v hlavní měrné jednotce! V iDokladu nelze evidovat výrobní čísla. Z tohoto důvodu nejsou součástí exportu zásoby s evidencí výrobní čísel. Skladové položky s výrobními čísly by nebylo možné zpětně importovat do Money S3.
  • Před exportem smazat v iDokladu ceníkové položky – pokud bude přepínač zapnutý, pak při exportu dojde k výmazu všech ceníkových položek v iDokladu. V případě, že se ceníková položka vyskytuje na některém z existujících dokladů, tak se jejím výmazem zruší vazba na ceník.

Stažení z iDokladu

• Pokladní doklady, Faktury vydané, Faktury přijaté a Skladové prodeky – nastavíte, zda se mají importovat všechny pokladní doklady, faktury a prodejky, nebo pouze změny
  • Stáhnout vše – importují se všechny doklady z iDokladu. Tuto volbu použijete v naprosto výjimečných případech, např. pokud se musí v Money S3 znovu založit účetní rok, či došlo ke smazání velkého množství dokladů. Program si nastavení tohoto režimu úmyslně neukládá, aby příští přenos dat netrval zbytečně dlouho.
  • Stáhnout pouze změny – importují se pouze doklady, které nebyly dosud staženy, nebo doklady, které byly od posledního stažení na iDokladu změněny.
  • Stáhnout za období – stahují se doklady s datem vystavení ve zvoleném rozsahu od – do bez ohledu na to, zda již byly staženy nebo ne. Je vhodné vždy nejprve stahovat starší doklady a až poté novější.

Pak již můžete tlačítkem Dokončit spustit vlastní přenos.

Po dokončení přenosu Money S3 zobrazí detailní přehled o výsledku importu/exportu a počtu přenesených dokladů, zásob a adres. V případě, že došlo k nějaké neshodě (např. jste si v Money S3 správně nenastavili všechny potřebné údaje v Typu vystavené/přijaté faktury), zobrazí se na kartě varování „Během importu došlo k chybě“. Podrobnou informaci o problému s uvedením chybějících údajů i problematických dokladů najdete v přehledné výstupní zprávě.

K propojení Money S4/S5 a iDokladu slouží modul iDoklad, který je součástí jádra systému Money a umožňuje obousměrnou komunikaci, díky kterému je přenos dat velmi jednoduchý a intuitivní. Modul umožní z iDokladu do Money načítat vydané a přijaté faktury, prodejky, prodejní místa, adresní karty a skladové pohyby uvedené na dokladech, zpět pak lze importovat položky ceníku.

V seznamu v Money si můžete vytvořit uživatelské nastavení pro libovolné množství účtů vedených v iDokladu.

Příprava Money S4/S5

Pro korektní přenos a správné zaúčtování dokladů je potřeba v systému Money S4/S5 před prvním přenosem vytvořit následující konfiguraci.

Skupina faktur vydaných

V seznamu Fakturace / Faktury vydané / Skupiny seznamu si založte speciální skupinu a v jejím nastavení doplňte veškeré údaje, které se v iDokladu nezadávají, ale v Money jsou potřeba pro správné zaúčtování. Naprosto nezbytné je doplnit Předkontaci a Členění DPH, bez těchto údajů se doklady do Money vůbec neuloží. Podle potřeb dané agendy můžete doplnit i další používané údaje, např. Intrastat, skladové pohyby, Kontrolingové údaje apod.

Pokud faktury z iDokladu převádíte do agendy, kterou v Money aktivně používáte (faktury střídavě vystavujete jak v iDokladu, tak i v Money), musíte pro ně v iDokladu vytvořit jinou číselnou řadu, než jaká je nastavená v Money. Kdyby totiž obě řady byly stejné, docházelo by ke kolizím a import faktur z iDokladu do Money by neprobíhal korektně.

Skupina firem

Chcete-li adresy zadané v iDokladu používat i při vystavování dokladů v Money, pak v menu Adresář / Firmy / Skupiny seznamu založte také skupinu pro převod adres a doplňte v ní údaje, které v Money používáte při obchodování – Číselnou řadu, Adresní klíče, Činnosti a nastavení v záložce Obchod (primární účty, způsob výběru ceny, individuální ceník atd.). Upozorňujeme však, že jde o údaje využívané pouze v agendě Money, při práci v iDokladu se nijak neprojeví.

Nastavení seznamu pro odpočet záloh

Pro faktury generované v iDokladu za účelem vyúčtování zálohových faktur je v Money potřeba na kartě Nastavení seznamu faktur vydaných (menu Agenda / Nastavení skupin a seznamů) zadat Předkontaci pro odpočet zálohy a Členění DPH pro odpočet zálohy. Zajistíte si tak správné zaúčtování Odpočtů záloh.

Kurzy cizích měn

V Money musíte mít v menu Seznamy / Bankovní / Měny vytvořené karty všech měn, které se v iDokladu používají. Doklady se do Money vždy importují s kurzem zadaným v iDokladu.

Konfigurace výměny dat s Money

Propojení na iDoklad si v Money nastavíte v menu Administrace / Výměna dat / iDoklad. Tlačítkem Přidat vložíte do seznamu novou konfigurační kartu připojení. Před prvním přenosem na ní musíte individuálně nastavit propojení s konkrétním účtem v iDokladu a okruh dat, která se v daném případě mají mezi produkty přenášet.

Obecné

• Přihlašovací jméno a heslo pro přístup do agendy v iDokladu. Pokud jsou tyto údaje správně zadané, Money ihned nabídne v poli Agenda iDokladu název příslušné agendy (jméno zadané při registraci).

• Skupina pro import firem / faktur vydaných – zde vložte skupiny, které jste si vytvořili pro import z iDokladu.
• Přenášet úhrady z Money – u faktur, jejichž úhrady byly zavedené do účetnictví Money, se v iDokladu po přenosu zatrhne příznak Uhrazeno. Rozhodně současně doporučujeme v Nastavení nechat volbu Povolit úpravy dokladů po exportu do účetních systémů nezatrženou, protože by jinak mohlo docházet k nežádoucím změnám v již zaúčtovaných dokladech.
• Aktualizovat adresy při importu – dodatečné změny provedené na adresách v iDokladu se převedou i do adres uložených v Money.
• Ceník pro synchronizaci na iDoklad – do iDokladu je možné z Money načíst vybraný ceník produktů. Zpětný přenos úprav do Money možný není.
• Smazat ceník před synchronizací – ceník v iDokladu tak bude po přenosu vždy stoprocentně odpovídat aktuálnímu ceníku v Money.

Vlastní přenos dat uskutečníte v Money pomocí tlačítka Synchronizovat s iDokladem v seznamu Import z iDokladu. Akce proběhne zcela automaticky.

Přenos dokladů do Pohody provedete v iDokladu v sekci Nastavení – Aplikace – Export. Jakmile na ni kliknete, máte možnost zvolit následující údaje:

• Období – můžete zvolit pouze určitý měsíc a rok. Do zvoleného období spadají jednotlivé typy dokladů podle data následovně:
  • Faktury vydané a dobropisy: na daňových dokladech DUZP, na nedaňových dokladech Datum vystavení
  • Zálohové faktury: Datum vystavení
  • Daňové doklady k přijaté platbě: DUZP
  • Prodejky: Datum vystavení
  • Faktury přijaté: Datum přijetí
  • Pokladní doklady: Datum vystavení
• Typy dokladů – můžete libovolně kombinovat. V závorce za každým typem dokladu vidíte, o kolik kusů se jedná za vybrané období.
• Označit doklady jako exportované – doklady budou při dalším exportu vynechané. U dokladů se v jejich seznamu zobrazí příznak exportu a Vy budete vědět, že doklad již byl exportován.

Pokud máte vybrané správné období a typy dokladů, tak klikněte na tlačítko Exportovat a když vypíše, že je Export připravený ke stažení, tak klikněte na tlačítko Stáhnout. Dokumenty ve formátu XML se stáhnou do „zazipovaného“ souboru, který se jmenuje idokladImportPohoda. Stažený soubor může obsahovat tyto typy dokladů, které si poté můžete importovat do jakéhokoliv typu Pohody:

• Faktury vydané: iDoklad2PohodaExportIssuedInvoice_rrrrmmdd_hhmmss.xml
• Zálohové faktury: iDoklad2PohodaExportProformaInvoice_rrrrmmdd_hhmmss.xml
• Daňové doklady k platbě: iDoklad2PohodaExportIssuedTaxDocument_rrrrmmdd_hhmmss.xml
• Dobropisy: iDoklad2PohodaExportCreditNote_rrrrmmdd_hhmmss.xml
• Prodejky: iDoklad2PohodaExportSalesReceipt_rrrrmmdd_hhmmss.xml
• Faktury přijaté: iDoklad2PohodaExportReceivedInvoice_rrrrmmdd_hhmmss.xml
• Pokladní doklady: iDoklad2PohodaExportCashVoucher_rrrrmmdd_hhmmss.xml

Nastavení pro import faktur vystavených v režimu OSS

Více podrobností

Pro import faktur vystavených v režimu OSS je potřeba v Pohodě provést nastavení režimu OSS a zároveň nastavit potřebné členění. Jako první je pro režim OSS nutné nastavit použití cizích měn a to v sekci Nastavení/Globální nastavení/Cizí měny, zde potom povolíte možnost Povolit použití cizích měn.

V sekci Nastavení/Globální nastavení/DPH – ostatní povolíte možnost Nabízet historické sazby DPH a možnost One Stop Shop (OSS).

Jako poslední je potřeba v sekci Účetnictví/Daň z přidané hodnoty/Členění DPH označit členění RDzasEU (Zasílání zboží do jiného členského státu) a u tohoto členění povolit volbu Nabízet.

Propojení ekonomického systému Altus Vario s iDokladem zprostředkuje doplněk Vario iDoklad, který zajistí import dokladů a kontaktů vystavených v iDokladu za účelem účetního zpracování. Kromě zaúčtování je možné přenesené faktury hradit funkcemi Vario a stav úhrad synchronizovat zpět do služby iDoklad.

Funkce a vlastnosti doplňku Vario

Doplněk Vario iDoklad podporuje:

• import nových vydaných faktur včetně souvisejících úhradových pokladních dokladů
• zakládání nových kontaktů a aktualizaci stávajících kontaktů
• zpětné odesílání informací o úhradách dokladů

Výměnu dat lze spouštět ručně pomocí funkcí doplňku, případně můžete použít automatizovanou výměnu dat pomocí naplánované úlohy. 

Řešení nepodporuje:

• aktualizaci existujících dokladů
• import zálohových faktur a všech souvisejících dokladů
• import produktů z ceníku v iDokladu do katalogu Varia – položky dokladů se zakládají bez vazby na katalog

Instalace

1. Jako první krok si musíte zde volbou Uložit jako stáhnout instalační soubor doplňku iDoklad.
2. Následně si zde stáhněte instalační soubor Vario Integration Services. Pro stažení je třeba se přihlásit.
3. Poté si propojte doplněk Vario iDoklad se službou iDoklad. Postup je následující:
   • Na stránkách Altusu si instalujte integrační službu AVIS (soubor IntegrationServices.zip).
   • Poklepejte na stažený soubor iDoklad.vario a instalujte jej do příslušného profilu Vario.
   • Nastavte si oprávnění na doplněk iDoklad. Tento krok slouží k zajištění, aby aktualizaci nespouštěli neautorizovaní uživatelé.
   • Propojení vyžaduje licenci doplňku iDoklad, ale nepotřebuje licenci integračních služeb AVIS.
   • Před prvním spuštěním doplňku je ve Variu nutné nastavit propojení, viz následující kapitola.

Nastavení

Po instalaci doplňku se ve Variu přepněte do dialogu Možnosti Altus Vario / sekce Doplňky / Obecné doplňky/ iDoklad.

Nastavené hodnoty se ukládají vždy jen pro aktuální firmu a v jednom profilu Vario tak lze z různých účtů iDokladu stahovat data do různých firem. Tuto funkčnost využijí účetní společnosti k paralelnímu vedení účetnictví pro více uživatelů iDokladu.

Na kartě Možnosti je třeba vyplnit následující údaje:

• přihlašovací údaje (e-mail a heslo) ke službě iDoklad
• knihu a typ dokladu pro zakládání vydaných faktur
• knihu a typ dokladu pro zakládání úhradových pokladních příjmových dokladů
• knihu a typy kontaktů pro zakládání kontaktů do adresáře

Zakládání kontaktů a odesílání úhrad je volitelné.