Zapomenutá faktura z minulého roku? Zjistěte, jak ji správně zaúčtovat a vyhnout se problémům

Co je zapomenutá faktura a proč je důležité ji zaúčtovat

Zapomenutá faktura z minulého roku je účetní doklad, který nebyl zaúčtován ve správném období. Důvody mohou být různé – od přehlédnutí dokladu až po chybu v účetnictví. Taková opomenutí ale mohou mít pro firmu vážné následky.

Hlavní rizika spojená se zapomenutou fakturou nebo zapomenutým dokladem DPH jsou:

• nesprávné vykázání příjmů (výnosů), výdajů (nákladů) – faktura, která není zaúčtována do správného účetního období, může zkreslit výsledek hospodaření a rovněž chybně ovlivnit základ daně z příjmů právnických nebo fyzických osob,
• nesprávné vykázaní DPH – pokud zapomenete na doklad, může dojít k chybám při vykazování DPH. Zvlášť problémové je, když se doklad zaúčtuje do pozdějšího období, protože tím může být odvod DPH finančnímu úřadu opožděný.
• pokuty a sankce – když se DPH neodvede včas nebo příjmy nejsou zahrnuty do základu daně z příjmů včas, finanční úřad doměří daň a navíc i úroky z prodlení.

Dopady zapomenutých dokladů na daň z příjmů

Zapomenuté doklady mohou mít dopad na výpočet daně z příjmů. U nákladových faktur to může znamenat, že firma ztratí možnost zahrnout tyto náklady mezi daňově uznatelné, a tím si snížit základ daně z příjmů, pokud nejsou zaúčtovány ve správném období.

U výnosových faktur zase může dojít k podhodnocení výnosů, což může být vnímáno jako pokus o krácení daně.

Při dodatečném objevení faktur doporučujeme:

• ověřit vliv na daň z příjmů: pokud faktura ovlivňuje základ daně z příjmů, je potřeba zvážit opravu daňového přiznání:
  • zvýšení základu daně: pokud faktura vede ke zvýšení základu daně, máte povinnost podat opravné nebo dodatečné daňové přiznání.
  • snížení základu daně: Pokud naopak faktura snižuje základ daně, máte právo podat opravné nebo dodatečné daňové přiznání.

TIP: Přečtěte si také jak na dodatečné a opravné daňové přiznání.

• konzultaci s daňovým poradcem – opravy v daňovém přiznání mohou být složité, proto se v případě pochybností obraťte na odborníka.

Typy zapomenutých a nezaúčtovaných dokladů z minulých let a jak s nimi naložit

Nezaúčtované doklady z minulých let se mohou týkat různých typů transakcí, přičemž každý z nich vyžaduje specifický přístup. Níže najdete přehled nejčastějších situací a doporučení, jak je správně řešit:

• Náklady – nezaúčtované nákladové faktury mohou ovlivnit hospodářský výsledek i daňové povinnosti, například základ pro DPH nebo daň z příjmů. Je proto důležité je zaúčtovat do správného období, aby mohly náklady snížit základ daně právě v tom zdaňovacím období, kam patří.
• Výnosy – u faktur, které zvyšují základ daně, je důležité zajistit, aby byly zaúčtovány v období, kdy skutečně došlo k poskytnutí služby nebo dodání zboží, aby odpovídaly reálnému hospodaření firmy (týká se účetních jednotek vedoucích podvojné účetnictví).
• Pohledávky – pokud faktura za pohledávku nebyla vystavena včas, doporučuje se zaúčtovat ji do období, kdy pohledávka vznikla, nebo provést úpravu jako opravu minulých období.
• Závazky (dluhy) – pokud dojde k opomenutí zaúčtování závazků (dluhů), je důležité je zaúčtovat do období, ke kterému skutečně patří. Jen tak bude účetnictví přesně zobrazovat aktuální stav firemních dluhů.

Když najdete zapomenutý doklad z aktuálního účetního období

Pokud během běžného účetního období objevíte zapomenutou fakturu z předchozího měsíce, který ještě nebyl uzavřen, nemusíte mít obavy. Řešení je jednoduché, zejména pokud jde o náklady.

V případě DPH a zapomenuté faktury platí, že dle § 73 zákona o DPH máte nárok na odpočet daně až do 3 let od prvního dne měsíce po zdaňovacím období, ve kterém nárok vznikl. To znamená, že i opožděně přijaté faktury lze zpětně nárokovat v rámci této lhůty.

Existují však vyjmenované situace dle zákona o DPH, kdy můžete uplatnit dodatečně nárok na odpočet DPH pouze cestou podání dodatečného daňového přiznání zpětně za kalendářní rok, kdy k možnému uplatnění nároku na odpočet daně došlo.

Pokud chcete zajistit správné zaúčtování dokladu, postupujte následovně:

• Uplatnění DPH: před zaúčtováním ověřte, zda faktura splňuje podmínky pro odpočet DPH. Pokud ano, můžete ji dodatečně zaúčtovat a uplatnit DPH.
• Použití účtů časového rozlišení: pro přesnější sledování nákladů a přehledné účetnictví je nutné využít účty časového rozlišení z účtové skupiny 38 – Účty časového rozlišení. Tyto účty vám pomohou rozlišit náklady vztahující se k určitému období.

Když narazíte na zapomenutou fakturu z minulého roku

Pokud zjistíte, že vám v účetnictví chybí faktura z minulého roku, je třeba postupovat opatrně, abyste zajistili správné zaúčtování. Jak zaúčtovat starou fakturu správně? V první řadě záleží na výši částky a jejím dopadu na výsledek hospodaření firmy.

• Zanedbatelné částky – nedaňové náklady
  Pokud jde o nevýznamnou částku, můžete ji zaúčtovat jako nedaňový náklad do aktuálního roku. Použijte analytický účet, například 501.99 pro materiál nebo 518.99 pro služby. Tento postup vám umožní snadno rozlišit daňově uznatelné a neuznatelné náklady při sestavování daňového přiznání k dani z příjmů.
• Významné částky – zapomenutá faktura z minulého roku a účet 426
  U větších částek využijte účet 426 – Jiný výsledek hospodaření. Tento účet slouží pro zaúčtování zapomenuté faktury z minulého roku, tedy nákladů a výnosů z minulých období s významnými částkami. Při použití tohoto účtu je vhodné mít schválení valnou hromadou a dodržet příslušnou vnitropodnikovou směrnici, která obsahuje pravidla pro opravy významných chyb minulých období.
• Účtování nákladových a výnosových faktur
  • Nákladové faktury účtujte na: 426, 343/321.
  • Výnosové faktury účtujte na: 311/426, 343.
• Daň z příjmů a dodatečné daňové přiznání
  V případě dodatečně účtovaných výnosů může vzniknout povinnost sestavit dodatečné daňové přiznání. Vypočtený závazek daně z příjmů následně snížíte pomocí účtu 426.

Jak předejít zapomenutým fakturám v budoucnosti

Abyste předešli problémům se zapomenutými fakturami, je vhodné nastavit efektivní systém pro správu dokladů. Zde je několik tipů, které vám pomohou:

• digitalizujte účetnictví – moderní účetní software s funkcemi pro automatické sledování dokladů a upomínkami výrazně snižuje riziko opomenutí,
• zaveďte pravidelné kontroly – nastavte měsíční a kvartální kontroly, při kterých účetní ověří, že všechny přijaté i vydané faktury byly správně zaúčtovány,
• používejte cloudová řešení – uložení dokladů do cloudu zjednodušuje přístup k nim a zajišťuje lepší přehlednost fakturace,
• automatizujte upomínky a notifikace – některé účetní systémy automaticky upozorní na nezpracované doklady. To pomáhá minimalizovat riziko opomenutí,
• pravidelně školte personál – ujistěte se, že váš účetní tým je dobře informovaný o správných postupech a dokáže eliminovat případné chyby.

Získejte jistotu ve fakturaci a daních

Pokud si nejste jistí, jak správně zaúčtovat faktury nebo zvládnout DPH, naše mini akademie je tu pro vás. Nabízí přes 30 video lekcí, ve kterých se krok za krokem dozvíte, jak vést účetnictví, plnit povinnosti podnikatele a vyhnout se zbytečným chybám.

Vstup je pro začínající podnikatele zdarma, ať máte hned na startu náskok.