Vystavení faktury není žádná věda. Poradíme, jak na to

Základy na úvod – co je to faktura?

Faktura je jeden z nejčastěji používaných účetních dokladů. Řečeno jednoduše, ve své podstatě se jedná pouze o formu účtu za poskytnuté služby nebo prodané zboží, na kterém zároveň nalezneme i údaje o prodávajícím i kupujícím. V některých případech (typicky při transakcích mezi firmami) je faktura doplněna i dalšími potřebnými doklady (např. dodacím listem). Jindy je zase faktura jediným dokladem, jenž zákazník při nákupu obdrží; to platí zejména pro prodej zboží přes e-shopy. 

V závislosti na druhu transakce pak rozlišujeme mezi fakturou vydanou a fakturou přijatou:

• faktura vydaná je vystavena zákazníkovi a vyčísluje částku, kterou má zákazník obchodníkovi za zboží zaplatit, 
• faktura přijatá je zasílána dodavatelem a slouží jako výzva k zaplacení za poskytnuté služby či zboží.

Dále rozlišujeme čtyři druhy faktur:

1. Řádná faktura: základní typ faktury používaný pro platbu po předání zboží nebo provedení služeb.
2. Zálohová faktura: používá se tehdy, když má zákazník poslat část peněz předem.
3. Proforma faktura: slouží pro zaplacení celé platby předem.
4. Vyúčtovací faktura: účetní doklad vystavovaný po zálohové nebo proforma faktuře; ty totiž samy o sobě účetním dokladem nejsou a plní pouze roli výzvy k platbě.

Kdo všechno má povinnost vystavit fakturu?

Ze zákona musí fakturu vystavovat každý podnikatel prodávající zboží nebo poskytující služby. Toto pravidlo platí jak pro OSVČ, tak i pro právnické a fyzické osoby podnikající na základě živnostenského oprávnění. Za zmínku stojí, že faktura je závazná, tj. částku na ní uvedenou musí příjemce faktury proplatit. Výjimkou jsou jen případy, kdy se obě strany dohodnou na zrušení platby. Po vystavení faktury je pak zakázáno ji jakkoliv dodatečně upravovat. 

Jakými způsoby lze vystavit fakturu?

Česká legislativa určuje povinné náležitosti faktur, nijak se ale nezabývá jejich podobou. Pokud tak na fakturu dodáte všechny potřebné údaje, způsob její tvorby je čistě na vás. V zásadě se lze setkat s následujícími způsoby:

• Ruční vypsání faktury: ačkoliv se to nemusí zdát, faktura napsaná tužkou na papír má stejnou platnost jako kterákoliv jiná (pokud má všechny náležitosti). Tento způsob už se ale z pochopitelných důvodů již téměř nepoužívá.
• Vypsání faktury na počítači: fakturu snadno vytvoříte v jakémkoliv textovém nebo tabulkovém procesoru, po čemž už jí stačí jen vytisknout. Stejně jako u ručního vypsání je ale třeba si pohlídat všechny povinné náležitosti.
• Účetní program: řada společností pro fakturaci využívá specializovaný software, který faktury generuje automaticky s využitím databáze fakturačních údajů. Tyto programy jsou k dostání jak samostatně, tak i jako součást větších podnikových systémů. 
• Online fakturační služby: živnostníci a freelanceři pak mohou místo účetního programu využít jednoduché online služby, s nimiž lze fakturu vytvořit v řádu vteřin. Nejlepším příkladem takového programu je online fakturační služba iDoklad, v níž vytvoření faktury trvá sotva 30 vteřin. Všechny doklady navíc máte na jednom místě a můžete s nimi pracovat i z mobilních zařízení.

Jaká je lhůta pro vystavení faktury?

Termín, do kterého je nutné fakturu vystavit, se odvíjí mimo jiné i od toho, zda jste či nejste plátci DPH. Plátci musí dle zákona fakturu vystavit do 15 dní od data uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP), neboli ode dne, kdy došlo k předání zboží či provedení služby. Pro úplnost dodáme, že DUZP je pro plátce DPH povinným údajem na faktuře. Oproti tomu neplátce DPH nemá lhůtu přesně danou. Zde je pouze stanoveno, že faktura má být vystavena co nejdříve od uskutečnění daného plnění. 

Pozor: Lhůtu pro vystavení faktury nelze zaměňovat za lhůtu pro splatnost faktury. Splatnost určuje lhůtu, do které je třeba již vystavenou fakturu zaplatit; obvykle se jedná o 15 dní od data vystavení, nicméně smluvně lze lhůtu prodloužit až na 60 dní.

Může být faktura promlčena?

Pokud vám zákazník za služby či zboží nezaplatí, můžete samozřejmě své peníze vymáhat. Mějte ale na paměti, že ode dne jejího vystavení začíná běžet tzv. promlčecí lhůta faktury, která činí 3 roky. Pokud do té doby nedojde k zaplacení, pozbývá faktura platnosti a vy již své peníze nemáte jak vymáhat. 

Usnadněte si podnikání s Mini akademií

Máte za sebou teprve první kroky ve světě podnikání? Pomůžeme vám do začátku naší Mini akademií – online vzdělávacím portálem obsahujícím třicet videí o celkové délce přes 8 hodin, v nichž naleznete mnoho užitečných informací z oblasti každodenní podnikatelské praxe. Pro nové podnikatele je vstup zcela zdarma.