Vše, co potřebujete vědět o povinném používání datové schránky

Co je datová schránka

Datová schránka je on-line nástroj podobný e-mailu, který usnadňuje komunikaci s jakýmkoliv úřadem. Místo posílání doporučených dopisů nebo návštěvy poboček finančního úřadu, správy sociálního zabezpečení nebo zdravotní pojišťovny či jiných úřadů tak stačí poslat datovou zprávu.

Narozdíl od e-mailu je totiž majitel datové schránky úředně ověřenou osobou. Úřady tak mají jistotu, že komunikují opravdu s vámi. Datové zprávy díky tomu mají stejnou právní účinnost jako dopisy s kulatým razítkem.

Datové schránky vám tedy komunikaci:

• usnadňují, protože zprávu pošlete kdykoliv a odkudkoliv, nemusíte řešit úřední hodiny a dokument pošlete klidně v poslední den časové lhůty ve 23:59,
• zrychlují, protože zprávu okamžitě posíláte, nemusíte trávit čas chozením na poštu či na úřad, a neřešíte, zda dopis stihne na úřad dojít do vypršení lhůty, nebo zda doručovatel příjemce zastihne,
• zlevňují, protože pro komunikaci s úřady jsou datové zprávy zdarma,
• a zajistí, že se k vám důležité zprávy vždy dostanou – i když se přestěhujete nebo nedostanete od pošty výzvu k vyzvednutí zásilky.

Ještě doplníme, že fyzické osoby mohou mít dva typy datových schránek (a doporučujeme obě mít):

• datovou schránku fyzické osoby pro soukromé záležitosti, kterou využijete třeba když si budete vyřizovat stavební povolení na svůj rodinný dům,
• datovou schránku podnikající fyzické osoby pro podnikatelské záležitosti, která slouží pro komunikaci spojenou s podnikáním.

Jak zřídit datovou schránku pro OSVČ

Pokud datovou schránku jako OSVČ zatím nemáte, stát vám ji zřídí automaticky do 31. března 2023. Přístupové údaje a pokyny pro přihlášení vám přijdou poštou (případně do vaší datové schránky občana, pokud ji máte zřízenou).

Novým podnikatelům, kteří zahájí svou činnost od roku 2023, stát zřídí datovou schránku automaticky při zakládání živnosti.

TIP: Přečtěte si, jak založit živnost.

Schránka je aktivní, i když se do ní nepřihlásíte, a úřady s vámi budou komunikovat už jen jejím prostřednictvím. Jestli jste tedy datovou schránku zatím neřešili a dopis s přihlašovacími údaji někde založili, neváhejte s přihlašováním a začněte schránku používat.

Při ukončení podnikání vám úřady do pár dní zruší i datovou schránku.

Jak datovou schránku používat

Pokud máte schránku zřízenou, přihlásíte se do ní na portálu Moje datová schránka různými způsoby:

• jménem a heslem – tedy pomocí údajů, které jste dostali po založení datové schránky (po prvním přihlášení si heslo změňte v nastavení),
• identitou občana – pokud máte, nejjednodušší je použít bankovní identitu, případně mobilní klíč eGovernmentu, e-Občanku, MojeID nebo jiný způsob elektronické identifikace,
• mobilním klíčem – pokud používáte aplikaci Mobilní klíč eGovernmentu, přihlásíte se načtením QR kódu z přihlašovací stránky datové schránky,
• pomocí SMS – kromě uživatelského jména a hesla zadáte i kód zaslaný SMS,
• pomocí certifikátu – pokud máte přihlašovací certifikát pro datovou schránku nainstalovaný v prohlížeči.

Pokud zapomenete přihlašovací údaje, zažádáte si o ně na Czech POINTu. Předložíte doklad totožnosti, číslo datové schránky a e-mail, na který vám nové údaje přijdou. První žádost je zdarma, za další platíte 200 Kč.

Po přihlášení se datová schránka chová podobně jako e-mail. Přijímáte a čtete si v ní zprávy, nebo je naopak odesíláte. K tomu potřebujete znát některý z údajů, podle kterého si příjemce vyhledáte:

• jméno či název,
• adresu,
• identifikační číslo (IČ)
• nebo identifikační kód datové schránky.

Na co si při používání datové schránky dát pozor

Při používání datových schránek platí dvě zásady, které musíte brát v potaz:

• fikce doručení, kdy se datová zpráva po 10 dnech od odeslání považuje za doručenou, i když jste si ji nepřečetli – to je důležité například při dodržování různých zákonných lhůt,
• platnost datových zpráv 90 dní po doručení, po této době z datové schránky nenávratně mizí.

Doporučujeme proto důležité datové zprávy zálohovat do počítače, včetně odeslaných zpráv, abyste měli potvrzení o jejich odeslání. Využít můžete také placenou službu datového trezoru.

Pokud máte strach, že vám nějaká zpráva unikne, nastavte si upozornění, které vám přijde zdarma na zadaný e-mail (případně jako SMS, za kterou platíte).

Povinnost používat datovou schránku

Od 1. 1. 2023 musí všechny OSVČ datovou schránku nejen mít, ale i prioritně používat pro komunikaci s úřady. Neznamená to, že se nesmíte přijít na úřad například poradit. Počítejte ale s tím, že odevzdávání dokumentů budou úřady vyžadovat elektronicky – například daňové přiznání už na papíře donést na pobočku nemůžete.

Stejně jako podnikatelé musí datovou schránku využívat i úřady při komunikaci s každým, kdo má schránku zřízenou. Místo klasických dopisů by vám tak od nich měly chodit jen datové zprávy. Prostřednictvím datové schránky si můžete nechat poslat i oficiální dokumenty jako třeba výpis z rejstříku trestů.

Datovou schránku můžete používat i pro komunikaci s jinými subjekty mimo státní správu, například s klienty či obchodními partnery, bankami a podobně. K tomu se využívají poštovní datové zprávy, za jejichž odeslání zaplatíte 10 Kč (platíte buď formou čerpání kreditu, nebo paušálně). V praxi ale pro takovou komunikaci obvykle postačí běžný e-mail.

Jaké další povinnosti jako OSVČ máte

Abyste zjistili, co vás jako podnikatele čeká, podívejte se na naši mini akademii. Najdete v ní třicítku videí, ve kterých vám odborníci poradí, jak na daně, fakturaci či účetnictví. Pro začínající podnikatele je navíc zdarma.