Datová schránka jednoduše a přehledně: vše, co potřebujete vědět

Co je datová schránka a k čemu slouží

Datová schránka je elektronický nástroj, který umožní posílat a přijímat úřední dokumenty bez zbytečných cest na poštu – s úřady komunikujete online. Představte si ji jako poštovní schránku, kam vám přicházejí úřední dopisy, které byste jinak dostávali doporučeně.

Na rozdíl od běžného e-mailu však datová schránka poskytuje právní jistotu – úřady mají jistotu, že komunikují s ověřenou osobou.

TIP: Potřebujete nejen komunikovat s úřady, ale také efektivně zvládnout fakturaci? S online nástrojem iDoklad vystavíte fakturu za 15 sekund díky automatickému načtení dat. Vyzkoušejte ho zdarma, nebo se podívejte na další tipy, jak zjednodušit administrativu a zrychlit své podnikání.

Jak funguje datová schránka

Zprávy doručené datovou schránkou mají stejnou právní váhu jako dokumenty poslané doporučeně.

Datová schránka vám tak umožní:

• Podat daňové přiznání přímo finančnímu úřadu.
• Odeslat přehledy pro Českou správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovnu.
• Komunikovat s ostatními firmami a podnikateli, například při uzavírání smluv.
• Získat výpisy z veřejných rejstříků, jako je živnostenský rejstřík.

Jak budete informováni o doručených zprávách?

Prostřednictvím datové schránky dostanete upozornění na každou novou zprávu. Upozornění může mít dvě formy:

• e-mail zdarma,
• SMS za poplatek.

Je datová schránka bezpečná?

Datová schránka nabízí dvoufaktorové ověřování pro zvýšení bezpečnosti. Přihlášení probíhá prostřednictvím QR kódu nebo SMS kódu, takže se do vaší schránky nikdo nedostane bez vašeho vědomí. Díky této úrovni zabezpečení máte jistotu, že vaše komunikace zůstane v bezpečí.

Povinnost datové schránky: musíte ji mít i vy?

Od 1. ledna 2023 zákon č. 300/2008 Sb. stanovuje, že datová schránka bude automaticky zřízena všem subjektům vedeným v registru osob (ROS). Povinnost datové schránky se tak týká dvou skupin osob:

1. Právnické osoby

• Jak to funguje? Ministerstvo vnitra pošle přístupové údaje do datové schránky dopisem. Schránka bude aktivována, i když se do ní příjemce nepřihlásí.

2. Fyzicky podnikající osoby (OSVČ)

• Jak to funguje? OSVČ obdrží přístupové údaje poštou, a i když se nepřihlásí, datová schránka bude aktivní.

TIP: Pokud jste OSVČ, možná vás také zajímá, jaké další povinnosti máte, aby vám neunikly důležité lhůty. V mini akademii pro podnikatele získáte zdarma přehled, jak se vyhnout pokutám a zvládnout vše potřebné pro své podnikání.

Proč mít datovou schránku? Výhody a nevýhody

Výhody datové schránky:

• Rychlost a pohodlí: můžete posílat zprávy kdykoliv, aniž byste řešili úřední hodiny – klidně v poslední minutě před uplynutím lhůty.
• Úspora peněz: veškerá komunikace se státní správou je zdarma.
• Jistota doručení: vaše zprávy mají právní váhu doporučeného dopisu, takže se k vám úřední dokumenty vždy dostanou.

TIP: Pokud jste OSVČ, přečtěte si také, jak datová schránka zjednoduší vaše podnikání.

Nevýhody datové schránky:

• Nutnost pravidelné kontroly: zpráva se považuje za doručenou po 10 dnech, i pokud si ji nepřečtete.
• Krátkodobé uložení zpráv: po 90 dnech se zprávy mažou, delší archivace je možná za příplatek pomocí Datového trezoru nebo autorizované konverze.
• Poplatky za komunikace mimo státní správu: posílání zpráv soukromým subjektům, jako jsou FO, firmy, nebo OSVČ, stojí aktuálně 10 Kč za každou poštovní datovou zprávu.
• Zpoplatněné notifikace formou SMS: upozornění o nových zprávách vás po aktivaci služby Premium SMS vyjde na 3 Kč za každé upozornění.

Kolik stojí datová schránka?

Zřízení a používání datové schránky pro komunikaci s úřady je zdarma. Pokud posíláte zprávy orgánům státní správy, neplatíte za to žádné poplatky, kromě případného správního poplatku za samotný úkon, pokud je vyžadován.

Platíte však za zprávy posílané mimo úřady – například fyzickým osobám, firmám nebo OSVČ. Odeslání jedné poštovní datové zprávy v tomto případě stojí 10 Kč (8,26 Kč bez DPH).

Od 1. ledna 2024 je navíc možné zasílat Velkoobjemové datové zprávy až do velikosti 100 MB. Cena za odeslání jedné takové zprávy nad 20 MB bude 30 Kč (24,79 Kč bez DPH).

Jak si založit datovou schránku?

Pokud podnikáte jako OSVČ, máte svou podnikatelskou datovou schránku automaticky zřízenou. Pokud si ale chcete zřídit datovou schránku pro fyzickou osobu, můžete to udělat dvěma způsoby:

1. Osobně na Czech POINTu

Navštivte pobočku Czech POINTu, například na poště nebo obecním úřadě. Stačí vyplnit jednoduchý formulář a mít s sebou občanský průkaz. Během několika hodin vám přijdou přístupové údaje e-mailem.

2. Online přes Portál občana nebo web datových schránek

Pokud máte Identitu občana, můžete si datovou schránku snadno zřídit online. Na Portálu občana nebo na stránkách mojedatovaschranka.cz najdete možnost přihlásit se a založit novou schránku s minimem administrativy.

TIP: Podrobný návod na zřízení datové schránky, včetně jednotlivých kroků a potřebných dokumentů, najdete v článku Jak si založit datovou schránku.

Jak používat datovou schránku

Jakmile máte schránku zřízenou, přihlásíte se na portál Moje datová schránka, a to jedním z následujících způsobů:

• Jméno a heslo: použijte přihlašovací údaje, které jste obdrželi po zřízení datové schránky. Po prvním přihlášení si heslo změňte pro vyšší bezpečnost.
• Identita občana: pokud máte bankovní identitu, eObčanku nebo MojeID, můžete je použít pro jednoduché přihlášení.
• Mobilní klíč: s aplikací Mobilní klíč eGovernmentu se můžete přihlásit načtením QR kódu z přihlašovací stránky.
• SMS ověření: po zadání uživatelského jména a hesla obdržíte bezpečnostní kód přes SMS.
• Certifikát: přihlaste se pomocí nainstalovaného certifikátu ve vašem prohlížeči.

Po přihlášení se datová schránka chová podobně jako e-mail. Přijímáte a čtete si v ní zprávy, nebo je naopak odesíláte. K tomu potřebujete znát některý z údajů, podle kterého si příjemce vyhledáte:

• jméno či název,
• adresu,
• identifikační číslo (IČ)
• nebo identifikační kód datové schránky.

Jak zrušit datovou schránku u OSVČ a právnických osob?

Datovou schránku jako takovou nelze úplně zrušit, ale můžete ji znepřístupnit. To znamená, že pro běžné uživatele nebude nadále aktivní, ale zůstane v systému.

U datových schránek, které jsou zřizovány automaticky na základě zákona (například podnikající fyzické osoby a právnické osoby), nelze žádat o znepřístupnění na vlastní přání. Tyto schránky se deaktivují pouze z důvodů, jako je ukončení podnikání, úmrtí nebo výmaz subjektu z příslušného rejstříku.

Samotné zrušení datové schránky pak nastává až po třech letech od znepřístupnění. Tato lhůta se vztahuje na případy úmrtí nebo výmazu subjektu ze zákonem stanovené evidence.

Jak zrušit datovou schránku fyzické osoby?

O znepřístupnění můžete požádat osobně na kontaktním místě Czech POINT nebo online přes Identitu občana přímo v nastavení schránky.

Typy datových schránek

Datová schránka vám může usnadnit život, ale není jen jedna univerzální pro všechny. Různé typy schránek plní různé potřeby – od osobní komunikace s úřady až po podnikatelské účely a oficiální dokumentaci pro firmy.

Datová schránka fyzické osoby

Tato schránka není povinná a zřizuje se na žádost. Je ideální pro jednotlivce, kteří chtějí rychle a jednoduše vyřizovat osobní záležitosti s úřady. Můžete ji využít například pro elektronické podání žádosti o řidičský průkaz nebo výpis z rejstříku trestů. Pokud si přejete tuto schránku zřídit, stačí zajít na pobočku Czech POINTu nebo ji založit online přes Portál občana.

Datová schránka OSVČ

Pro OSVČ je datová schránka povinná a je automaticky zřízena Ministerstvem vnitra, jak jsme již zmínili. Tato schránka je spojena s vaším identifikačním číslem (IČO) a využívá se k oficiální komunikaci s úřady, zejména při podávání daňových přiznání a dalších podnikatelských povinností. Zrušení této schránky je možné pouze v případě, že přerušíte nebo ukončíte podnikatelskou činnost.

Datová schránka právnické osoby

Právnické osoby, jako jsou firmy zapsané v obchodním rejstříku, spolky, nadace nebo společenství vlastníků jednotek, mají podle zákona také povinnost datovou schránku mít. Tato schránka usnadňuje a právně závazně zajišťuje veškerou komunikaci firmy s úřady.

Datová schránka orgánu veřejné moci

Orgány státní správy a veřejné správy mají povinnost komunikovat s občany prostřednictvím datových schránek. Tento typ schránky je tedy vyhrazený pro úřady, které skrze ni zasílají oficiální dokumenty, oznámení a vyrozumění. Pro vás jako držitele datové schránky to znamená, že veškerá komunikace s úřady může probíhat elektronicky.

Co dalšího byste měli vědět? Zjistěte to v mini akademii pro začínající podnikatele

Využití datové schránky je jen jednou z dovedností, které vám jako podnikateli usnadní život. Chcete se dozvědět více o tom, jak si zefektivnit a urychlit každodenní práci? Mini akademie (nejen) pro začínající podnikatele vám nejen pomůže zvládnout základní povinnosti jako OSVČ, ale naučí vás i praktické dovednosti, které vám usnadní každodenní provoz firmy.

S pomocí krátkých video lekcí získáte přehled, praktické tipy i motivaci k růstu.

Pro začátek se podívejte na krátkou video lekci níže, která shrnuje klíčové informace o datových schránkách a jejich využitích.

Navíc můžete využít i nástroje, jako je iDoklad. Tento online fakturační program urychlí vystavování faktur, přehlednou archivaci a online správu financí – vše proto, abyste získali více času na to, co je pro vás v podnikání opravdu podstatné.

Vyzkoušet iDoklad zdarma