Úroky z prodlení a smluvní pokuty – jak na ně?

První krok – hlídejte si splatnost faktur!

Než začnete nesplacenou fakturu řešit, musíte o ní v první řadě vůbec vědět. Zde se vám vyplatí pořádek ve fakturách, se kterým vám (kromě vlastní zodpovědnosti) pomůže i online fakturační program iDoklad. Ten vám umožní mít všechny faktury přehledně na jednom místě, a automaticky je rozřazuje podle vlastností. Neuhrazené faktury si tak můžete zobrazit jedním kliknutím. Zároveň s tím iDoklad nabízí i statistický přehled největších dlužníků (tj. zákazníků s největším počtem neuhrazených faktur).

Dlužníkovi následně zašlete upomínku pro případ, že na uhrazení faktury jednoduše zapomněl. Pokud se ani poté nezadaří, můžete poslat dalších několik upomínek. Ve chvíli, kdy již nemáte jinou možnost, pak již nastupují soudy – nejprve odešlete předžalobní výzvu a pokud ani to nepomůže, nezbývá než jít soudní cestou. O postupu při neuhrazené faktuře jsme více psali v samostatném článku.

Úrok z prodlení

Mezi upomínkou a předžalobní výzvou ale existuje ještě jeden krok, a to sankce formou úroku z prodlení. Jedná se o základní sankční nástroj, na který máte ze zákona automaticky nárok, a to již od prvního dne od začátku prodlení (tj. první den po splatnosti faktury).  Pokud tedy vaše smlouva s dlužníkem nestanovuje jinak, nemusíte dlužníka k úhradě pohledávky vyzývat či mu poskytovat jakoukoliv lhůtu na zaplacení. Zde ovšem pozor – podle zákona lze úrok z prodlení využít pouze u prodlení s vrácením peněz.

Ohledně úroku z prodlení se můžete často setkat s názorem, že pokud není ve smlouvě uveden, nemusí jej dlužník platit. Opak je pravdou – jak bylo řečeno výše, na úrok máte nárok vždy. Smlouva zde může sloužit pouze pro uvedení výše úroku; v takovém případě hovoříme o úroku smluvním. Sazba se obvykle určuje denní nebo roční měrou, přičemž maximální výše úroku není stanovena. Zde proto závisí čistě na domluvě mezi smluvními stranami, myslete ale také na hranici dobrých mravů. Příliš vysoký úrok (např. 1 % denně) by totiž mohl dlužník sám napadnout u soudu. Naopak příliš nízký úrok by nemusel dlužníka motivovat k úhradě. Obvykle se proto používají úroky ve výši maximálně 0,2 % dlužné částky za každý den prodlení.

Při neuvedení výše úroku naopak hovoříme o úroku zákonném. Zde se sazba řídí nařízením vlády č. 351/2013 Sb, podle kterého činí úrok z prodlení součet repo sazby České národní banky a přirážky 8 %. Pokud by se tedy váš zákazník dostal do prodlení v prvním pololetí 2022, zákonný úrok by činil 11,75 % ročně (tj. repo sazba 3,75 % plus 8 %).

Smluvní pokuta

Oproti úroku z prodlení musí být smluvní pokuta (též často nazývaná jako penále) uvedena ve smlouvě, jinak na ni nárok nemáte. Nestačí proto pokutu zahrnout do obchodních podmínek, sazebníku či jiných nesmluvních dokumentů. Na druhou stranu je ale pokuta o poznání flexibilnější, neboť jí můžete použít při jakémkoliv porušení smlouvy. Rovněž u ní máte na výběr z více forem, od jednorázové částky přes úrok až po opakující se pevnou částku.

I zde ale zákon (konkrétně §2048 občanského zákoníku) ukládá jistá omezení. V případě, že s protistranou uzavřete smlouvu obsahující smluvní pokutu, nemůžete zároveň požadovat i odškodnění. Občanský zákoník totiž za náhradu škody považuje již samotnou pokutu, a to i tehdy, když škoda přesahuje výši pokuty. Tomuto limitu se nicméně můžete vyhnout odpovídající úpravou smlouvy.

Výši pokuty si sjednávají smluvní strany a nemusí jít pouze o peníze. V každém případě je ovšem třeba mít na paměti, že pokuta by neměla být nepřiměřeně vysoká, respektive měla by odpovídat hodnotě a významu porušené povinnosti. Dlužník by totiž mohl výši pokuty napadnout u soudu, který by ji následně mohl snížit. V neposlední řadě myslete i na fakt, že z pohledu zákona je pokuta samostatnou pohledávkou a pokud ji dlužník nezaplatí, vzniká z ní další úrok z prodlení. Ten se opět řídí stejnými pravidly jako výše.

Jak pokuty účtovat a co je to penalizační faktura?

Při účtování obou typů postihů postupujeme stejně jako v případě účtování jiných nákladů. V souladu s účetními standardy je pak třeba sankce vyúčtovat již v okamžiku jejich vzniku, a to s pomocí účtu č. 544 – Smluvní pokuty a úroky z prodlení. Zde nalezneme nejčastější související operace, jako např.:

•  pokuta od města za porušení vývozu odpadu (544/211),
• smluvní pokuty za porušení hospodářských smluv a platných předpisů o fakturování a placení (544/321),
• penále a jiné sankce ze smluvních vztahů (544/321),
• apod.

Úrok či pokutu pak musíte dlužníkovi řádně vyfakturovat. Pro tento účel slouží tzv. penalizační faktura, která nemá jednotný vzor. Platí pro ni ale stejné náležitosti jako pro jakoukoliv jinou fakturu. Dejte si nicméně pozor, aby penalizační faktura uváděla přesnou výši pokuty nebo úroku. Volitelně můžete připojit i přesné uvedení důvodu, proč byl postih uložen (tj. porušený bod smlouvy). Na závěr dodáme, že v tomto případě není třeba řešit platbu DPH.

Snazší podnikatelské začátky s Mini akademií

Nezaplacených faktur vám při podnikání samozřejmě přejeme co nejméně. Naopak co nejvíce vám přejeme úspěchu a zdárně dokončených obchodů. Pokud s podnikáním teprve začínáte, navštivte Mini akademii – online soubor třiceti videí o celkové délce téměř 8 hodin, ve kterých naleznete mnoho rad, tipů a triků z každodenní podnikatelské praxe. Pro nové podnikatele je navíc vstup zcela zdarma

.