Účtování faktur stručně a jednoduše

Schopnost správně vyúčtovat fakturu patří mezi základní znalosti každého účetního. I tak ale není na škodu si některé jednodušší aspekty účetní profese připomenout a ujistit se, že své faktury účtujete správně. 

Ve chvíli, kdy obdržíte nebo vydáte fakturu, je třeba ji řádně zaúčtovat. Zkušení účetní se nad takovou banalitou jen těžko pozastaví, zejména začátečníci ale v účtování často zbytečně hledají složitosti. Jak ukáží následující řádky, účtování je poměrně přímočarý proces. 

Účtování faktur přijatých 

Přijatými fakturami rozumíme ty, které vás zavazují k odeslání peněz poskytovateli odebraného zboží či služby. V tomto případě účtujete na účet 321 – Dodavatelé, který pokrývá závazky vyplývající z obchodních vztahů. Nejprve uveďte typ dokladu, kterým je v tomto případě faktura přijatá (FAP). 

Do sloupečků Má Dáti a Dal (MD a D) pak vyplňte správný kód účtu. Na straně Dal se u přijatých faktur vždy používá účet 321 – Dodavatelé. Stranu Má Dáti pak definuje tzv. účetní případ neboli hospodářská operace ovlivňující majetek, zdroje, náklady nebo výnosy podniku. Například nákup zboží spadá pod samostatný případ s číslem 504. Zde nezapomeňte příslušný případ vypsat do příslušné kolonky.

Posledním krokem je zapsat celkovou částku, na kterou je faktura vypsána. Zůstatek na příslušném účtu pak zapište do saldokonta, tj. pomocné účetní knihy obsahující jednotlivé účty pro dodavatele a odběratele.

V případě, že od vás dodavatel žádá částku včetně DPH, vás navíc čeká i zohlednění daně z přidané hodnoty, která má samostatný účetní případ č. 343. Ten uveďte do kolonky MD, zatímco v kolonce D ponechte kód 321. Následně vypište výši daně z přidané hodnoty. 

Účtování faktur vystavených 

Vystavenou fakturou (FAV) vyzýváte jinou stranu, aby vám zaslala platbu za vámi dodané zboží či služby. I zde se nevyhnete správnému zaúčtování, které se ale stále drží stejného principu jako výše – pouze prohodíme obě strany transakce. U vystavených faktur tak vždy používáme účet 311 – Odběratelé vyplňovaný do sloupce MD, zatímco do sloupce D zapíšeme konkrétní účetní případ. 

Pokud jsme tedy odběrateli prodali zboží, zapíšeme účetní případ č. 604 a uvedeme celou částku. I zde mějte na paměti, že zůstatek je třeba sledovat saldokontem. V případě, že po odběrateli žádáte i DPH, zůstává stejný postup jako výše – na následující řádek vypište výši DPH a do sloupečků MD a D uveďte příslušný účet (311) a odpovídající účetní případ (tj. 343 pro prodej zboží).

Ušetřete si účtování s iDokladem 

Ať už si vedete účetnictví sami nebo využíváte služby externí účetní, jedno mají oba přístupy stejné – nutnost vést si všechny faktury, prodejní doklady i další podklady a následně je buď jeden po druhém zaúčtovat, případně je předávat účetní. Pokud se ale rozhodnete pro online fakturační službu iDoklad, ušetříte mnoho práce a času sobě i účetní.

V iDokladu totiž lze faktury nejen generovat během pár vteřin, ale i elektronicky uchovávat na jednom místě. Pokud pak používáte účetní program, můžete s ním iDoklad jednoduše propojit pouhými pár kliknutími. Veškeré doklady následně do účetního softwaru proudí zcela automaticky, díky čemuž se vyhnete ručnímu přepisování či importu.

A co externí účetní? Tu můžete přidat jako nového uživatele vašeho uživatelského účtu. Získá tím přístup ke všem fakturám a důležitým dokladům a může je stahovat i zpracovávat bez nutnosti osobního či elektronického předávání. V případě změny účetní pak přístupová práva změníte během několika vteřin.

Snadnější první kroky s Mini akademií 

Účtování faktur je jedním z prvních kroků ve světě podnikání. Abychom vám začátky usnadnili, připravili jsme Mini akademii – online portál nabízející třicítku videí o celkové délce přes 8 hodin, kde se dozvíte vše potřebné nejen o účtování, ale také i o řadě dalších oblastí běžné podnikatelské praxe.  

Začínající podnikatelé mají navíc vstup do Mini akademie zcela zdarma.