Správné uzavírání smluv a jak na něj

Jaké jsou varianty smluv?

Česká legislativa rozeznává dva základní druhy smluv – ústní a písemné. Jak název napovídá, oba druhy se liší především způsobem uzavření.

Ústní smlouva nevyžaduje žádnou písemnou podobu a lze ji tak uzavřít velmi rychle a jednoduše. Na druhou stranu se tím ale vystavujete problémům v případě, že druhá strana nedodrží své smluvní závazky (např. se opozdí s placením) a vy budete potřebovat smlouvu nějakým způsobem doložit. Z toho důvodu se doporučuje vyžádat si tzv. potvrzení o uzavření ústní smlouvy. 

Písemná smlouva má podobu dokumentu podepsaného oběma smluvními stranami, jenž obsahuje veškeré smluvní podmínky. Nezávisí přitom na tom, zda je text napsán ručně, na počítači, případně za smlouva existuje pouze v elektronické podobě. 

Uzavření smlouvy na dálku

Tradiční písemná forma smlouvy vyžaduje fyzickou přítomnost zástupců obou stran, což je v řadě případů velmi nepraktické. V dnešní době jsou proto velmi často využívány způsoby, jak smlouvu uzavřít přes internet bez nutnosti osobního setkání.

Smlouva přes e-mail

Nejjednodušším a nejčastěji využívaným způsobem je zaslání e-mailové zprávy; tento druh smluv je zcela běžný při nákupech prostřednictvím e-shopů. Z hlediska legislativy jsou e-maily uznávány stejně jako písemný podpisu, na druhou stranu ale mohou v případě potíží nastat problémy s doložením smlouvy. Proto se obecně doporučuje využívat e-mail jen pro nedůležité smlouvy, jako jsou např. právě online nákupy

Naskenovaná smlouva

V tomto případě nejde o nic jiného než o klasickou písemnou smlouvu, kterou si smluvní strana vytiskne, ručně ji podepíše a následně ji v naskenované podobě odešle elektronicky. Jedná se o praktickou alternativu k osobnímu setkání, na druhou stranu s sebou ale tento způsob nese riziko zneužití vašeho podpisu nepovolanými osobami. Podvodníci totiž mohou váš podpis ze skenu smlouvy „vypreparovat“ a následně jej volně používat na jakémkoliv dokumentu.

Datová schránka

Pokud máte zřízenou datovou schránku, lze smlouvy vyřizovat jejím prostřednictvím. Tento způsob je velmi bezpečný a můžete jej použít i pro komunikaci se státními institucemi.

Specializovaná aplikace

Pokud vlastníte chytrý telefon, můžete si do něj stáhnout některou z aplikací pro potvrzování a archivaci smluv. Na trhu je takových řešení k dostání více a všechny nabízejí především odesílání, podepisování a sledování platnosti smluv z jednoho místa. Tyto aplikace rovněž obvykle umožňují i smlouvy sdílet nebo je i v případě potřeby upravovat.

A co uzavření smlouvy po telefonu?

V minulosti bylo možné smlouvy uzavírat ústně i prostřednictvím telefonního hovoru. Kvůli častému zneužívání této možnosti ale vláda tento způsob uzavírání smluv zakázala s platností od ledna 2023. Veškerá ujednání, která nyní s obchodníkem během hovoru uzavřete, se nyní vnímají pouze jako nezávazné nabídky. 

Elektronický podpis smlouvy

V současnosti se lze na smlouvách setkat s různými způsoby, jak podepsat smlouvu elektronicky. Rozdíly mezi nimi spočívají především v úrovni zabezpečení a jednoznačnosti určení identity podepisovatele. 

Prostý elektronický podpis

Zde se jedná buď o vložení vašeho jména a příjmení do elektronického dokumentu, případně přidání ručního podpisu v elektronické podobě. Tento způsob je velmi snadný a rychlý, na druhou stranu je ale ze všech možností nejméně důvěryhodný i bezpečný. I zde se totiž vystavujete riziku zneužití vašeho podpisu.

Zaručený elektronický podpis

Tento druh podpisu je jednoznačně spojen s podepisující osobou a vytváří se prostřednictvím tzv. nekvalifikovaného certifikátu. Jde tak o vyšší úroveň prostého elektronického podpisu, kdy není možné váš podpis zkopírovat a vložit do jiného dokumentu. Nekvalifikovaný certifikát si ale může založit prakticky jakákoliv instituce znalá správného postupu, a řada státních orgánů jej proto neuznává.

Uznávaný elektronický podpis

Zde je elektronický podpis založen na kvalifikovaném certifikátu vydaném některou z certifikačních autorit. Mezi ně patří například Česká pošta prostřednictvím služby Post Signum, Správa základních registrů, případně První certifikační autorita. 

Kvalifikovaný elektronický podpis

Tento podpis představuje nejvyšší a nejbezpečnější formu elektronického podpisu. Před vydáním kvalifikovaného certifikátu je zde totiž ověřována totožnost konkrétní osoby, a část certifikátu je následně uložena na čipovou kartu nebo tzv. USB token. Pokud pak chcete smlouvu podepsat, je nutné tento token nebo čipovou kartu mít u sebe a fyzicky ji připojit k počítači. Díky tomu je zneužití kvalifikovaného podpisu možné jen v případě krádeže karty či tokenu. Na druhou stranu je ale tento podpis ze všech výše uvedených zdaleka nejnáročnější na pořízení. 

Snazší podnikání s Mini akademií

Máte za sebou teprve první kroky ve světě podnikání? Objevte Mini akademii – online vzdělávací portál obsahující třicet videí s celkovou délkou přes 8 hodin. V nich najdete mnoho užitečných informací z oblasti každodenní podnikatelské praxe. Pro nové podnikatele je vstup zcela zdarma.