Specifika faktury za hotové: seznamte se s limity i pravidly archivace

Když vystavujete svým klientům fakturu, obvykle dostanete platbu převodem na účet. Čas od času se ale můžete setkat i s platbou v hotovosti. Podívejte se proto, jaká jsou specifika takzvané faktury za hotové, kdy se stává daňovým dokladem a čím se liší od paragonu.

Jak často se setkáte s úhradou v hotovosti záleží především na oboru, ve kterém se pohybujete. Zatímco například u firmy vyvíjející mobilní aplikace budou platby v hotovosti výjimečné, provozovatelé autoservisu se s nimi setkávají denně.

Sami také můžete na faktuře určit způsob úhrady. Pokud tedy nějaký typ platby preferujete, přidejte tuto informaci na daný doklad.

Limit faktury za hotové

Pokud vystavujete fakturu s platbou v hotovosti, pamatujte, že fakturovaná částka nesmí přesáhnout 270 000 korun. Pokud je cena vašeho zboží nebo služeb vyšší, musí být úhrada bezhotovostní.

Ukládá vám to § 4 zákona č. 254/2004 Sb. Určuje maximální hranici hotovostní platby mezi jedním příjemcem a jedním poskytovatelem v jeden den.

U plateb v cizí měně musíte částku přepočítat na české koruny. A to podle směnného kurzu devizového trhu vyhlášeného Českou národní bankou pro den platby.

Cílem tohoto nařízení je omezit daňové úniky a zabránit legalizaci výnosů z trestné činnosti. Pokud uvedený paragraf porušíte, hrozí vám:

• pokuta až 500 000 korun, pokud jste fyzická osoba;
• nebo pokuta až 5 000 000 korun, pokud jste právnická osoba.

Jak pracovat s fakturou v hotovosti

S fakturou za hotové pracujete ve svém účetnictví jako s jakoukoliv jinou fakturou. Musíte ji tedy archivovat:

• nejméně 3 roky od konce období pro podání řádného daňového přiznání, a to pokud jste neplátce DPH a uplatňujete výdaje paušálem nebo využíváte daňovou evidenci;
• alespoň 5 let od konce účetního období, pokud jste neplátce DPH a vedete účetnictví;
• minimálně 10 let od konce zdaňovacího období, pokud jste plátce DPH.

U plateb v hotovosti je vhodné vystavit také příjmový pokladní doklad. A to i v případě, že vám to zákon neukládá – tedy pokud vedete daňovou evidenci, případně uplatňujete výdaje paušálem.

Získáte tak lepší přehled o skutečných příjmech. Příjmový pokladní doklad totiž prokazuje úhradu, zatímco faktura za hotové označuje pouze danou pohledávku.

Zároveň vám tyto doklady usnadní prokazování příjmů při kontrolách z finančního úřadu.

Kdy je faktura za hotové daňovým dokladem

Specifická situace je u faktury v hotovosti, kterou vystavuje plátce DPH. V takovém případě se faktura stává daňovým dokladem.

Tato informace se musí objevit i v jejím označení. Tedy například: Faktura – daňový doklad.

I faktura za hotové musí obsahovat všechny náležitosti faktury od plátce DPH. Kromě jiného na ní musí být:

• daňové identifikační číslo dodavatele (případně i odběratele – pokud jej má),
• základ daně,
• sazba daně
• nebo výše daně.

Faktura v hotovosti vs. paragon

U plateb do 10 000 korun může plátce DPH fakturu za hotové nahradit zjednodušeným daňovým dokladem. Tedy paragonem.

Také ten musí nést jasné označení, že je daňovým dokladem. Například: Paragon – daňový doklad.

Oproti faktuře na něm nemusíte uvádět:

• informace o kupujícím,
• základ a výši daně
• či cenu za jednotku.

Naopak musí obsahovat:

• název prodávající firmy, nebo jméno a příjmení dodavatele zboží či služeb (u fyzické osoby);
• sídlo nebo místo podnikání;
• DIČ prodávajícího;
• číslo dokladu;
• označení dodaného zboží či služby;
• datum vystavení;
• datum uskutečnění zdanitelného plnění;
• celkovou cenu (včetně DPH)
• a sazbu daně.

Od faktury za hotové se paragon liší také momentem uhrazení. Zatímco fakturu obvykle vystavujete předem, paragon vydáváte až při převzetí platby.

Myslete na limity a pokladní doklady

Přestože má práce s fakturou v hotovosti určitá specifika, ve většině ohledů je stejná jako u ostatních faktur. Důležité je zejména:

• pohlídat si výši faktury (maximálně 270 000 korun)
• a při přijetí peněz vystavit pokladní příjmový doklad.

Podrobnější informace o fakturách a dalších účetních i daňových dokladech najdete v naší mini akademii pro začínající podnikatele. Doklady a práci s nimi vám v sérii videí představí zkušení účetní a daňoví poradci.

Podívejte se tedy, jak s fakturami pracovat.