Specifika faktury za hotové: seznamte se s limity i pravidly archivace

Jak často se setkáte s úhradou v hotovosti záleží především na oboru, ve kterém se pohybujete. Zatímco například u firmy vyvíjející mobilní aplikace budou platby v hotovosti výjimečné, provozovatelé autoservisu se s nimi setkávají denně.

Sami také můžete na faktuře určit způsob úhrady. Pokud tedy nějaký typ platby preferujete, přidejte tuto informaci na daný doklad.

Fakturu v hotovosti lze snadno nastavit také ve fakturačním systému, například v iDokladu.

Faktura za hotové – vzor faktury s označením platby v hotovosti.

Limit faktury za hotové

Pokud vystavujete fakturu s platbou v hotovosti, pamatujte, že fakturovaná částka nesmí přesáhnout 270 000 korun. Pokud je cena vašeho zboží nebo služeb vyšší, musí být úhrada bezhotovostní.

Ukládá vám to § 4 zákona č. 254/2004 Sb. Určuje maximální hranici hotovostní platby mezi jedním příjemcem a jedním poskytovatelem v jeden den.

U plateb v cizí měně musíte částku přepočítat na české koruny. A to podle směnného kurzu devizového trhu vyhlášeného Českou národní bankou pro den platby.

Cílem tohoto nařízení je omezit daňové úniky a zabránit legalizaci výnosů z trestné činnosti. Pokud uvedený paragraf porušíte, hrozí vám:

• pokuta až 500 000 korun, pokud jste fyzická osoba;
• nebo pokuta až 5 000 000 korun, pokud jste právnická osoba

Limit pro maximální platbu v hotovosti se od roku 2027 sníží

Evropská unie schválila nařízení, které od července 2027 zavádí jednotný limit pro maximální platbu v hotovosti ve výši 10 000 eur (přibližně 250 000 Kč). To znamená, že Česká republika bude muset svůj zákon této změně přizpůsobit. To povede ke snížení současného limitu 270 000 Kč.

Pokud tedy běžně platíte nebo přijímáte vyšší částky v hotovosti, počítejte s tím, že pravidla budou přísnější.

Výjimky, na které se limit pro platbu v hotovosti nevztahuje

Existují situace, kdy lze platit hotově bez omezení. Týká se to například:

• Mezd a platů zaměstnancům – zaměstnavatel může vyplácet mzdu v hotovosti bez omezení, pokud se na tom se zaměstnancem dohodne.
• Darů a půjček mezi fyzickými osobami – pokud nejde o podnikatelskou činnost, není stanoven žádný hotovostní limit.
• Sociálních dávek a důchodů – stát může vyplácet dávky nebo důchody v hotovosti bez omezení.
• Platby mezi občany (nepodnikateli) – pokud si například kupujete auto od soukromé osoby nebo prodáváte použitou elektroniku, můžete zaplatit jakoukoliv částku v hotovosti.
• Nákupů v zahraničí – český zákon omezující hotovostní platby platí pouze na území ČR, při platbě v zahraničí záleží na místních pravidlech.

I přesto, že některé platby nejsou omezeny limitem, vždy je dobré mít k vysokým hotovostním transakcím potvrzení, aby bylo možné doložit jejich původ a účel při případné kontrole.

Archivace faktur: jak dlouho uchovávat faktury v hotovosti

S fakturou za hotové pracujete ve svém účetnictví jako s jakoukoliv jinou fakturou. Musíte ji tedy archivovat. Doba uchování závisí na vaší daňové povinnosti:

• nejméně 3 roky od konce období pro podání řádného daňového přiznání, a to pokud jste neplátce DPH a uplatňujete výdaje paušálem nebo využíváte daňovou evidenci;
• alespoň 5 let od konce účetního období, pokud jste neplátce DPH a vedete účetnictví;
• minimálně 10 let od konce zdaňovacího období, pokud jste plátce DPH.

Po uplynutí těchto lhůt můžete faktury skartovat, ale dříve je raději nevyhazujte – mohli byste mít problém při případné kontrole.

Pokud místo papírové archivace využíváte elektronickou archivaci faktur, platí pro ni stejné lhůty uchování. Důležité je však zajistit, aby byly faktury po celou dobu čitelné, neměnné a dostupné pro případnou kontrolu.

Příjmový pokladní doklad při platbě v hotovosti: kdy a proč ho vystavit

Příjmový pokladní doklad není vždy povinný, ale jeho vystavení se doporučuje.

Pokud vedete daňovou evidenci nebo uplatňujete výdaje paušálem, zákon vám tuto povinnost neukládá, ale pomůže vám to mít lepší přehled o skutečných příjmech. Příjmový pokladní doklad totiž prokazuje úhradu, zatímco faktura za hotové označuje pouze danou pohledávku.

Zároveň vám tyto doklady usnadní prokazování příjmů při kontrolách z finančního úřadu.

Kdy je faktura za hotové daňovým dokladem

Specifická situace je u faktury v hotovosti, kterou vystavuje plátce DPH. V takovém případě se faktura stává daňovým dokladem.

Tato informace se musí objevit i v jejím označení. Tedy například: Faktura – daňový doklad.

I faktura za hotové musí obsahovat všechny náležitosti faktury od plátce DPH. Kromě jiného na ní musí být:

• daňové identifikační číslo dodavatele (případně i odběratele – pokud jej má),
• základ daně,
• sazba daně
• nebo výše daně.

Faktura v hotovosti vs. paragon

U plateb do 10 000 korun může plátce DPH fakturu za hotové nahradit zjednodušeným daňovým dokladem. Tedy paragonem.

Také ten musí nést jasné označení, že je daňovým dokladem. Například: Paragon – daňový doklad.

Oproti faktuře na něm nemusíte uvádět:

• informace o kupujícím,
• základ a výši daně
• či cenu za jednotku.

Naopak musí obsahovat:

• název prodávající firmy, nebo jméno a příjmení dodavatele zboží či služeb (u fyzické osoby);
• sídlo nebo místo podnikání;
• DIČ prodávajícího;
• číslo dokladu;
• označení dodaného zboží či služby;
• datum vystavení;
• datum uskutečnění zdanitelného plnění;
• celkovou cenu (včetně DPH)
• a sazbu daně.

Od faktury za hotové se paragon liší také momentem uhrazení. Zatímco fakturu obvykle vystavujete předem, paragon vydáváte až při převzetí platby.

Myslete na limity a pokladní doklady

Přestože má práce s fakturou v hotovosti určitá specifika, ve většině ohledů je stejná jako u ostatních faktur. Důležité je zejména:

• pohlídat si výši faktury (maximálně 270 000 korun)
• a při přijetí peněz vystavit pokladní příjmový doklad.

Jak správně pracovat s fakturami? Vstupte do bezplatné Mini akademie

Nevíte si rady s fakturami, příjmovými doklady nebo archivací? Mini akademie pro začínající podnikatele vám v tom udělá jasno. Najdete v ní více než 30 video lekcí, ve kterých zkušení účetní a daňoví poradci vysvětlují:

• Jaké náležitosti musí mít faktura a příjmový doklad
• Jak dlouho uchovávat účetní doklady
• Kdy můžete vystavit paragon místo faktury
• Jak postupovat při fakturaci v cizí měně

Vstup je zdarma – stačí při registraci zakliknout „Ještě nemám IČ“.