Rozumějte svým účetním: základy účetnictví pro laiky

Účetnictví versus daňová evidence

Podnikatelům v mnoha případech stačí místo účetnictví vést jednodušší daňovou evidenci. Jakmile ale splní některý z následujících požadavků, musí se stát tzv. účetní jednotkou a začít účtovat.

Fyzické osoby musí vést účetnictví, pokud:

• jsou zapsány v obchodním rejstříku,
• jejich obrat v uplynulých 12 měsících přesáhl částku 25 milionů korun,
• jsou společníky ve firmě, jejíž alespoň jeden společník vede účetnictví,
• povinnost vedení účetnictví jim ukládá zvláštní právní předpis.

Vést účetnictví se podnikatel může rozhodnout i dobrovolně.

TIP: Přečtěte si, jak přejít z daňové evidence na účetnictví.

Právnické osoby musí vést účetnictví bez výjimek.

Základy účetnictví – důležité pojmy

Účetnictví je oproti daňové evidenci složitější, ale nabízí přesný a komplexní pohled na to, jak se vaší firmě daří. Kromě příjmů a výdajů totiž zaznamenáváte také výnosy a náklady. Tím pádem znáte hospodářský výsledek, tedy zda je vaše podnikání ziskové, nebo ztrátové. Sledujete i stav a pohyb majetku či závazků.

I když tohle všechno za vás evidují účetní, je dobré se v pojmech orientovat. Tady je přehled těch hlavních, které od účetních uslyšíte nejčastěji:

Výnosy, náklady a výsledek hospodaření

Základem účetnictví jsou položky, o kterých se účtuje:

• aktiva – stav majetku a jeho pohyb, patří sem dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek, finanční majetek, zásoby a další,
• pasiva – zdroje, kterými majetek financujete – ať už vlastní (kapitál, zisk), nebo cizí zdroje (závazky vůči dodavatelům, úvěry, rezervy),
• náklady – současné nebo budoucí výdaje na zajištění činnosti firmy,
• výnosy – peníze, které firma získá díky své činnosti.

Rozdíl výnosů a nákladů je hospodářský výsledek:

• pokud je kladný, výnosy jsou vyšší než náklady a vaše firma je v zisku,
• pokud je záporný, máte vyšší náklady než výnosy, takže jste ve ztrátě.

Účetní období, účetní jednotka a účetní doklady

Díky účetnictví víte, jak se vaší firmě daří za určité období. Tomu se říká účetní období a jde o 12 po sobě jdoucích měsíců. Může se shodovat s kalendářním rokem, ale nemusí – pokud začnete s vedením účetnictví během roku (pak jde o tzv. hospodářský rok, který začíná prvním dnem jakéhokoliv měsíce).

Jakmile vedete účetnictví, stáváte se účetní jednotkou. Může jí být fyzická nebo právnická osoba. Podle výše obratu a dalších ukazatelů účetní jednotky dělíme do kategorií:

• mikro,
• malé,
• střední,
• velké.

Podle zařazení do kategorie má účetní jednotka různé povinnosti co se týče rozsahu vedení účetnictví. Zatímco mikro jednotky jich mají nejméně, od velkých účetních jednotek se vyžaduje rozsáhlejší účetnictví.

Všechny položky v účetnictví se podkládají účetními doklady. Jde o záznamy jednotlivých finančních operací. Patří sem veškeré přijaté i vydané faktury, pokladní doklady, interní doklady nebo třeba bankovní výpisy.

TIP: Čtěte, jak dlouho musíte jednotlivé účetní doklady archivovat.

Účetní doklady se evidují:

• chronologicky uspořádané podle času v účetním deníku,
• systematicky v hlavní knize podle toho, pod jaký účet z účetní osnovy spadají.

Účetní závěrka

Ke konci účetního období budou účetní čím dál častěji mluvit o účetní závěrce, která je souhrnem uplynulého roku. Sestavuje se k poslednímu dni účetního období a obsahuje minimálně:

• rozvahu – výkaz, který zachycuje stav majetku účetní jednotky, tedy aktiva a pasiva,
• výkaz zisků a ztráty (výsledovku) – přehled o výsledku hospodaření za dané období, tedy rozdíl výnosů a nákladů
• přílohu k účetní závěrce – doplňující informace, které vysvětlují a interpretují čísla v rozvaze a výsledovce.

Vedení účetnictví

Pro vedení účetnictví vám znalost výše uvedených pojmů nepostačí. Musíte dobře chápat jejich význam, rozumět účetním procesům a zákonitostem. A pak vás ještě čekají mzdy, daně a další povinnosti.

Proto podnikatelé obvykle vedení účetnictví svěřují profesionálním účetním. Pokud nemáte ve firmě účetní oddělení, můžete využít služeb externích účetních. Doporučujeme hledat třeba v katalogu iDoklad pozitivních účetních.

Jde vám z účetnictví hlava kolem?

Nejste v tom sami – řada podnikatelů v účetních pojmech tápe. Pro všechny takové jsme připravili Mini akademii, do které mají začínající podnikatelé vstup zdarma. Třicítka videí vám pomůže proniknout do tajů účetnictví, daní a dalších témat, která s podnikáním souvisí.