Rady pro živnostníky: jak na první fakturu (2025)

Co je faktura a proč je důležitá?

Faktura je účetní doklad, kterým dodavatel vyúčtovává zboží nebo službu odběrateli. Obsahuje informace o tom, co bylo dodáno, za jakou cenu, jak má být zaplaceno a do kdy. Přestože pojem faktura není v české legislativě právně definován, běžně se používá v obchodním i daňovém styku.

Pro živnostníka – a obecně každou OSVČ – slouží vystavené faktury jako oficiální doklady o jeho příjmech, které jsou nezbytné pro zpracování daňového přiznání. Faktura tak nejen usnadňuje sledování finančních toků, ale také zajišťuje, že všechny příjmy jsou řádně evidovány a vykázány v souladu s daňovými předpisy.

Kdo má povinnost vystavit fakturu?

Ze zákona musí fakturu vystavovat každý podnikatel prodávající zboží nebo poskytující služby. Toto pravidlo platí jak pro OSVČ, tak i pro právnické a fyzické osoby podnikající na základě živnostenského oprávnění.

Za zmínku stojí, že faktura je závazná, tj. částku na ní uvedenou musí příjemce faktury proplatit. Výjimkou jsou jen případy, kdy se obě strany dohodnou na zrušení platby. Po vystavení faktury je pak zakázáno ji jakkoliv dodatečně upravovat. 

Jaké údaje musí být na faktuře? Záleží, kdo ji vystavuje

Povinné náležitosti faktury stanovuje občanský zákoník. Pokud jste ale plátcem DPH, musí se obsah faktur řídit zákonem o DPH.

Chcete-li vědět, jaké údaje musí obsahovat vaše faktury, ujasněte si, do které kategorie jako živnostník spadáte:

1. neplátce DPH, který nevede účetnictví,
2. neplátce DPH, který vede účetnictví,
3. plátce DPH.

Začínající živnostník není povinen vést účetnictví. Spadá tak do první kategorie – neplátce DPH, který nevede účetnictví.

Povinné náležitosti faktury pro neplátce DPH, který nevede účetnictví (pro začínající podnikatele)

Zákonem povinné údaje na faktuře

• jméno a příjmení,
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa),
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste zapsaní (živnostenský rejstřík).

Doporučené doplňující údaje (pro přehlednost a kontrolu)

• sdělení, že dodavatel není plátce DPH,
• údaje o odběrateli (stejné jako údaje o dodavateli výše),
• slovní a číselné označení dokladu (například Faktura 05072022),
• popis zboží nebo služby,
• částku – celkově nebo podrobně (cena za měrnou jednotku a označení množství),
• datum vystavení faktury.

Nezapomeňte přidat také platební údaje

• číslo účtu,
• variabilní symbol,
• datum splatnosti.

Vzor faktury pro živnostníky a OSVČ

Podívejte se na konkrétní vzor faktury pro OSVČ, který splňuje všechny zákonné požadavky.

Vzor faktury pro živnostníky a OSVČ v online fakturačním programu iDoklad.

4 způsoby, jak vystavit fakturu snadno a rychle

1. Na papír – tento tradiční způsob je dnes již nemoderní a zdlouhavý, ale ručně vyplněná faktura je stále platným dokladem.
2. Ve Wordu či Excelu – v těchto programech sice můžete fakturu vystavit ale je to časově náročné a při kopírování šablon může dojít k chybám. Navíc si musíte sami hlídat všechny legislativní změny.
3. V účetním programu – v tomto softwaru je možné nejen vystavovat faktury, ale také vést účetnictví, mzdy zaměstnanců a další agendy. Pro malé a střední firmy je například vhodný program Money S3.
4. V on-line fakturační službě – pokud jste drobný živnostník jako v našem příkladu, nebudete potřebovat účetní program. Nejvhodnějším řešením je pro vás vystavování faktur v online fakturační službě. Pro plátce i neplátce DPH je vhodným fakturačním programem například iDoklad.

Lhůta pro vystavení faktury

Pokud s podnikáním teprve začínáte, pravděpodobně nejste plátcem DPH. V takovém případě pro Vás platí jednodušší pravidla.

• Neplátce DPH nemá zákonem stanovenou přesnou lhůtu pro vystavení faktury. Doporučuje se ji však vystavit co nejdříve po dodání zboží nebo služby. Není třeba uvádět DPH ani tzv. DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění).
• Plátce DPH má ze zákona povinnost vystavit fakturu do 15 dnů od DUZP – tedy ode dne, kdy proběhlo dodání zboží nebo služba. DUZP je u plátce povinnou součástí faktury.

Jak nastavit splatnost faktur

Splatnost faktur je dle obchodního zákona nejdéle 30 dnů.

Pokud se ale chystáte vytvořit svou první fakturu, možná pro vás bude praktičtější zvolit kratší dobu – například 7 nebo 14 dní. Mnoho živnostníků tak minimalizuje riziko pozdní platby. Důležité je splatnost nastavit jasně a uvést ji přímo ve faktuře i ve smluvních podmínkách.

U nových klientů se navíc osvědčuje požadovat zálohu, která pokryje část nákladů ještě před dodáním služby nebo zboží. Dobrou praxí je také předem stanovit postup pro případ zpoždění platby – například účtovat úrok z prodlení nebo fixní poplatek.

K této věci expert Jaroslav Veselka v naší bezplatné Mini akademii pro podnikatele říká:

„Obecné právní předpisy definují úrok z prodlení ve výši, který můžete jako dodavatel využít automaticky, bez předchozí dohody s odběratelem. Odchýlit se od této výše je možné jen na základě smluvního ujednání s obchodním partnerem.“

Může být faktura promlčena?

Ano, může. Pokud Vám odběratel nezaplatí, můžete samozřejmě své peníze vymáhat – například upomínkou, dohodou, nebo i soudní cestou. Mějte ale na paměti, že od dne splatnosti faktury začíná běžet tzv. promlčecí lhůta, která obvykle činí 3 roky.

Po jejím uplynutí můžete sice pohledávku stále vymáhat, ale dlužník může uplatnit námitku promlčení. V takovém případě už soud Vaší žalobě nevyhoví a Vy se svých peněz pravděpodobně nedomůžete.

Jaké jsou druhy faktur

Ať už jste plátce či neplátce DPH, jako živnostníci se můžete setkat se čtyřmi druhy faktur:

1. Zálohová faktura

Zálohovou fakturu použijete v případě, když potřebujete od zákazníka část peněz předem. Zálohová faktura není účetním ani daňovým dokladem (neobsahuje DPH a nevstupuje do účetnictví); slouží pouze jako výzva k platbě.

2. Proforma faktura

Proforma faktura funguje stejně jako zálohová faktura, ale vyzývá k platbě celé částky. Například pokud pořádáte fotografický kurz a požadujete kurzovné předem, vystavíte účastníkům proforma fakturu. Ani tato faktura není daňovým ani účetním dokladem.

Zálohová a proforma faktura se často považují za synonyma.

3. Vyúčtovací faktura

Pokud jste zákazníkovi vystavili zálohové faktury nebo jednu proforma fakturu, je nezbytné následně poslat také tzv. vyúčtovací fakturu. Ta už je účetním (a v případě plátců DPH i daňovým dokladem) a vstupuje do účetnictví.

4. Řádná faktura

Řádná faktura je základní typ faktury. Obvykle ji živnostník vystavuje po dokončení zakázky nebo předání zboží (v případě, že nevystavuje zálohové či proforma faktury). Řádná faktura slouží jako účetní a v případě plátců DPH také jako daňový doklad.

Jak stornovat fakturu

Jestliže ze smluveného obchodu sejde, ale vy už jste vystavili řádnou fakturu, nemažte ji. Musíte ji stornovat a vystavit takzvaný dobropis. Jde o zápornou fakturu. Díky ní bude ve vašem účetnictví vidět, že částka za nabízenou službu je vrácená nebo jste ji nedostali a už ji neočekáváte.

Může se to stát například při reklamaci zboží či služeb. Dejte si také pozor na opravu základu daně v dobropisu.

Nastartujte své podnikání: Mini akademie pro živnostníky zdarma

Chcete znát další tipy pro začínající živnostníky? Připravili jsme pro vás online mini akademii, kde se ve více než 30 videích dozvíte vše potřebné od zkušených profesionálů. Navíc pro začínající podnikatele je vstup zdarma – stačí při registraci zvolit možnost „Ještě nemám IČ“.