Rady pro živnostníky: jak na první fakturu (2024)

Co je faktura a proč je důležitá?

Faktura je dokument, který živnostník využívá k zaznamenání poskytnutého zboží nebo služeb, jejich cen a termínu splatnosti.

Pro živnostníka slouží vystavené faktury jako oficiální doklady o jeho příjmech, které jsou nezbytné pro zpracování daňového přiznání. Faktura tak nejen usnadňuje sledování finančních toků, ale také zajišťuje, že všechny příjmy jsou řádně evidovány a vykázány v souladu s daňovými předpisy.

Údaje na faktuře stanovuje zákon

Povinné náležitosti faktury stanovuje občanský zákoník. Pokud jste ale plátcem DPH, musí se obsah faktur řídit zákonem o DPH.

Chcete-li vědět, jaké údaje musí obsahovat vaše faktury, ujasněte si, do které kategorie jako živnostník spadáte:

1. neplátce DPH, který nevede účetnictví,
2. neplátce DPH, který vede účetnictví,
3. plátce DPH.

Začínající živnostník není povinen vést účetnictví. Spadá tak do první kategorie – neplátce DPH, který nevede účetnictví. Na fakturu uvedete:

• jméno a příjmení,
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa),
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste zapsaní (živnostenský rejstřík).

Tímto končí údaje dané zákonem. Pro přehlednost a případnou kontrolu finančního úřadu doporučujeme na každou fakturu uvádět také:

• sdělení, že dodavatel není plátce DPH,
• údaje o odběrateli (stejné jako údaje o dodavateli výše),
• slovní a číselné označení dokladu (například Faktura 05072022),
• popis zboží nebo služby,
• částku – celkově nebo podrobně (cena za měrnou jednotku a označení množství),
• datum vystavení faktury.

Aby zákazník věděl, kam zaplatit, uveďte i číslo svého účtu, variabilní symbol a datum splatnosti faktury.

Dejte si pozor na situace, kdy se automaticky stáváte plátcem DPH

Plátcem DPH se stáváte, když váš obrat za posledních 12 kalendářních měsíců přesáhne 2 000 000 Kč.

Jakmile tuto hranici překročíte, máte povinnost se zaregistrovat jako plátce DPH do 15 dnů od konce měsíce, ve kterém jste limit překročili.

V tu chvíli se vaše faktura stává nejen účetním, ale i daňovým dokladem. Proto je důležité sledovat svůj obrat průběžně, abyste se vyhnuli pokutám a dalším sankcím za opožděnou registraci.

Druhy faktur pro plátce i neplátce DPH

Jako živnostníci se můžete setkat se čtyřmi následujícími druhy faktur.

1. Zálohová faktura

Zálohovou fakturu použijete v případě, když potřebujete od zákazníka část peněz předem. Zálohová faktura není účetním ani daňovým dokladem (neobsahuje DPH a nevstupuje do účetnictví); slouží pouze jako výzva k platbě.

2. Proforma faktura

Proforma faktura funguje stejně jako zálohová faktura, ale vyzývá k platbě celé částky. Například pokud pořádáte fotografický kurz a požadujete kurzovné předem, vystavíte účastníkům proforma fakturu. Ani tato faktura není daňovým ani účetním dokladem.

Zálohová a proforma faktura se často považují za synonyma.

3. Vyúčtovací faktura

Pokud jste zákazníkovi vystavili zálohové faktury nebo jednu proforma fakturu, je nezbytné následně poslat také tzv. vyúčtovací fakturu. Ta už je účetním (a v případě plátců DPH i daňovým dokladem) a vstupuje do účetnictví.

4. Řádná faktura

Řádná faktura je základní typ faktury. Obvykle ji živnostník vystavuje po dokončení zakázky nebo předání zboží (v případě, že nevystavuje zálohové či proforma faktury). Řádná faktura slouží jako účetní a v případě plátců DPH také jako daňový doklad.

Mnozí živnostníci se vyhýbají dlouhé splatnosti kvůli špatným zkušenostem s nezaplacenými fakturami, což může vést k problémům s vymáháním dlužných částek. Nejenže přijdete o své peníze, ale musíte je také složitě vymáhat.

4 způsoby, jak vystavit fakturu snadno a rychle

1. Na papír – tento tradiční způsob je dnes již nemoderní a zdlouhavý, ale ručně vyplněná faktura je stále platným dokladem.
2. Ve Wordu či Excelu – v těchto programech sice můžete fakturu vystavit  ale je to časově náročné a při kopírování šablon může dojít k chybám. Navíc si musíte sami hlídat všechny legislativní změny.
3. V účetním programu – v tomto softwaru je možné nejen vystavovat faktury, ale také vést účetnictví, mzdy zaměstnanců a další agendy. Pro malé a střední firmy je například vhodný program Money S3.
4. V on-line fakturační službě – pokud jste drobný živnostník jako v našem příkladu, nebudete potřebovat účetní program. Nejvhodnějším řešením je pro vás vystavování faktur v online fakturační službě. Pro plátce i neplátce DPH je vhodným fakturačním programem například iDoklad. Po registraci a vyplnění fakturačních údajů můžete začít fakturovat. Vystavení faktury trvá méně než 2 minuty a pro stálého zákazníka ještě kratší dobu.

Jak stornovat fakturu?

Jestliže ze smluveného obchodu sejde, ale vy už jste vystavili řádnou fakturu, nemažte ji. Musíte ji stornovat a vystavit takzvaný dobropis. Jde o zápornou fakturu. Díky ní bude ve vašem účetnictví vidět, že částka za nabízenou službu je vrácená nebo jste ji nedostali a už ji neočekáváte.

Může se to stát například při reklamaci zboží či služeb. Dejte si také pozor na opravu základu daně v dobropisu.

Nastartujte své podnikání: Mini akademie pro živnostníky zdarma

Chcete znát další tipy pro začínající živnostníky? Připravili jsme pro vás online mini akademii, kde se ve více než 30 videích dozvíte vše potřebné od zkušených profesionálů. Navíc pro začínající podnikatele je vstup zdarma.