Uchovávání účetních dokladů: kdy je můžete skartovat

Víte, odkdy můžete skartovat své účetnictví nebo daňovou evidenci? Záleží na tom, jestli vás ještě může čekat daňová kontrola. Případné přezkoumání ze strany úřadů se přitom odvozuje od takzvané prekluzivní lhůty.

Jakmile podáte daňové přiznání, nastává období, kdy se vyměřuje daň. Její výši přitom může správce daně přezkoumat. Ale jen v případě, kdy neuplynula prekluzivní lhůta. Té se někdy říká lhůta propadná, protože po jejím uplynutí právo vyměřit nebo doměřit daň zaniká.

Prekluzivní lhůtou se rozumí časové období, kdy lze stanovit daň. Po jejím uplynutí již není možné stanovení daně, ale ani provádění daňové kontroly.

Prekluzivní lhůtu sice obecně definuje daňový řád, speciálně se jí však zabývá i zákon o daních z příjmů. Ten má přitom v určitých případech přednost.

1. Prekluze v daňovém řádu

Daňový řád chápe prekluzivní lhůtu jako období pro stanovení daně. To trvá 3 roky a jakmile uplyne, už nelze daň stanovit. Měli byste však vědět, odkdy se začátek lhůty počítá. Podle daňového řádu začíná v den, kdy uplynula lhůta pro podání daňového přiznání.

V určitých situacích se ale může prekluzivní lhůta prodloužit až o rok. Jedná se o případy, kdy v posledních 12 měsících před jejím uplynutím došlo například k tomu, že:

• jste podali dodatečné daňové přiznání,
• se vydalo oznámení rozhodnutí o stanovení daně,
• bylo zahájeno řízení o mimořádném opravném nebo dozorčím prostředku.

Pokud byla před uplynutím lhůty pro stanovení daně zahájena daňová kontrola, podáno řádné daňové přiznání nebo oznámena výzva k podání řádného daňového přiznání, běží lhůta pro stanovení daně znovu ode dne, kdy byl tento úkon učiněn.

Lhůta přitom končí nejpozději 10 let od jejího původního počátku.

2. Prekluze podle zákona o daních z příjmů

Zákon o daních z příjmů má vlastní úpravu prekluzivní lhůty. Tu přitom oproti daňovému řádu výrazně prodlužuje.

Pokud daňovému subjektu vzniká v určitém zdaňovacím období nějaké právo, které lze uplatnit v budoucích zdaňovacích obdobích, tak prekluzivní lhůta týkající se zdaňovacího období, ve kterém toto právo vzniklo, končí současně s prekluzivní lhůtou zdaňovacího období, v němž lze toto právo uplatnit.

Speciální úprava platí například pro:

• daňovou ztrátu,
• investiční pobídky formou slevy na dani,
• uplatnění finančního leasingu do daňových výdajů
• nebo pokračování v činnosti zemědělského podnikatele.

Jak to funguje prakticky

Například když jste byli v loňském roce v daňové ztrátě, může se vám prekluzivní lhůta protáhnout až do roku 2029. Funguje to podle následujícího modelu:

1. Pokud daňový subjekt nebyl v roce 2020 ve ztrátě
   • pak platí obecná pravidla podle daňového řádu a rok 2020 prekluduje v průběhu roku 2024.
2. Jestliže daňový subjekt dosáhl v roce 2020 daňové ztráty
   • pak se pravidla řídí podle speciální úpravy prekluze podle zákona o daních z příjmů.
   • daňovou ztrátu vyměřenou za zdaňovací období 2020 můžete uplatnit v následujících 5 zdaňovacích obdobích – naposledy za rok 2025. A vzhledem k tomu, že roku 2025 končí prekluzivní lhůta až v roce 2029, tak také pro rok 2020 končí prekluze až v průběhu roku 2029.

Archivace dokladů

S uchováváním staršího účetnictví pro účely případné daňové kontroly přímo souvisí také archivace faktur a dalších dokladů. Archivaci můžete řešit třemi způsoby:

• Vlastní archivací, tedy ukládáním dokumentů do šanonů a skladováním ve svých prostorách;
• Outsourcingem, tedy využitím třetí strany, což se vyplatí zejména v případě, že máte relativně velké množství dokladů, ale zároveň nemáte dostatek místa pro jejich pohodlné a přehledné uchovávání;
• Digitalizací, tedy elektronickou archivací.

V momentě, kdy vám vyprší povinnost účetnictví archivovat, doporučujeme veškeré fyzické dokumenty buď dále uchovávat, nebo přímo skartovat. Vyhodit je na veřejném místě by se vám nemuselo vyplatit, protože by někdo mohl doklady najít a zneužít osobní údaje na nich uvedené.

Závěrečné shrnutí

Na otázku jak dlouho archivovat faktury a uchovávat další účetní doklady odpovídá daňový poradce Jaroslav Veselka v mini akademii pro začínající podnikatele:

„Pokud jste živnostník, který nevede účetnictví, doklady a daňová přiznání archivujte minimálně tři roky. Pokud však vykazujete daňové ztráty, podáváte dodatečná daňová přiznání nebo u vás byla provedena daňová kontrola finančním úřadem, archivujte alespoň osm až deset let. Tyto případy je nutné posuzovat již individuálně případ od případu. V případě soudních a dalších řízení musíte archivovat často i déle než deset let.
 
Pokud jste právnická osoba nebo živnostník, který vede účetnictví, veškeré účetní doklady archivujte alespoň pět let a účetní závěrku a výroční zprávu alespoň deset let.
 
Jestliže jste plátci DPH, doba archivace daňových dokladů je minimálně deset let.”

Zajímá vás více užitečných tipů při založení podniku nebo živnosti? V naší mini akademii najdete spoustu cenných rad, které pomohou vašemu byznysu růst.

Pro začínající podnikatele je vstup do akademie zdarma.