Pokud fakturujete manuálně a přemýšlíte o změně, pak zpozorněte. Leden je nejlepší čas pro pořízení nového chytrého fakturačního systému

Pro většinu malých a středních podnikatelů právě začalo nové účetní období. Proto přichází ten nejlepší čas, kdy mohou začít používat nový fakturační systém. Pokud stále vystavujete faktury ručně podle šablony, přečtěte si, jak vám chytrý fakturační systém usnadní život, stejně jako desítkám tisíc dalších drobných podnikatelů.

Používáte-li tabulky nebo vystavujete faktury podle šablony z internetu, položte si pár zásadních otázek.

Narůstá počet faktur, které vystavujete svým zákazníkům?

I s malým množstvím dokladů totiž snadno připravíte podklady pro daňové přiznání. Všechno máte k dispozici on-line ve fakturační aplikaci z kteréhokoliv zařízení na světě. Malý počet faktur navíc spravujete ve fakturačních systémech většinou zdarma.

S narůstajícím počtem faktur roste i potřeba fakturačního systému. Čím více dokladů totiž vystavujete, tím se zvyšuje pravděpodobnost, že uděláte chybu například v číselné řadě, sazbě DPH nebo dokonce v ceně položky. Vystavujete-li více než 10 faktur měsíčně, fakturační systém už vám může ušetřit i hodiny práce.

Fakturační systémy totiž umožňují automatické vyplňování fakturačních údajů z databáze nebo vytvoření ceníků. Z těch si automaticky doplňujete položky do faktur. Využijete také předvyplněné šablony pro podobný typ zákazníků, kde si můžete mimo jiné nastavit sazbu DPH. Díky těmto funkcím tak minimalizujete riziko chyby na faktuře a nebudete muset řešit případnou opravu dokladu se svou účetní.

Nejde ale jen o chyby. Fakturační systém zvládá další funkce, které usnadňují fakturaci a podnikání celkově. Můžete v něm tvořit cenové nabídky pro své zákazníky, vystavovat různé typy faktur, jako jsou zálohové faktury, vyúčtovací doklady nebo dobropisy.

Dále vám umožní vygenerovat podklady k dani z příjmu nebo DPH či vytvořit souhrnné a kontrolní hlášení. Pokročilé systémy pak zvládají i automatizaci, kdy pravidelně se opakující faktury odesílají za vás nebo dokáží poznat, že vaše faktura ještě nebyla uhrazena, a pošlou automatické upozornění vašemu odběrateli.

Fakturujete stejné částky stále stejným zákazníkům?

Když fakturujete stále stejným klientům dokola ty samé částky (například za nájem, nebo měsíční paušál za služby), vystavování faktury se pro vás časem zjednodušuje. Pokud ale nevyužíváte fakturační systém, stejně musíte pokaždé

• vzpomenout si, že je čas fakturovat, a vyčlenit si dostatek prostoru,
• zapnout tabulkový software,
• otevřít šablonu,
• upravit datum a řadu na faktuře,
• zkontrolovat údaje,
• stáhnout fakturu a odeslat ji e-mailem
• a následně doklad uložit k pozdější přípravě podkladů pro daně.

Máte-li takových klientů třeba 10, i tyto zdánlivě snadné úkony vám zaberou několik hodin měsíčně.

Ve fakturačním systému si snadno nastavíte automatické odesílání pravidelných faktur. To znamená, že fakturu vyplníte pouze jednou na začátku. Pak stačí nastavit pravidelný interval, ve kterém se bude faktura odesílat, a máte hotovo. Třeba celý rok nemusíte na tyto pravidelné faktury sáhnout a ony se budou automaticky odesílat s aktuálním datem splatnosti. Navíc se uloží do systému, kde o nich máte kdykoliv přehled.

Potřebujete někdy vystavit fakturu, ale nemáte s sebou počítač?

S fakturačním systémem potřebujete také zařízení. Ale stačí vám kterýkoliv mobilní telefon, tablet nebo notebook. Jediné, co potřebujete mít s sebou, jsou přihlašovací údaje. Po přihlášení do systému máte přehled o všech fakturách, které jste vydali, včetně přehledu o splacení a můžete kdykoliv vystavit nový doklad. Všechny potřebné údaje máte také uložené v systému. S fakturační službou iDoklad navíc můžete používat mobilní aplikaci, která fakturaci z mobilu výrazně usnadňuje.

Trápíte se s přípravou podkladů k daňovému přiznání?

Starosti s daňovým přiznáním se každý rok na konci března opakují u statisíců podnikatelů.
Když se máte prohrabovat desítkami tabulek a z nich počítat své příjmy, často tuto nepříjemnou povinnost odkládáte a pak řešíte přiznání na poslední chvíli.

S fakturačním systémem máte všechny své faktury pohromadě a na pár kliknutí si vygenerujete podklady pro daňové přiznání (pokud používáte daňovou evidenci). Ty pak nahrajete na daňový portál Finanční správy nebo odešlete své účetní. Pokud si v systému spravujete i přijaté faktury, připravíte si i podklady pro uplatnění skutečných výdajů. Snadno si tak spočítáte, jestli se vám vyplatí reálné nebo paušální náklady.

Proto právě teď, s novým účetním obdobím nastává ideální příležitost začít používat fakturační systém. Pokud začnete odteď evidovat všechny faktury do systému (můžete zpětně přidat i ty, které už jste za leden vystavili), příští daňové přiznání pro vás bude procházka růžovým fakturačním sadem. Nepropásněte tu příležitost.

Všechny funkce z článku a spoustu dalších, jako je párování plateb z bankovního účtu s fakturami, napojení na EET nebo fakturace z mobilu, zvládá iDoklad. Navíc ho můžete používat do 5 položek v adresáři zdarma. Tak ho vyzkoušejte na dva měsíce zdarma a dejte sbohem ručnímu vystavování a fakturačním šablonám.