[Podnikání při zaměstnání] Jak začít a na co si dát pozor

Vycházíme z pravidel platných v únoru 2024 a popisujeme podnikání na živnost, nikoliv tzv. dohody o práci. V průvodci se dozvíte:

• Jako podnikající zaměstnanec jste OSVČ na vedlejší činnost
• Povolení od zaměstnavatele: většina ho řešit nemusí, někdo ale ano
• Nejprve si vyřiďte živnostenské oprávnění
• Datovou schránku vám stát zřídí povinně
• Zdravotní a sociální pojištění: základní principy
• OSVČ na vedlejší činnost, daně a daňové přiznání
• Jak je to s DPH
• Začátky vám usnadní podnikatelský záměr
• Správná cenotvorba počítá i se ziskem
• Uzavírejte smlouvy a připravte se i na upomínky po splatnosti
• Udělejte z fakturace silnou stránku svého podnikání
• Jak správně vystavit fakturu
• Nebojte se začít, ale neopakujte chyby druhých

Jako podnikající zaměstnanec jste OSVČ na vedlejší činnost

Čeština zná pro rozjezd podnikání spoustu frází. Ať už:

• se chystáte jít na volnou nohu,
• chcete dělat jen na sebe,
• toužíte být živnostníkem,
• nebo vás láká freelancing,

souběh podnikání a zaměstnání pro vás má výhody. Udržíte si jistotu příjmů, a protože podnikáte tzv. na vedlejší činnost, zdravotní a sociální pojištění za vás odvádí zaměstnavatel. Vaše odvody z podnikání jsou tak nižší než pro OSVČ hlavní.

Nehraje roli, jestli pracujete na plný, či zkrácený úvazek. Jako podnikající zaměstnanec jste v podobné situaci jako podnikatelé na rodičovské dovolené, podnikající studenti nebo podnikající důchodci.

Při podnikání ve stejném oboru, jako je vaše zaměstnání, potřebujete povolení.

Povolení od zaměstnavatele: většina ho řešit nemusí, někdo ale ano

Záleží, kde jste zaměstnáni a v čem chcete podnikat. Povolení od zaměstnavatele k podnikání jako OSVČ potřebujete ve dvou situacích:

1. pracujete ve státní správě (policie, ministerstva, příspěvkové organizace, armáda, …),
2. chystáte se podnikat ve stejném oboru, v jakém podniká váš zaměstnavatel.

V prvním případě vám souhlas s podnikáním musí udělit vedoucí úřadu – a nehraje roli, v jakém odvětví chcete podnikat. Jakmile povolení dostanete, s klidem přistupte k založení živnosti.

Ve druhém případě si dejte pozor na to, že zaměstnavatel může povolení kdykoliv zneplatnit. A vy pak musíte buď ukončit pracovní poměr, nebo podnikání. Specifická situace nastane, pokud jste se zaměstnavatelem uzavřeli konkurenční doložku – pak doporučujeme konzultaci s právníkem.

Nejprve si vyřiďte živnostenské oprávnění

Jednoduché pravidlo: bez živnostenského oprávnění nepodnikáte. Živnosti se v Česku dělí do 2 skupin:

• koncesované živnosti
• a ohlašovací živnosti (které se ještě člení na volné, vázané a řemeslné).

Nejčastěji se zaměstnanci rozhodnou podnikat v odvětvích, která spadají pod volnou živnost. Pro získání takového oprávnění vám stačí na živnostenském úřadě doložit plnou svéprávnost a trestní bezúhonnost v oblasti související s podnikáním.

U ostatních živností musíte doložit ještě vzdělání nebo praxi. Pokud tedy plánujete kariéru např. maséra, zámečníka, tatéra, oční optičky, kosmetičky, truhláře nebo projektanta, neobejdete se bez osvědčení o odbornosti. U každé profese potřebujete jiný doklad, někdy stačí výuční list, jindy vysokoškolský diplom.

Případně můžete využít záštity tzv. odpovědného zástupce, který se zaručí, že na vaši činnost dohlédne.

Živnostenské oprávnění získáte na živnostenském úřadě. Buď tam zajděte osobně, nebo se na něj obraťte přes datovou schránku.

• Vyplníte JRF (jednotný registrační formulář, ke stažení na webu Ministerstva průmyslu a obchodu),
• předložíte občanku,
• případně doklady, kterými prokážete svou odbornost,
• pokud se sídlo vašeho podnikání nemá shodovat s adresou vašeho trvalého bydliště, pak dodáte i nájemní smlouvu nebo výpis z katastru nemovitostí,
• uhradíte poplatek (800 Kč pro elektronická podání, 1 000 pro osobní).

Nejpozději do 5 pracovních dnů jsou vaše údaje v živnostenském rejstříku. Současně vám úřad přidělí IČ a stává se z vás podnikatel.

Krok za krokem vysvětlujeme zisk živnostenského oprávnění v tomto článku >>

Pokud byste někdy potřebovali živnost pozastavit (např. se vám sníží poptávka po službách, budete zahlcení prací v zaměstnání, onemocníte), je to snadné a vyřídíte to online. Nejrychleji přes datovou schránku, kterou pošlete na živnostenský úřad jednotný registrační formulář.

Stejně snadno pak živnost obnovíte.

Detailně pozastavení živnosti vysvětlujeme v samostatném textu >>

Díky datovce se vyhnete zbytečným frontám na úřadech.

Datovou schránku vám stát zřídí povinně

Všichni podnikatelé, včetně OSVČ na vedlejší činnost, dostanou po registraci na živnostenském úřadě přístup do datové schránky. Berte to jako výhodu – systém datových schránek sice není dokonalý, ale usnadní vám veškerou komunikaci s úřady.

Úředníci mají povinnost vás o všem informovat právě datovkou, takže už nemusíte hlídat korespondenci v poštovní schránce. Počítejte však s tím, že např. daňové přiznání už nemůžete podávat na papíře, ale právě datovkou (viz níže).

Aby se vám s datovkou pracovalo co nejlépe, doporučujeme:

• nastavit delší platnost hesla, jinak si ho budete muset pravidelně měnit (případně si přihlašování do datové schránky propojit s BankID),
• zapnout e-mailové upozornění, pokud vám do datovky přijde nová zpráva,
• důležité zprávy uložit do počítače (po 90 dnech od doručení se totiž zprávy z datové schránky mažou).

Fungování datových schránek a tipy, jak z nich vytěžit maximum, jsme popsali tady >>

Zdravotní a sociální pojištění: základní principy

Jako podnikající zaměstnanec neplatíte první rok zálohy na zdravotní pojištění. Ale pozor: pojištění se nevyhnete. Jen ho uhradíte zpětně na základě Přehledu o výši daňového základu, který musíte odevzdat měsíc po daňovém přiznání (viz níže). Laicky to tedy znamená, že se pojistné odvozuje ze skutečného zisku.

Výše zdravotního pojištění se počítá jako 13,5 % z vyměřovacího základu (tím je polovina příjmů z podnikání za daný rok po odečtení výdajů). Z přehledu o příjmech vyplyne i výše měsíčních záloh na zdravotní pojištění, které budete platit v dalším roce podnikání na vedlejší činnost.

Pro placení sociálního pojištění je zásadní, jestli dosáhnete za rok zisku vyššího než 105 520 Kč (rozhodná částka pro rok 2024). Pokud je váš zisk nižší, sociální pojištění neplatíte. Pokud stejný či vyšší než rozhodná částka, pojištění doplatíte zpětně a v dalších letech se zálohy stanovují podle zisku, minimálně vás to vyjde na 1 413 Kč.

Tip: Nemocenské pojištění jako OSVČ na vedlejší činnost platit nemusíte. Je dobrovolné. Jelikož máte souběžně i zaměstnání, nevyplatí se vám to.

Pro placení daní je zásadní váš výdělek. Pokud je to míň než 50 000 korun, daně neplatíte.

OSVČ na vedlejší činnost, daně a daňové přiznání

Z podnikání vám plynou příjmy a z nich odvádíte daň – pokud si za kalendářní rok podnikáním vyděláte víc než 50 000 Kč.

Sazba daně z příjmů je 15 % a počítá se ze zisku (příjmy minus výdaje). Je na vašem rozhodnutí, jestli pro zdanění využijete skutečné výdaje, nebo budete danit paušálem:

• skutečné výdaje: shromažďujete přijaté faktury a účtenky a pak je uvedete v daňovém přiznání,
• paušální výdaje: reálná výše výdajů vás nezajímá, protože pro výpočet daně použijete procenta daná zákonem.

Paušální výdaje mají 3 pásma:

• 80 %, např. zemědělci, kadeřníci, instalatéři,
• 60 %, např. lektoři, finanční poradci, překladatelé, projektanti, IT specialisté,
• 40 %, např. advokáti, architekti, umělci.

Pro koho se hodí paušální výdaje, pro koho skutečné? Vysvětlujeme >>

Obecně platí, že profese s minimálními náklady využívají paušál. Ostatním se hodí spíše reálné výdaje. Počítejte s tím, že u reálných výdajů musíte vést zjednodušené účetnictví, tzv. daňovou evidenci. Obvykle tuto agendu podnikatelé svěří účetním, aby měli víc času na samotné podnikání.

Vyberte si z katalogu účetních, kteří používají moderní technologie a šetří podnikatelům hodiny času >>

Výši daně stanovíte vyplněním daňového přiznání. Zjednodušeně řečeno:

1. sečtete příjmy (z podnikání, zaměstnání, kapitálové, z pronájmu atd.),
2. odečtete výdaje (buď reálné, nebo paušální),
3. vyjde vám základ daně, ze kterého vypočítate 15% daň z příjmů (základ daně snižte např. dary, dárcovství krve, penzijní a životní pojištění nebo úroky z hypotéky).

Dejte si pozor, že jako zaměstnanec do daňového přiznání uvádíte i příjmy ze zaměstnání. Proto si od zaměstnavatele vyžádejte potvrzení o zdanitelných příjmech.

Výslednou daň vám ještě sníží různé daňové slevy:

• základní sleva na poplatníka,
• sleva na manžela nebo manželku,
• zvýhodnění na vyživované dítě do 26 let,
• případně sleva na invaliditu.

Podrobný návod na vyplnění daňového přiznání >>

Daňové přiznání odešlete finanční správě přes datovou schránku (osobně na papíře to už není možné). Termín odevzdání je do 4 měsíců po skončení zdaňovacího období (tzn. kalendářní rok), takže do 2. května. Pokud vám daňové přiznání zpracovává daňový poradce, odkládá se termín o další 2 měsíce, do 1. července.

Jak je to s DPH

Plátcem DPH se můžete stát i jako OSVČ na vedlejší činnost. Buď dobrovolně, nebo povinně – pokud přesáhnete obrat 2 mil. Kč za 12 měsíců.

Dobrovolně by se vám to vyplatilo v situaci, kdy:

• jsou vaši zákazníci především plátci DPH,
• pořizujete drahý majetek,
• nakupujete zboží v základní sazbě DPH (21 %) a prodáváte ho se sníženou sazbou (12 %),
• nakupuje v Česku a prodáváte zboží do ciziny.

Daň z přidané hodnoty je pro podnikání na vedlejší činnost poměrně složitá. Proto vám doporučujeme spolupráci s účetním.

Přečtěte si detaily, jak funguje DPH, jak se k dani registrovat a jak ji odvádět >>

Začátky vám usnadní podnikatelský záměr

Sepište stručný dokument a ujasněte si představy o základních parametrech svého podnikání. Zatím podnikáte na vedlejší činnost, přesto se vám vyplatí zmapovat rizika i příležitosti, upřesnit cíle a zdroje financování, nebo si udělat pořádek v možnostech příjmů.

Podnikatelský záměr nemá přesně danou podobu, může to být tzv. lean canvas tabulka, nebo strukturovaný text o 30 stranách. Obsah je důležitější než forma, vždy ale promyslete:

• jakou službu nebo produkt nabízíte,
• kdo a proč od vás nakoupí,
• kdo je ideální zákazník nebo jaké jsou hlavní segmenty klientů,
• jaká je vaše konkurence, v čem jste lepší, v čem horší,
• kolik bude vaše služba nebo produkt stát,
• jak se o vás klienti dozví,
• na kolik vás vyjde rozjezd podnikání a kde peníze získáte,
• jak vysoké budou pravidelné výdaje,
• jaká jsou možná rizika.

Jak zpracovat podnikatelský záměr jsme detailně popsali v samostatném článku >>

Promyslete své podnikání s pomocí Lean Canvas, zdroj: The Business Model Analyst

Správná cenotvorba počítá i se ziskem

Důležitým úkolem je stanovení cen. Zmapujte konkurenci a rozhodněte se, jestli chcete být atraktivnější nižšími cenami, nebo cenou konkurovat nebudete. Podnikatelé při rozjezdu byznysu nejčastěji chybují v těchto věcech:

• do své ceny nezapočítají zisk, pokrývají pouze náklady,
• nedají si kotvu, kolik chtějí vydělat měsíčně / kvartálně / ročně,
• nezohlední, kolik času se mohou podnikání na vedlejší činnost měsíčně věnovat,
• neberou v potaz nemoci a dovolené,
• neodhadnou rozsah administrativy nebo kolik času zabere získání nového zákazníka.

Pokud potřebujete spočítat hodinovou sazbu, připravili jsme jednoduchý návod:

• spočítejte měsíční náklady (ze začátku stačí ty na podnikání včetně vzdělávání, telefonu nebo internetu, protože osobní náklady by vám mělo pokrýt zaměstnání),
• určete, kolik hodin měsíčně můžete věnovat klientské práci a dokážete ji vykázat (nezapomeňte na dny, kdy chcete mít volno),
• myslete do budoucna a započítejte i odvody na pojištění a daně,
• měsíční náklady vydělte počtem hodin, které odpracujete pro klienty,
• k hodinové sazbě připočítejte 15–25 %, abyste pokryli neplacené aktivity jako administrativu.

Výsledek navyšte o zisk, aby vám podnikání na vedlejší činnost pokrylo víc než jen náklady.

Zohledněte i své zkušenosti nebo přínos, které vaše produkty či služby pro klienta mají.

Pokud se do financí chcete ještě více ponořit, vypracujte si kvalitní finanční plán >>

Uzavírejte smlouvy a připravte se i na upomínky po splatnosti

Vypracování kvalitní smlouvy od advokáta vás vyjde na pár tisíc korun, investice se vám však vrátí. Smlouvy se uzavírají pro špatné časy a dříve nebo později se dostanete do situace, kdy se vám právní mantinely spolupráce vyplatí.

Podrobně se uzavírání smluv věnujeme v následujícím článku >>

Uzavřená smlouva nezaručí, že zákazník vždy zaplatí na den přesně. Proto si připravte i texty upomínek po splatnosti. Možná vám takové upomínání není příjemné, ale nebojte se ozvat – zákazník možná jen zapomněl. Do textu upomínky nezapomeňte uvést:

• kolik vám zákazník dluží,
• datum splatnosti,
• číslo faktury, ke které se platba váže,
• sankce při zpoždění.

Udělejte z fakturace silnou stránku svého podnikání

Jako podnikatel se určitě setkáte s různými typy faktur. Nejčastěji se faktury dělí na vydané (ty vaše, které musí zákazník uhradit) a přijaté (ty od vašich dodavatelů, které platíte vy).

Obě kategorie pak zahrnují:

• (Řádné) faktury: klasický doklad po dokončení zakázky.
• Zálohové faktury: pokud chcete vy nebo váš dodavatel část peněz předem.
• Proforma faktury: forma zálohové faktury, která se používá pro úhradu celé částky.
• Vyúčtovací faktury: slouží k vyrovnání zálohových a proforma faktur.

Někteří podnikatelé vystavují faktury v Excelu nebo si na internetu najdou vzor faktury, který přepisují. Moderně se faktury vystavují v aplikacích, díky kterým je fakturace:

• rychlá (zabere to pár kliknutí),
• pohodlná (fakturujete klidně i z mobilu cestou ze schůzky),
• v souladu s legislativou (na změny v zákonech reaguje tým vývojářů a právníků),
• reprezentativní (faktury vypadají dobře).

Fakturační aplikace jako iDoklad nabízí mnohem víc než jen funkci vystavení faktury. Získáte díky nim dokonalý přehled o cashflow, aplikace samy rozesílají upomínky klientům po splatnosti nebo poděkování za úhradu.

Pokud spolupracujete s účetní, tak jí dáte přístup ke svému účtu ve fakturační aplikaci, a ona si sama stáhne veškeré podklady ke své práci. Ke všem dokladům máte přístup 24/7 a jsou bezpečně uložené – kvůli kontrolám z finančního úřadu musíte i jako neplátce DPH archivovat faktury alespoň 3 roky. Pokud vedete účetnictví, doklady archivujte 10 let.

Vše o archivaci dokladů najdete v tomto článku >>

Jak správně vystavit fakturu

Při používání fakturační aplikace můžete tuto sekci přeskočit – iDoklad vás totiž vším provede, vyzkoušejte si to zdarma.

Jako OSVČ na vedlejší činnost pravděpodobně nevedete účetnictví a patříte mezi neplátce DPH. V takovém případě jsou vaše faktury nejjednodušší. Stačí na ně uvést:

• vaše jméno a příjmení,
• sídlo (fakturační adresu)
• a IČ.

Je dobrou praxí, aby se na dokladu objevily i následující údaje:

• sdělení „Nejsem plátce DPH“,
• jméno, příjmení, sídlo a IČ odběratele,
• slovní a číselné označení dokladu (např. Faktura 202301),
• popis zboží nebo služby, za kterou fakturujete,
• částka,
• datum vystavení faktury,
• datum splatnosti.

Příklad správně vystavené faktury – obsahuje všechny údaje a je přehledná. Abyste zákazníkovi její uhrazení usnadnili, můžete přidat i QR kód pro zaplacení mobilem. Ve fakturačním programu iDoklad takovou fakturu vystavíte okamžitě na pár kliknutí.

Pokud vedete účetnictví nebo jste plátcem DPH, musí být na fakturách o něco více údajů. Přehledně jsme fakturaci shrnuli v tomto článku.

Samostatnou kapitolou je fakturace do zahraničí. Faktury vystavujete v cizí měně a uvádíte čísla účtu v mezinárodním formátu, tzv. IBAN.

Nebojte se začít, ale neopakujte chyby druhých

Pokud chcete přípravě věnovat ještě pár hodin, máme pro vás tip. Vytvořili jsme video akademii pro začínající podnikatele. Najdete tam 8 hod. praktických videí, ve kterých vám specialisté vysvětlí jednotlivé aspekty podnikání od pravidel pro OSVČ přes cenotvorbu až po daně z příjmu ve větším detailu.

Vstup do mini akademie je pro vás jako začínající podnikatele zdarma. Dejte tomu chvíli a vyhnete se chybám, které na začátku udělali jiní. Ušetříte spoustu času, energie i peněz.