Nastavte si iDoklad od A do Z [5. díl – E-maily]

Běžné doklady, zálohové faktury, upomínky, kopie, cenové nabídky či dobropisy. Posíláte všechno e-mailem? V dalším díle série článků o Nastavení iDokladu se podíváme na to, jak si tyto e-maily v iDokladu nastavit.

Nastavení najdete pod ozubeným kolečkem v pravém horním rohu. Poté na liště vyberte položku E-maily. Podívejte se na video.

 

V sekci Nastavení – E-maily najdete jako první položku rolovací menu, kde si vyberete způsob odesílání vašich e-mailů s fakturami z iDokladu. Na výběr máte ze dvou možností:

1. Běžná PDF příloha k e-mailu. Tuto variantu vyberte, pokud chcete e-maily odesílat klasicky jako přílohu e-mailu. Text samotného e-mailu si můžete napsat podle sebe. Faktura se k němu přiloží automaticky.
2. Odkaz pro zobrazení PDF v prohlížeči. Tato volba má oproti odesílání faktur v příloze několik výhod.
   • Příjemci se po kliknutí na odkaz zobrazí náhled faktury v prohlížeči – může si ji hned vytisknout nebo převést do PDF.
   • Pokud také využívá iDoklad, odkaz ho nasměruje přímo do jeho účtu na tvorbu přijaté faktury, kde nastaví potřebné parametry, jako je dodavatel, DPH, DÚZP atd. Pak stačí kliknout na Uložit do iDokladu a faktura je zavedená. V případě, že má faktura desítky položek, automatické uložení ušetří spoustu času.
   • Pro vás jako odesílatele spočívá největší výhoda v tom, že ve svém iDokladu v Historie e-mailů okamžitě vidíte, jestli a kdy si odběratel fakturu zobrazil. Už vám tak nikdo nemůže tvrdit, že fakturu neobdržel, i když ji prokazatelně máte mezi odeslanými e-maily.

Způsob doručení faktury si můžete také vybrat u každé faktury zvlášť po stisknutí tlačítka Odeslat.

Posílejte osobní e-maily

Teď se pusťte do vytvoření textů, které budou faktury doprovázet. Abyste nemuseli psát e-maily ke každé faktuře zvlášť, můžete si je připravit v sekci Šablony odesílaných e-mailů.

Texty si můžete připravit pro:

• Běžné faktury,
• Zálohové faktury,
• Upomínky – iDoklad do e-mailu s upomínkou může automaticky propsat i penále, které odběrateli hrozí, pokud fakturu neuhradí. Více informací o této funkci najdete v našem článku.
• Kopie dokladu pro účetní,
• Opravný daňový doklad – dobropis,
• Přijaté faktury odesílané účetní,
• Cenová nabídka pro zákazníky,
• Poděkování za úhradu.

TIP iDokladu

Poděkování za úhradu doporučujeme přidat už do textu samotné faktury – můžete tím zvýšit šanci na včasné proplacení. Přečtěte si, jak vylepšit vzhled svých faktur.

U všech e-mailů můžete pro zjednodušení využít zástupných znaků, které automaticky doplní do e-mailu informace jako číslo faktury, její popis nebo částku.

Seznam dostupných zástupných znaků najdete po kliknutí a vybraný e-mail – například E-mail s běžnou fakturou odeslaný odběrateli – vpravo nahoře pod ikonou otazníku.

Nenajdete-li mezi dostupnými zástupnými znaky ten, který potřebujete, kontaktujte nás. Pokud to bude možné, doplníme jej.

Text, který si v šablonách nastavíte, můžete samozřejmě u každé odesílané faktury editovat.

Všechny e-maily, které z iDokaldu odešly (včetně upomínek nebo cenových nabídek), najdete pod položkou Adresář – historie e-mailů. E-maily, které tady najdete, byly s jistotou odběratelům doručeny. Pokud vám někdo tvrdí opak, pošlete mu například screenshot z vaší historie e-mailů.

Nastavte si poštovní server

Zde nastavíte adresu, ze které se budou vaše e-maily z iDokladu odesílat. Máte 3 možnosti:

1. Využít server iDokladu. V tomto případě budou veškeré e-maily chodit z adresy neodpovidat@idoklad.cz.
2. Pokud využíváte Office 365 Exchange server, můžete pro odesílání využít svou vlastní e-mailovou adresu. Stačí vyplnit e-mail a heslo.
3. V případě, že využíváte vlastní poštovní server, nastavte si jako odesílatele svou adresu. Heslo vyplňte takové, které zadáváte pro přístup do své e-mailové schránky. U svého poskytovatele si pak zažádejte o parametry pro nastavení SMTP serveru. Jako test si zkuste na svůj e-mail odeslat starší fakturu.