Listopadové novinky: zasílání faktur odkazem, personalizované štítky a seznam dokladů k DPH

Podzim se venku hezky vybarvuje a iDoklad nezůstává pozadu. Více barev a především větší přehled vám zajistí nové štítky dokladů a jejich filtrování. Potěšíme ale také plátce DPH a milovníky elegantního odesílání dokladů.

1. Zasílejte faktury odkazem

Tato novinka potěší všechny uživatele iDokladu, včetně majitelů účtu Zdarma. Díky ní už nebudete muset faktury posílat jako přílohu e-mailu. Vašemu fakturačnímu protějšku odešlete pouze vygenerovaný odkaz.

Hlavní výhody odesílání dokladů odkazem

• Pokud i příjemce využívá iDoklad, jednoduše převede doklady pod svůj účet. Vyhne se tím případným chybám při manuálním přepisování údajů.
• Příjemce dokladu vám může obratem odpovědět připomínkou.
• Z odkazu si příjemce může doklad snadno stáhnout.
• Případné přílohy (dodací či záruční list nebo kalkulaci) si příjemce také stáhne přes zaslaný odkaz. Díky tomu přílohy nezabírají místo v e-mailové schránce.

Odesílání faktur odkazem nastavíte kliknutím na ozubené kolečko Nastavení v pravé horní části a výběrem záložky E-maily.

Odeslání faktury ve formě odkazu můžete zvolit i pro jednotlivé doklady po jejich vystavení.

A malé lákadlo na závěr. Do budoucna plánujeme propojení odkazu s notifikací, která odesilatele odkazu upozorní, že jeho fakturační protějšek odkaz už otevřel.

2. Filtrujte doklady podle svých představ

Pokud máte Základní nebo vyšší předplatné, můžete využít novou funkci štítků. Otevřete si tím úplně nové možnosti filtrování a rozřazování dokladů (faktur, nabídek, pokladny i banky). Počet štítků a jejich druhů máte totiž plně ve své režii, záleží jen na vašich potřebách členění.

Pomocí štítků například:

• odlišíte druhy zakázek,
• přidělíte doklady k příslušným projektům nebo střediskům
• nebo snadněji ohlídáte náklady.

Stačí ke každému dokladu přiřadit konkrétní štítky. Ty si vytvoříte podle vlastních potřeb. Hned se podíváme, jak na to.

Přidejte neomezené množství štítků

V levé horní části faktury klikněte na symbol přidat (+) a začněte psát název štítku. Pokud máte štítek již vytvořený, našeptávač vám jej nabídne. Na doklady ale můžete přidávat i zcela nové štítky.

Pokud přidáváte nové štítky přímo u vytvořeného dokladu, stačí štítek vypsat a zmáčknout enter. Vytvořené štítky se uloží.

Nový štítek má vždy šedou barvu. Odstín změníte v Nastavení.

Přiřazené štítky odstraníte klávesou zpět (backspace) nebo kliknutím na křížek v pravé části štítku. Ten se objeví, pokud na štítek najedete kurzorem myši.

Do nastavení štítků se dostanete kliknutím na ozubené kolečko Nastavení a výběrem karty Aplikace a zvolením záložky Štítky. Zde můžete:

• měnit barvy již existujících štítků,
• vytvářet nové štítky
• nebo štítky mazat.

Smazané štítky ze všech dokumentů, ke kterým byly přiřazené, zmizí. Samotné dokumenty ale zůstávají.

3. Seznam dokladů k přiznání DPH

Pro uživatele Oblíbeného a Prémiového předplatného jsme připravili nového pomocníka pro vystavování seznamu dokladů k DPH.

Na horní liště zvolte možnost Finance a záložku DPH. Zde vyberte možnost Seznam dokladů k DPH.

Zvolte si období a vygenerujte si seznam dokladů tlačítkem Generovat.

Náš tip: Nejprve si v nastavení firmy zkontrolujte, že máte správně vyplněné údaje o firmě a zda doklady přijaté nebo odeslané na přelomu zvoleného období spadají do správného časového úseku.

Vygenerovaný seznam má dvě podoby:

1. vidíte jednotlivé řádky dokladů,
2. faktury vidíte jako celek, pokud je na jejich řádcích stejná sazba a členění DPH.

Seznam můžete přepínat pomocí Seskupení.

Seznam si můžete vytisknout jako sestavu. O ní si při kontrole může zažádat Finanční úřad nebo auditor.

Slouží ale i pro vlastní kontrolu. Pokud například na fakturu zapomenete přidat členění DPH, na seznamu se zobrazí členění DPH pouze jako pomlčka a vy na první dobrou víte, který doklad upravit.

Pokud si nejste jistí, co které členění DPH znamená, stačí na nápis najet kurzorem myši a dostanete nápovědu.

Na vygenerovaném seznamu iDoklad zobrazuje i součty. Pro lepší přehled můžete v seznamu dokladů k DPH i filtrovat. Zvolené filtry aktivujte tlačítkem Hledat a následně vyfiltrované možnosti zrušíte křížkem.