Komunikace s úřady z pohodlí domova. K čemu využijete datovou schránku, elektronický podpis a kdy zřídit e-identitu?

Největší výhodou elektronické komunikace s úřady je (asi nepřekvapivě) rychlost. Nejde přitom jen o pohodlí a možnost trávit čas jinak než stáním ve frontě. Pokud vám hoří termín, a máte poslední den na odevzdání daňového přiznání nebo zápis dítěte do školky, elektronicky to stihnete. Jako den dodání se totiž bere den, kdy dokumenty odešlete a tak se nemusíte vázat na úřední hodiny, ale klidně vše pošlete těsně před půlnocí.

Datovka je základ. A dnes už i povinnost

Základem elektronické komunikace je pro podnikatele datová schránka. Od roku 2023 ji jakožto OSVČ máte automaticky zřízenou od státu. Její výhody, ovládání a možnosti využití jsme popsali v tomto článku.

Tady jen připomínáme, že jde o „úřady posvěcený“ nástroj připomínající e-mail, který každému s kým komunikujete, garantuje, že jste to opravdu vy. Vedení datové schránky je zdarma a veškerá komunikace v ní zastupuje elektronický i vlastnoruční podpis.

Co vyřídíte přes datovou schránku: Přes datovou schránku snadno podáte třeba daňové přiznání, zažádáte o vydání nového občanského průkazu, cestovního pasu nebo o rodičovský příspěvek. A mnoho dalšího, přesvědčte se sami. 

Kvalifikovaný certifikát neboli elektronický podpis

Elektronický podpis využijete zejména u dokumentů, u nichž potřebujete zaručit věrohodnost původu, ale nepotřebujete potvrdit odeslání, doručení či přečtení zprávy.

Stejně jako u klasického e-mailu si totiž ani u toho s elektronickým podpisem nemůžete být jisti, že nespadl do spamu nebo hromadné pošty – což u datovky nehrozí. 

Elektronický podpis vám zařídí Česká pošta prostřednictvím služby PostSignum QCA, případně jedna z následujících certifikačních autorit:

• První certifikační autorita, a. s.
• eIdentity, a. s.

K získání podpisu stačí elektronicky vyplnit příslušnou žádost a poté se dostavit na kontaktní místo, kde úředníci ověří vaši totožnost.

Platnost elektronického podpisu se pohybuje od 1 do 3 let. Čím déle, tím více za službu zaplatíte (např. tříletý podpis vyjde kolem 1000 Kč, jednoroční do 500 Kč). Certifikát vám přijde na e-mail, ze kterého podpis instalujete do svého počítače. Zálohu certifikátu si můžete také uložit na čipovou kartu nebo USB token.

K čemu využijete elektronický podpis: Stejně jako u datovky můžete s elektronickým podpisem podávat daňové přiznání nebo komunikovat s úřady. Vše můžete rovnou posílat e-mailem, takže si ušetříte přihlašování a vyplňování v datové schránce.

Na rozdíl od datové schránky můžete s elektronickým podpisem komunikovat i s úřady v zahraničí, je totiž platný v celé Evropské unii.

E-identita je vaše digitální občanka

Některé úkony vyřídíte také přes Identitu občana. Podobně jako třeba občanka pomáhá e-identita ověřit vaši totožnost při využívání online služeb veřejné správy ČR.

K čemu využijete Identitu občana: Přes e-identitu můžete komunikovat s ČSSZ, Úřadem práce, přihlašovat se do Portálu občana, Daňového portálu nebo na Finanční správu. Své portály mají i některá města či zdravotnická zařízení. Kompletní seznam služeb, kde e-identitu občana využijete, najdete zde.

Abyste e-identitu mohli používat, musíte nejdříve ověřit svou totožnost v Portálu občana jedním z následujících způsobů:

• eObčanka – přihlásíte se prostřednictvím novějšího občanského průkazu s čipem (vydaného po 1. 7. 2018),
• NIA ID – identifikujete se pomocí kombinace uživatelského jména, hesla a jednorázové SMS,
• Mobilní klíč eGovernmentu – přihlašujete se načtením QR kódu v mobilní aplikaci,
• bankovní identita – některé banky poskytují svým klientům možnost ověření přes vlastní přihlašovací portál.

Podnikejte s lehkostí

Rutinní administrativu, komunikaci s úřady a další podnikatelské nezbytnosti vyřešíte snadno s fakturačním programem iDoklad. Vyzkoušejte ho zdarma a ověřte si, jak vám pomůže v každodenní fakturaci, správě účetních dokumentů i podávání daňového přiznání.

A jestli vás v podnikání pálí i další témata, jako je cenotvorba nebo DPH, projděte si naši mini akademii pro začínající podnikatele. Najdete v ní 30 videí s celkovou délkou přes 8 hodin plných tipů a triků z každodenní podnikatelské praxe. Podnikatelé s IČO mladším než jeden rok, uživatelé iDokladu a ti, kteří podnikání zatím plánují, ji mají navíc zdarma.