Jak správně vést knihu jízd

Využíváte k podnikání soukromé auto nebo máte ve firmě služební? Pak byste si měli vést knihu jízd. Přečtěte si, kdo ji musí vést a jaké údaje do ní patří podle požadavků finančního úřadu a inspekce práce.

Kniha jízd může mít papírovou i elektronickou podobu a slouží k evidování údajů o provozu služebního nebo soukromého vozidla, které využíváte k podnikání.

Kdy potřebujete knihu jízd

Pokud při daňovém přiznání neuplatňujete výdaje procentem z příjmů (paušální výdaje), ale vedete si daňovou evidenci, ze které počítáte skutečné výdaje, potřebujete evidovat i provoz služebního automobilu. Platí to pro plátce i neplátce DPH.

Knihu jízd byste měli vést, i v případě, že dokládáte dodržování bezpečnosti práce. Z knihy se totiž zpětně zjišťuje, jestli zaměstnanci čerpali povinné bezpečnostní přestávky. Ty jsou stanovené nařízením vlády. Například řidič referent (není řidičem z povolání, typicky obchodní zástupce na cestě za zákazníkem) musí na první přestávku nejpozději po 4 a půl hodinách za volantem.

Existují vůbec případy, kdy podnikatelé knihu jízd vést nemusí? Na to odpovídá daňová poradkyně Vladimíra Přibylová v naší mini akademii: „Knihu jízd nemusí vést tedy pouze ti podnikatelé, kteří automobil využívají osobně a neuplatňují si skutečně vynaložené výdaje na pohonné hmoty jako daňově uznatelný náklad. Pokud je automobil pouze částečně využíván pro ekonomickou činnost a částečně pro osobní spotřebu, pak jste povinni vést knihu jízd, protože máte nárok na odpočet DPH, i když jen v poměrné výši.”

Co do knihy jízd patří

Měli byste evidovat každou cestu a uvádět:

• datum,
• čas odjezdu a příjezdu – zahájení a ukončení cesty autem,
• destinaci – odkud jste vyjeli a kam jste jeli,
• účel – z jakého důvodu jste cestu podnikli,
• ujeté kilometry – počáteční a konečný stav tachometru,
• bezpečnostní přestávky – jestli povinně čerpáte bezpečnostní přestávku, zapište čas jejího začátku a konce,
• údaje o čerpání pohonných hmot – uveďte počet litrů a cenu.

Připojte také informace o vozidle:

• typ automobilu,
• SPZ,
• průměrnou spotřebu pohonných hmot z technického průkazu.

Informace o cestě zaneste do knihy jízd ihned po návratu. Zpětně vám totiž mohou vypadnout z paměti důležité detaily. Pozor, pokud knihu vedete z důvodu prokazování bezpečnosti práce, musíte ji vést denně a nesmíte nic dopisovat zpětně.

Nenajezdíte-li mnoho kilometrů a nechcete evidovat každý nákup benzínu, máte ještě jednu možnost, jak si z daní odečíst z daní náklady na automobil. Pomocí tzv. paušálu na dopravu.

Místo skutečných nákladů uplatníte pevnou částku.

• 5 000 Kč za každý měsíc, kdy používáte auto jen pro pracovní účely,
• 4 000 Kč za každý měsíc, kdy používáte-li auto i pro osobní potřebu.

Paušál můžete za jedno zdaňovací období (zpravidla 1 rok) uplatnit maximálně pro tři vozidla.

Papírově, nebo elektronicky?

Kniha jízd může vypadat různě. Jako dobrý vzor vám poslouží předtištěné tiskopisy (formuláře), které pořídíte třeba v papírnictví, ale data můžete vyplňovat i do běžného sešitu.

Pohodlnějším řešením než papírový formulář pro knihu jízd je elektronická evidence. Nemůžete ji ztratit a vyplňování je mnohem přehlednější. Například s modulem Kniha jízd účetního programu Money S3. Do iDokladu pak náklady na automobil přenesete při generování podkladů pro daňové přiznání do kolonky Ostatní náklady nezadané v iDokladu.

Chcete si rozšířit obzory i z dalších oblastí podnikání? V naší mini akademii se dozvíte spoustu užitečných informací o vedení účetnictví a daňové evidence, daních, fakturaci, smlouvách nebo cenotvorbě.

Pro začínající podnikatele je vstup do akademie zdarma.