Jak na vystavení a zaúčtování zálohové faktury u plátců DPH

Zálohová faktura je pro podnikatele oblíbeným způsobem, jak se „pojistit“, že za zakázku dostanou zaplaceno. Zvlášť důležitá je pro plátce DPH, které ochrání před úhradou DPH z neuhrazené zakázky. Přečtěte si proto, jak si s vystavením i zaúčtováním zálohové faktury poradit.

Jako zákazník musíte se zálohovou fakturou počítat zejména u:

• rozsáhlejších zakázek,
• výrobků na míru
• i u některých služeb – například u ubytování.

Podnikatel v takovém případě vystaví zálohovou fakturu a službu nebo zboží dodá až poté, co dostane dohodnutou platbu.

Zálohových faktur přitom může být v průběhu zakázky víc. Záleží na rozsahu služeb a dohodě s klientem.

Proč vystavovat zálohové faktury

Zálohovou fakturu využívají plátci i neplátci DPH. Snižují tím riziko, že jim klient nezaplatí.

Zvlášť důležitá je ale pro plátce DPH. V jejich případě je faktura daňovým dokladem, a proto musí odvést uvedenou DPH – bez ohledu na to, jestli klient zaplatil nebo ne. 

Představte si, že máte například malou firmu, která dodává a montuje kuchyňské linky. Klient si od vás do svého bytu objedná kuchyň za 200 000 korun bez DPH. Vy ji sestavíte a následně zákazníkovi pošlete fakturu na celou částku. Jenže klient vám nezaplatí.

Přesto musíte DPH odvést.

Nezbývá vám proto, než zaplatit daň ze svého. Nepřijdete tak jen o náklady spojené s dodáním a montáží linky, ale také o dalších 30 000 korun (při snížené 15% sazbě DPH).

Co má obsahovat zálohová faktura

Na rozdíl od běžné faktury nevstupuje zálohová faktura do účetnictví a není daňovým dokladem. Nemusíte z ní tedy odvádět DPH.

A pokud vám klient nezaplatí, zálohovou fakturu jednoduše stornujete nebo smažete.

Další výhodou je, že zálohová faktura nemá předepsané náležitosti. Nemusíte tedy například počítat a vyčíslovat DPH.

Obecně je ale vhodné, aby se na zálohové faktuře objevily podobné údaje jako na běžné faktuře. Práce s doklady bude díky tomu jednodušší a přehlednější.

Na zálohovou fakturu proto uveďte:

• informace o dodavateli (jméno a příjmení či název firmy, adresa, IČ, DIČ),
• informace o příjemci (stejné jako u dodavatele),
• fakturovanou částku,
• datum vystavení,
• datum splatnosti,
• způsob úhrady
• a případně číslo účtu, na který vám má klient zaplatit (pokud nevystavujete například fakturu za hotové).

A pokud používáte fakturační program iDoklad, nemusíte si s podobou zálohové faktury dělat starosti. Program dohlédne, aby na ní nechyběly žádné důležité informace.

Jak zaúčtovat zálohovou fakturu u plátců DPH

Jak už jsme zmínili, zálohová faktura není účetním ani daňovým dokladem. Nemusíte tak odvádět DPH a neřešíte ani účtování přijaté zálohové faktury. Tyto faktury pouze evidujete.

Platí to i v případě, že jste odběratelem. Také v tomto případě se vás zaúčtování zálohové faktury netýká.

Do účetnictví zakázka vstupuje uhrazením zálohové faktury. V tu chvíli máte jako dodavatel 15 dnů na vystavení daňového dokladu k přijaté platbě a jeho odeslání klientovi.

Na rozdíl od zálohové faktury na něm musí být mimo jiné:

• rozepsaná DPH
• a datum uskutečnění zdanitelného plnění (u zálohové faktury bývá stejné jako datum přijetí platby).

Zároveň musíte v příslušném zdaňovacím období DPH odvést.

Zákazník uplatní odpočet DPH až poté, co mu pošlete daňový doklad.

Nezapomeňte na vyúčtovací fakturu

Jakmile zakázku dokončíte, musíte zákazníkovi vystavit vyúčtovací fakturu. Obsahuje:

• celkovou částku,
• celkovou DPH,
• odpočet zaplacené zálohy,
• odpočet zaplacené DPH
• a vyčíslení zbývající částky k úhradě.

Na rozdíl od zálohové faktury je účetním i daňovým dokladem. A proto z ní musíte odvést příslušnou DPH (po odpočtu už uhrazené DPH ze zálohové platby).

TIP: Co všechno musí daňové doklady splňovat, se dozvíte v článku Jak fungují daňové doklady k přijaté platbě.

Doklad, který vás zbaví starostí

Sami vidíte, že vystavení ani zaúčtování zálohové faktury se bát nemusíte. Naopak vám tento doklad ušetří spoustu zbytečných starostí.

A pokud chcete další tipy, které vám usnadní fakturaci, účetnictví nebo práci s daněmi, navštivte naši mini akademii pro začínající podnikatele. Najdete v ní videonávody od profesionálních účetních a daňových poradců. Pro začínající podnikatele a uživatele iDokladu je přitom vstup zdarma.