Jak efektivně používat pokladní doklady (+ vzory)

Co je pokladní doklad? Je to vlastně jednoduchá účtenka, která ukazuje, kdo komu za co zaplatil v hotovosti. Díky poctivému vydávání těchto příjmových a výdajových pokladních dokladů můžete spolehlivě sledovat veškeré hotovostní pohyby v pokladně.

Náležitosti pokladních dokladů

Seznam nutných náležitostí pokladního dokladu je následující:

• Druh dokladu (příjmový či výdajový)
• Den, měsíc a rok vystavení
• Firma
• Cena bez DPH
• DPH v procentech (pouze u plátců DPH)
• Hodnota DPH (pouze u plátců DPH)
• Cena celkem
• Cena celkem slovy
• Od koho byla částka přijata, resp. komu byla vyplacena (vč. DIČ)
• Účel platby
• Podpis obou stran (vydal / přijal), vlastnoruční či elektronický

Typy pokladních dokladů

1. Příjmový pokladní doklad

Příjmový pokladní doklad vystavujete, pokud do pokladny přijímáte peníze (např. lidé u vás nakupují). Dokládá částku, účel platby a identifikaci plátce.

Vzor vyplněného příjmového pokladního dokladu

2. Výdajový pokladní doklad

Výdajový pokladní doklad vystavujete, pokud z pokladny peníze vydáváte (vy nakupujete). Obsahuje částku, účel platby a identifikaci příjemce.

„Pro oba typy pokladních dokladů musíte vést samostatnou číselnou řadu dokladů. Jedině tak prokážete, že je evidence kompletní,“ vysvětluje v naší mini akademii pro začínající podnikatele daňový poradce Jaroslav Veselka.

Jak vystavit pokladní doklad

Vystavení pokladního dokladu není žádná věda, stačí se držet jednoduchého postupu.

1. Vyberte si formu

Můžete použít papírový tiskopis z papírnictví nebo elektronickou verzi v účetním systému.

2. Vyplňte základní údaje

• Typ dokladu – příjmový, pokud peníze přijímáte, výdajový, pokud je vydáváte.
• Datum – den, kdy doklad vystavujete.
• Kdo komu platí – název firmy nebo jméno osoby včetně IČO a DIČ (pokud je plátce DPH).

3. Doplňte částku

• Cena bez DPH
• Sazba DPH a výpočet (pokud jste plátce)
• Celková částka číslem i slovy

4. Uveďte účel platby

Stručně, ale jasně – například „nákup kancelářských potřeb“ nebo „úhrada za služby“.

5. Nezapomeňte na podpisy

Podpisy obou stran (vystavil/přijal) jsou nutné. U elektronického dokladu stačí digitální podpis.

Tip: Pokud používáte univerzální tiskopis „Příjmový – výdajový pokladní doklad“, přeškrtněte nepoužitou variantu, aby bylo jasné, o jaký doklad jde.

Kdo dostane originál pokladního dokladu

Bývá zvykem, že originál pokladního dokladu si ponechává ten, kdo peníze vydává, zatímco kopii dostane strana, která hotovost přijímá.

TIP: Potřebujete kromě pokladních dokladů vystavovat i faktury? Přečtěte si našeho velkého průvodce fakturací.

Jak zaúčtovat pokladní doklad

Pokladní doklady musí mít správné účetní zařazení. Naštěstí je to snadné.

1. Zvolte správný účet

• Příjmový doklad → zaúčtujete na 211 – Pokladna (Má Dáti) a výnosový účet, například 601 – Tržby (Dal).
• Výdajový doklad → částku zapíšete na 211 – Pokladna (Dal) a příslušný nákladový účet, například 501 – Spotřeba materiálu (Má Dáti).

2. Nezapomeňte na DPH

Pokud jste plátci DPH, daň zaúčtujete na 343 – DPH.

3. Zkontrolujte zůstatek

Pravidelně ověřujte, že hotovost v pokladně odpovídá stavu v účetnictví.

4. Archivujte doklady

Pokladní doklady musíte uchovávat alespoň 5 let pro případ kontroly.

Tip: Pro rychlejší a pohodlnější účetnictví můžete využít elektronické pokladní doklady, které automaticky zaúčtují platby a ušetří vám práci.

Elektronické vystavování pokladních dokladů

Pokladní doklady můžete vystavovat i elektronicky. Umí to třeba fakturační služba iDoklad. Z ní si snadno už vypsaný pokladní doklad vytisknete ve dvou kopiích. Stačí ho podepsat, předat protistraně a máte hotovo.

S fakturačnímu programy, jako je iDoklad, vám odpadá  starost s ručním vyplňováním pokladních dokladů. Stačí jen pár kliknutí a program automaticky vygeneruje šablonu se všemi povinnými údaji. Dokument pak jednoduše vytisknete ve dvou kopiích – a máte hotovo.

Takto vypadá vzor pokladního dokladu vystavený službou iDoklad.

Vzor pokladního dokladu (ke stažení)

Pokud nepoužíváte fakturační program, pokladní doklady budete muset vyplňovat ručně.

Níže najdete univerzální vzor pokladního dokladu ke stažení. Lze jej využít pro příjmový i výdajový pokladní doklad – stačí vyplnit správné údaje.

Pokladní doklad vzor ke stažení PDF
Pokladní doklad vzor ke stažení WORD

Pokud si nejste jistí, jak pokladní doklad správně vyplnit, podívejte se na vzor vyplněného příjmového pokladního dokladu výše.

Archivace pokladních dokladů

Podnikatelé musí pokladní doklady uchovávat minimálně 5 let, přičemž lhůta začíná běžet od prvního dne následujícího roku. To znamená, že pokladní doklad z roku 2024 musíte archivovat do konce roku 2029.

Pokud jste plátci DPH, vztahuje se na vás delší povinnost – daňové doklady (včetně pokladních) musíte archivovat 10 let, jak stanovuje zákon o DPH.

Předčasné skartování může znamenat problém při kontrole, proto doporučujeme uchovávat doklady i déle, zejména pokud se vážou k dlouhodobým smlouvám nebo majetku.

Pokladní doklad nad 10 000 Kč

Pokud částka na pokladním dokladu přesáhne 10 000 Kč, už nestačí zjednodušený daňový doklad. V souladu s § 30 zákona č. 235/2004 Sb., o DPH, je v takovém případě nutné vystavit plnohodnotný daňový doklad se všemi zákonnými náležitostmi.​

Toto pravidlo platí pouze pro plátce DPH. Pokud nejste plátcem DPH, limit 10 000 Kč se vás netýká – vystavujete pouze běžné účetní doklady a nemusíte řešit rozpis DPH.

Naučte se vystavovat i další doklady

Pokud vás zajímá, jak se liší doklad o zakoupení a příjmový pokladní doklad, podívejte se na příslušnou lekci v naší mini akademii pro začínající podnikatele. Daňový poradce Jaroslav Veselka v ní vysvětluje detaily.

V on-line mini akademii najdete i další důležité informace pro podnikatele. Vyznáte se v daních, zjistíte, jak správně fakturovat, jak uzavírat smlouvy s klienty a jak si správně nastavit cenu za svoje zboží a služby. Přihlaste se do mini akademie a překonejte všechny nástrahy, které na začátečníky číhají.

Pro začínající podnikatele je vstup do akademie zdarma.