Jak datová schránka pro OSVČ zjednoduší podnikání

Co je datová schránka

Datová schránka je takový ověřený e-mail. Díky ní můžete komunikovat s úřady:

• jednodušeji,
• rychleji a 
• zdarma.

Proč to nejde obyčejným e-mailem? Úřady potřebují mít jistotu, že komunikují skutečně s vámi. E-mail se dá velmi snadno podvrhnout či napadnout a e-mailovou schránku s vaším jménem si může založit kdokoliv.

Komunikace prostřednictvím e-mailu je z těchto důvodů pro úřady neprůkazná. Proto byly zavedeny datové schránky.

Co mi založení datové schránky přinese

Hlavní výhodou je úspora času a peněz. Jako OSVČ musíte komunikovat s úřady, např. podáváte daňové přiznání a přehledy pro správu sociálního zabezpečení nebo zdravotní pojišťovnu. To jsou minimálně tři úřady, které musíte každoročně oběhnout, nebo tři dopisy, které musíte poslat. 

Jednoduchost

Díky datové schránce vyřídíte všechny písemnosti s úřady odkudkoliv — potřebujete jenom připojení k internetu. Pokud nestíháte podat daňové přiznání, můžete ho datovou schránkou odeslat klidně poslední den lhůty ve 23:59. 

Rychlost

Datová schránka urychluje komunikaci nejen ve směru od vás k úřadům, ale také od úřadů směrem k vám. Klasický papírový dokument musí úředník vytisknout, předat na podatelnu, kde jej zabalí do obálky, pak jej někdo musí odnést na poštu a poště trvá několik dní, než vám doporučený dopis doručí. Pokud vás nezastihne, budete si muset ještě dojít na pobočku zásilku vyzvednout.

S datovou schránkou tohle všechno odpadá, datová zpráva je vám doručena během pár minut. Pokud čekáte na důležitý dokument od úřadu (např. jste si rozšiřovali živnost), je celý proces výrazně rychlejší. 

Úspora peněz

Založení datové schránky je zdarma, stejně jako komunikace prostřednictvím schránky se všemi úřady. Pokud datovou schránku nemáte, stojí vás komunikace s úřady minimálně váš čas (chodíte-li na úřady osobně) a často i peníze (pokud odesíláte podání poštou).

Datovou schránku můžete využívat i pro komunikaci se svými obchodními partnery (nejčastěji s jinými živnostníky nebo s. r. o.). Za každou takto poslanou zprávu zaplatíte 15 Kč, což je  méně, než kolik stojí obyčejný dopis. V praxi ale tato funkce moc využívaná není – ke komunikaci s partnery většinou stačí obyčejný e-mail.

S datovou schránkou ušetříte, pokud si potřebujete obstarat některé oficiální dokumenty, např. výpis z rejstříku trestů. Stačí poslat žádost datovou schránkou a během pár minut vám do ní výpis přijde. Oproti tomu na CzechPOINTu zaplatíte za tentýž úkon 100 Kč. Stejným způsobem můžete požádat třeba i o výpis bodového hodnocení řidiče.

Jak zřídit datovou schránku pro OSVČ

Od 1. ledna 2023

Pokud podnikáte jako OSVČ a datovou schránku zatím nemáte, zřídí vám ji stát v průběhu prvního čtvrtletí 2023 automaticky. Přístupové údaje do své datové schránky vám přijdou poštou mezi 1. lednem a 31. březnem 2023. U těchto zásilek nebude přípustné náhradní doručení (vhozením do schránky po uplynutí úložní doby na poště), zásilku proto nepropásněte.

Tři měsíce jsou celkem dlouhé časové rozmezí, ve kterém budete s napětím očekávat doporučený dopis. Chcete-li se tomu vyhnout, zřiďte si datovou schránku dobrovolně do konce roku 2022 – od 1. 1. 2023 se pak změní pouze její status (nebude ji možné deaktivovat).

Jestliže začnete podnikat v průběhu roku 2023, datovou schránku vám úřady zřídí automaticky poté, co si založíte živnost (zákon říká, že datová schránka vám bude zřízena „bezodkladně” – co to bude v praxi znamenat, těžko s předstihem říci).

Do 31. prosince 2022

Do konce roku 2022 si jako OSVČ můžete datovou schránku založit dobrovolně. Na výběr máte tři způsoby, jak to udělat. Všechny jsou zdarma, jenom v případě korespondenčního zřízení datové schránky budete muset zaplatit za dopis, který pošlete, a za ověřený podpis na žádosti o zřízení datové schránky OSVČ.

Osobní návštěva CzechPOINTu

Rozhodně nejrychlejší a nejefektivnější způsob. Na jakémkoliv kontaktním místě veřejně správy CzechPOINT –  tedy na obecním úřadě, na poště apod., podáte žádost o zřízení datové schránky, prokážete se občanským průkazem a úředník s vámi vyplní jednoduchý formulář. Během pár hodin vám do e-mailu přijdou přístupové údaje k datové schránce a máte hotovo.

Zřízení datové schránky online

O zřízení datové schránky OSVČ můžete požádat i online, pokud již využíváte národní elektronickou identitu občana.

Pokud e-identitu zatím aktivní nemáte a chcete si ji zřídit, potřebujete k tomu občanský průkaz, vydaný v roce 2018 a později, s aktivovaným elektronickým čipem. Po zřízení e-identity zažádáte o zřízení datové schránky pohodlně online.

Písemně

Tento způsob je rozhodně nejméně efektivní a také bezkonkurenčně nejpomalejší. Na písemné žádosti o zřízení datové schránky musí být váš úředně ověřený podpis – takže musíte u notáře nebo na CzechPOINTu ověřit svůj podpis a pak ještě jít s dopisem na poštu. 

Jak s datovou schránkou pracovat 

Obsluha datové schránky se nijak zvlášť neliší od obsluhy e-mailové schránky, proto ji hravě zvládnete. Jen dávejte pozor na dvě specifika datových schránek:

• fikce doručení
• datové zprávy zůstávají ve schránce pouze 90 dní.

Fikce doručení

Pokud vám přijde zpráva do datové schránky a vy ji do 10 následujících dnů neotevřete, považuje se zpráva desátým dnem za doručenou bez ohledu na to, že jste si ji fakticky nepřečetli. To není žádná nevýhoda datové schránky – fikce doručení se uplatní úplně stejně i v případě, že si nevyzvednete doporučený dopis od státního orgánu na poště.

Pokud datovou zprávu otevřete během desetidenní lhůty po jejím doručení, považuje se den, kdy zprávu fakticky otevřete, za den doručení.

Den doručení datové zprávy je podstatný pro běh lhůt, které vám mohou z doručené zprávy plynout. Pojďme si ilustrovat na příkladu: Stavební úřad odmítne vydat stavební povolení a vy se budete chtít proti jeho rozhodnutí odvolat.

V prvním případě vám bude rozhodnutí úřadu doručeno datovou zprávou 10. 7., vy si ale zprávu otevřete až 30. 7. Patnáctidenní lhůta k podání odvolání vám běží od 20.7., takže odvolání musíte podat nejpozději do 4. 8. Fakticky máte pět dní na to, abyste si odvolání připravili, protože jste si datovou zprávu otevřeli pozdě.

V druhém případě si datovou zprávu s rozhodnutím stavebního úřadu přečtete 15. 7., od toho dne vám běží odvolací lhůta. Odvolání musíte podat nejpozději 30. 7. a na jeho přípravu máte celých 15 dní.

Jak vidíte, datové zprávy se vyplatí číst včas. Neznamená to ale, že byste museli svou datovou schránku každý týden kontrolovat. Nastavte si v datové schránce zasílání upozornění na e-mail, kdykoliv vám přijde datová zpráva. Pak budete přesně vědět, kdy je potřeba se do datové schránky podívat. Služba je zdarma a můžete také využít zasílání upozornění přes sms – ty už jsou zpoplatněny.

90 dní a dost

Myslete také na to, že zprávy z datové schránky (jak doručené, tak odeslané) po 90 dnech nenávratně mizí.

Doporučujeme si všechny datové zprávy ukládat do složky ve vašem počítači, a to včetně informace o tom, kdy vám byly doručeny. Z datové schránky si můžete stáhnout i doručenku, pokud chcete, úplně ale stačí, pokud si datovou zprávu uložíte tak, aby vám bylo zřejmé, kdy jste ji obdrželi (např. uložíte si ji do složky s konkrétním datem). 

Nezapomeňte si datové zprávy ukládat včetně všech příloh.

Je potřeba si ukládat také odeslané zprávy? Doporučujeme to. Např. pokud budete datovou schránkou podávat daňové přiznání a následující rok budete žádat o hypotéku, bude banka chtít vidět doklad o tom, že elektronicky podané daňové přiznání skutečně odešlo vaší datovou schránkou. Pokud nebudete mít doručenku, těžko to budete prokazovat.

Datová schránka fyzické osoby a datová schránka podnikající fyzické osoby

Existují dva typy datových schránek pro fyzické osoby:

• pro soukromé záležitosti (datová schránka fyzické osoby),
• pro podnikatelské záležitosti (datová schránka podnikající fyzické osoby).

Když už si budete datovou schránku zřizovat a podnikáte, nechte si zřídit oba dva typy datových schránek. Soukromá datová schránka se vám může hodit pro osobní záležitosti (např. budete potřebovat vyřídit stavební povolení), podnikatelská pro záležitosti spojené s podnikáním (např. komunikace s finančním úřadem). 

Musím datovou schránku vždy používat?

Může nastat situace, kdy byste písemnost na úřad raději zanesli osobně, třeba proto, že chcete něco konzultovat.

Typickým příkladem je situace, kdy si nebudete jistí, zda jste vyplnili správně každoroční přehled příjmů a výdajů OSVČ podávaný na správu sociálního zabezpečení. V takovém případě se hodí zajít na úřad osobně a vyplnění formuláře s příslušným úředníkem projít. 

Jako OSVČ máte do konce roku 2022 datovou schránku zřízenou dobrovolně, takže i její používání je dobrovolné. Jestliže se vám víc hodí podat písemnost na úřad osobně, můžete to udělat.

Od roku 2023 budete mít povinnost prioritně používat pro komunikaci s úřady datovou schránku. To nemusí nutně znamenat, že fyzické podání na úřad již nebude vůbec přípustné — v současnosti to sice zákon vyžaduje, nicméně pracuje se na novelách příslušných právních předpisů, které by měly tyto povinnosti zmírnit. A až praxe ukáže, jak budou úřady k OSVČ s povinnými datovými schránkami od roku 2023 přistupovat.

Chcete se dozvědět víc o tom, jaké máte jako OSVČ povinnosti? Podívejte se na naši mini akademii pro začínající podnikatele. Najdete v ní celou lekci věnovanou datovým schránkám a mnoho dalších praktických tipů a rad. Pro začínající podnikatele je navíc zdarma.