Datová schránka pro OSVČ: výhody, povinnosti a nejčastější otázky

Datová schránka pro OSVČ: povinné změny od roku 2023

Od 1. ledna 2023 platí, že všem podnikatelům – tedy OSVČ – bude datová schránka automaticky zřízena.

Zákon č. 300/2008 Sb. stanovuje, že datovou schránku dostane každý subjekt vedený v Registru osob (ROS). Tato povinnost se tak nově týká dvou skupin osob: všech podnikajících fyzických osob (OSVČ) a právnických osob.

Cíle této změny jsou jasné:

• omezit administrativu a papírování na minimum,
• zrychlit komunikaci a vyřizování žádostí,
• snížit časovou náročnost jak pro podnikatele, tak pro úřady.

Kdo musí mít datovou schránku v roce 2025?

Povinnost mít datovou schránku platí pro všechny OSVČ i právnické osoby. Běžní občané, kteří nepodnikají, ji mít nemusí; pro ně zůstává dobrovolná.

Automatické zřízení datové schránky – jak to funguje?

Po registraci podnikatele v Registru osob (ROS) je datová schránka OSVČ automaticky vytvořena a přihlašovací údaje dorazí poštou. Jakmile je obdržíte, můžete schránku ihned využívat pro rychlou a přehlednou komunikaci s úřady.

Jak získat přihlašovací údaje do datové schránky?

1. Po automatickém zřízení datové schránky vám pošta doručí dopis se žlutým pruhem.
2. V dopise najdete přístupové údaje a pokyny k přihlášení.
3. Přihlašovací údaje mají omezenou platnost, proto se doporučuje přihlášení neodkládat.

Jaké povinnosti má OSVČ s datovou schránkou?

Mezi povinné úkony patří zejména:

• Podání daňového přiznání přes datovou schránku.
• Komunikace s finančním úřadem (zasílání přehledů a daňových dokladů).
• Odesílání přehledů zdravotním pojišťovnám.
• Komunikace s Českou správou sociálního zabezpečení (včetně přehledů o příjmech a výdajích).

Lze se vyhnout automatickému zřízení datové schránky?

Ne, pokud jste OSVČ zapsaná v Registru osob (ROS), bude vám datová schránka automaticky zřízena. Výjimku mají jen nepodnikající fyzické osoby, pro které je datová schránka dobrovolná.

Existují ale výjimky: nepodnikající fyzické osoby, tedy běžní občané, datovou schránku mít nemusí. Pro ně je stále dobrovolná, takže ji mohou využívat jen tehdy, když sami chtějí.

Co chodí do datové schránky?

Do datové schránky přicházejí důležité zprávy a dokumenty od státních institucí, například:

• Výzvy k podání daňového přiznání a připomínky.
• Důležitá oznámení od České správy sociálního zabezpečení a zdravotních pojišťoven.
• Úřední dokumenty a rozhodnutí, na které je třeba reagovat.
• Informace o změnách v předpisech týkajících se podnikání.

Jak zjistím že mi přišla zpráva do datové schránky?

Datová schránka, podobně jako e-mail, vyžaduje pravidelnou kontrolu. K dispozici jsou ale i upozornění – zdarma e-mailem, nebo za poplatek 3 Kč za SMS (služba Premium SMS, cena platná v roce 2024). Tyto notifikace vás informují o nových zprávách ve schránce.

Jak správně pracovat s datovou schránkou

Jak se přihlásit do datové schránky OSVČ?

Přihlášení do datové schránky je možné přes portál Moje datová schránka. K tomu budete potřebovat přístupové údaje, které vám byly zaslány dopisem se žlutým pruhem. Po přihlášení doporučujeme heslo bezpečně uložit nebo nastavit dvoufaktorové ověřování pro větší bezpečnost.

Jak odesílat a přijímat zprávy?

Odesílání a přijímání zpráv přes datovou schránku je snadné a rychlé. Stačí zvolit funkci „Nová zpráva“, vybrat adresáta (například finanční úřad) a připojit potřebné dokumenty. Po odeslání obdržíte potvrzení o doručení. To vám dává jistotu, že zpráva byla doručena.

7 nejčastějších otázek OSVČ o datových schránkách

Které úřady komunikují přes datovou schránku?

Všechny státní úřady v České republice jsou ze zákona povinny komunikovat přes datovou schránku s každým, kdo ji má aktivní. To znamená, že pokud máte datovou schránku, veškerá úřední korespondence bude probíhat touto elektronickou cestou.

Co když si nepřečtu zprávy v datové schránce?

Každá zpráva se po 10 dnech automaticky považuje za doručenou, i když ji neotevřete. To může mít zásadní dopad, zejména u důležitých sdělení či výzev, na které je nutné reagovat.

Co když si nevyzvednu dopis o datové schránce?

I bez vyzvednutí dopisu o datové schránce bude datová schránka aktivní a úřady vám do ní mohou zasílat oficiální dokumenty a rozhodnutí.

Co se stane, když se do datové schránky nepřihlásím?

Nepřihlášení do datové schránky může mít vážné důsledky. Zprávy se po 10 dnech automaticky považují za doručené, i když je neotevřete. Snadno tak můžete přehlédnout důležité termíny, jako je podání daňového přiznání, a riskovat pokuty nebo jiné sankce.

Jaký je rozdíl mezi datovou schránkou fyzické osoby a podnikající fyzické osoby?

Datová schránka fyzické osoby slouží k soukromé komunikaci, zatímco schránka podnikající fyzické osoby je určena k oficiální komunikaci s úřady. OSVČ tedy používá datovou schránku primárně pro úřední úkony, jako je podání daňového přiznání nebo komunikace s pojišťovnami a dalšími institucemi.

Můžu mít dvě datové schránky?

Ano, jako OSVČ můžete mít dvě datové schránky. Jedna slouží k podnikatelské komunikaci (schránka pro podnikající fyzickou osobu) a druhá k soukromým záležitostem (schránka pro nepodnikající fyzickou osobu). Každá z nich má svůj specifický účel a odděluje pracovní a osobní komunikaci.

Co s datovou schránkou po zrušení živnosti?

Po zrušení živnosti se datová schránka automaticky znepřístupní bez nutnosti jakýchkoli dalších kroků. Informace o ukončení živnosti se propíše do registrů a proces znepřístupnění proběhne automaticky.

Co je dobré vědět dál? Objevte to v mini akademii pro nové podnikatele

Chcete zjistit, jak si denní úkoly zjednodušit a zvládat je rychleji? Mini akademie (nejen) pro nové podnikatele vám pomůže zvládnout základy jako OSVČ a zároveň vás vybaví praktickými dovednostmi, které zefektivní provoz firmy.

V krátkých video lekcích získáte přehledné informace, užitečné tipy i inspiraci k dalšímu růstu. Začněte s první lekcí níže, kde se dozvíte to nejdůležitější o datových schránkách a jejich výhodách.