Jak a proč evidovat přijaté faktury

Většina podnikatelů se při svém podnikání setkává nejen s vystavenými, ale i s fakturami přijatými. Mohou hrát významnou roli ve vašem účetnictví a zásadně ovlivnit výsledné daně. Ne každý podnikatel je ale musí skutečně evidovat. Podívejte se, kdy a jak musíte s přijatými fakturami pracovat.

Situace se liší podle toho, jak řešíte výdaje ve svém daňovém přiznání a jakým způsobem účtujete. Existují 3 základní situace:

1. Výdaje v daňovém přiznání řešíte pomocí paušálu.
2. Vedete daňovou evidenci.
3. Vedete účetnictví.

Přijaté faktury a výdajový paušál

Nejjednodušší je situace v případě, kdy v daňovém přiznání uplatňujete své výdaje pomocí paušálu. Pohybuje se od 30 % do 80 % vašich příjmů. Podle toho, v jakém oboru podnikáte.

Například:

• instalatér může odečíst 80 % ze svých příjmů,
• programátor může odečíst 60 % ze svých příjmů,
• advokát může odečíst 40 % ze svých příjmů.

Pokud využíváte výdajové paušály, faktury přijaté evidovat nemusíte. Nevedete totiž žádné účetnictví, do kterého by vstupovaly. A v daňovém přiznání je neuplatňujete.

Evidovat musíte pouze příjmy a pohledávky související s podnikáním.

Přesto pro vás může mít evidence přijatých faktur smysl. Získáte díky ní lepší přehled o reálných výdajích a vidíte, zda se vám skutečně vyplatí uplatňovat v daňovém přiznání výdajový paušál.

Zároveň díky tomu můžete lépe plánovat další rozvoj svého podnikání.

Evidencí přijatých faktur také předejdete možným sporům s dodavateli kvůli případným nezaplaceným fakturám. Sporné doklady totiž snadno dohledáte a následně si ověříte, zda jste je skutečně uhradili.

Přijaté faktury a daňová evidence

U daňové evidence už s určitým způsobem „účtování” přijatých faktur počítejte. Máte totiž povinnost evidovat:

• příjmy,
• výdaje,
• majetek
• pohledávky a závazky.

Veškeré transakce musí být vedené v peněžním deníku. Prochází jím tedy i přijaté faktury a další doklady za nákupy, které spadají mezi vaše výdaje.

Jinak řečeno: u daňové evidence máte povinnost přijaté faktury evidovat.

Pamatujte ovšem, že výdaje uplatňujete vždy za období, kdy skutečně nastaly. Pokud tedy dostanete fakturu od dodavatele koncem prosince 2024 a zaplatíte ji až v lednu 2025, vstoupí do daňové evidence jako výdaj za rok 2025.

Pokud finanční úřad při kontrole daňového přiznání zjistí, že jste přijatou fakturu zaevidovali špatně a snížili tak výslednou daň, hrozí vám penále až 20 % z doměřené daně.

Přijaté faktury a účetnictví

Účtování přijatých faktur vás čeká, i pokud vedete účetnictví. V tomto případě však není důležité datum úhrady, ale skutečné dodání daného zboží či uskutečnění služby.

Pokud tedy zaplatíte v lednu 2024, ale plnění se uskutečnilo ještě v roce 2023, přijatou fakturu musíte účtovat do roku 2023.

Když je naopak přijatá faktura zálohová a plnění se uskuteční až v následujícím roce, budete ji v tom roce také účtovat.

Přijaté faktury pak účtujete vždy na účet 321 – Dodavatelé závazky z obchodních vztahů. Plátci DPH na tento účet účtují i daň.

Evidenci a uchování přijatých faktur vám nařizuje zákon o účetnictví. Pokud to neuděláte, budete mít problém při případné kontrole z finančního úřadu.

Minimální doba archivace vydaných a přijatých faktur je:

• 5 let u neplátců DPH
• a 10 let u plátců DPH.

Přijatá faktura od neplátce DPH

Při účtování přijatých faktur se můžete setkat ještě s jednou specifickou situací. A to v případě, že je přijatá faktura od neplátce DPH a vy sami mezi plátce patříte.

Pokud jste plátci DPH a dostanete fakturu také od plátce, musíte u faktury zaúčtovat i daň z přidané hodnoty. Na dokladech od neplátce ale DPH uvedená není.

Znamená to, že nevstupuje ani do vašeho účetnictví.

Celou přijatou fakturu od neplátce DPH zaúčtujete mezi své výdaje či náklady a samotnou DPH nikam neúčtujete. Neodečítáte ji tedy ani v daňovém přiznání.

Jak evidovat přijaté faktury

Ať už vedete účetnictví nebo daňovou evidenci, přijaté faktury musíte evidovat a archivovat. Neznamená to však, že musíte všechny doklady tisknout a ukládat v šanonech. Přijaté faktury můžete evidovat i v elektronické podobě, třeba v programu iDoklad. K dokladům tak máte přístup odkudkoliv a všechny je máte na jednom místě.

S pomocí iDokladu navíc získáte bezplatný vstup do naší mini akademie pro začínající podnikatele. Účetní, daňoví poradci a advokáti vás v sérii videí provedou nástrahami fakturace, daní a podnikání. A nechybí ani informace o evidenci účetních a daňových dokladů.