Elektronická faktura vám zjednoduší fakturování i účetnictví

Levnější, ekologičtější a praktičtější. Přesně taková je elektronická faktura. Ze zákona ji můžete vystavovat a posílat místo klasických papírových dokladů.

Díky rychle postupující digitalizaci jsou elektronické faktury stále populárnější. Důkazem je, že s nimi pracují nejen firmy, ale také řada státních institucí.

Elektronické faktury přitom nabízí několik výhod:

• E-mailem předáte fakturu odběrateli za několik vteřin.
• Neplatíte za tisk dokumentu ani za jeho odeslání.
• Doklady nemusíte tisknout a šetříte tím papír i přírodu.
• Pokud zvolíte vhodný formát, účetní systém z faktury automaticky načte veškerá data.

2 pohledy na elektronické faktury

Pokud vám elektronickou fakturaci nabízí váš dodavatel, ujasněte si, jaký formát má na mysli. Existují totiž dva pohledy na elektronické faktury:

1. obecný – jako elektronické vnímá všechny faktury v digitální podobě. Typicky ve formátu PDF. Tyto faktury vystavíte se standardními kancelářskými programy.
2. specifický – za elektronické považuje jen faktury ve speciálním formátu, který umožňuje automatizované zpracování. Typicky ISDOC nebo EDI. Pro přípravu a zpracování takových dokladů obvykle potřebujete účetní systém.

Elektronická faktura v PDF

Nejčastější je první pohled – tedy obecný. Jako elektronickou fakturu vnímá doklady uložené v různých formátech, nejčastěji v PDF.

Fakturu tedy stačí připravit v počítači nebo například v telefonu. Je přitom na vás, jestli doklady vystavíte ve Wordu a následně je uložíte do PDF, nebo využijete fakturační službu jako například iDoklad.

Výhodnější bývá druhá varianta. Zadávání údajů je jednodušší a iDoklad dohlédne, aby na faktuře nic nechybělo. Navíc většinu informací doplní automaticky.

Elektronická faktura ve speciálním formátu

V praxi se setkáte také s pohledem, který vychází z Evropské směrnice 2014/55/EU. Podle něj musí být elektronická faktura ve formátu, který umožňuje automatizované a elektronické zpracování.

Takový formát umožňuje účetnímu systému údaje z faktury automaticky přečíst a například spárovat s objednávkami.

K vystavení takových dokladů obvykle potřebujete účetní systém, který umožňuje ukládat faktury v některém z formátů pro elektronické zpracování.

Jedním z nejčastějších formátů je ISDOC (Information System Document). Je standardem pro elektronickou fakturaci v České republice a podporuje ho většina ekonomických a účetních systémů.

Náležitosti elektronické faktury

Elektronické faktury musí splňovat několik náležitostí, které se týkají jejich obsahu i práce s těmito doklady. Většinou ale odpovídají požadavkům na faktury v papírové podobě.

Například obsah elektronických faktur je stejný jako u faktur klasických. Nepotřebujete do nich tedy doplňovat žádné speciální údaje a stačí splnit běžné náležitosti faktury.

Další požadavky se týkají plátců DPH. Podle § 34 zákona o DPH totiž musí být u elektronických i klasických faktur zachována:

• věrohodnost původu,
• neporušenost obsahu
• a čitelnost obsahu.

Nejsnazším způsobem, jak toho dosáhnout, je pomocí takzvané auditní stopy. Znamená to, že na každou fakturu jsou navázané další doklady (například objednávka nebo dodací list). Případná kontrola z finančního úřadu si tak s jejich pomocí ověří původ faktury i údaje, které jsou na ní uvedené.

Faktury můžete také opatřit:

• elektronickým podpisem (vztahuje se ke konkrétní osobě)
• nebo elektronickou pečetí (vztahuje se ke konkrétní organizaci).

Přesto existuje jeden požadavek, se kterým se u papírových faktur nesetkáte. Je jím souhlas odběratele s tím, že mu dodáte fakturu v elektronické podobě.

Je možné ho získat například ve smlouvě nebo ho zakotvit v obchodních podmínkách. Běžně se ale za souhlas považuje i to, že odběratel fakturu přijme a zaúčtuje.

Elektronické faktury vám usnadní práci

Elektronických faktur se nemusí bát ani drobní živnostníci a podnikatelé. Kromě souhlasu odběratele se na ně vztahují jen ty samé povinnosti, které vás čekají při přípravě faktur v papírové podobě.

S využitím fakturačních programů, jako je například iDoklad, navíc výrazně usnadní administrativu.

Klientovi totiž můžete místo faktury poslat jen odkaz na její zobrazení. Z něj si odběratel doklad stáhne, vytiskne nebo naimportuje do svého fakturačního či účetního systému. A práce s doklady pro něj bude mnohem jednodušší.

Navíc díky němu získáte bezplatný vstup do naší mini akademie pro začínající podnikatele, ve kterém vám zkušení daňoví poradci, účetní a advokáti poradí s podnikáním. V sérii videí tak získáte všechny potřebné informace o fakturaci, účetnictví nebo například o DPH.