Co musí obsahovat vydaná faktura a jak s ní pracovat v účetnictví

Znamená to, že jinak vypadá faktura vystavená od:

• neplátců DPH, kteří vedou daňovou evidenci (dříve jednoduché účetnictví);
• neplátců DPH, kteří vedou (podvojné) účetnictví;
• plátců DPH.

Vydaná faktura v daňové evidenci

S nejmenším množstvím požadavků na podobu faktury vydané se setkáte v případě, že jste neplátci DPH a nevedete účetnictví. Bez ohledu na to, zda uplatňujete výdaje procentem z příjmů, nebo využíváte daňovou evidenci.

Podoba dokladu se v těchto případech řídí občanským zákoníkem, konkrétně zákonem č. 89/2012 Sb. Stanovuje, že vydaná faktura musí obsahovat:

• jméno a příjmení dodavatele (v případě OSVČ),
• název firmy (u společností s ručením omezeným),
• fakturační adresu (sídlo fyzické osoby nebo firmy),
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík a podobně).

Ostatní údaje povinné nejsou.

Přesto je vhodné na vystavenou fakturu doplnit ještě další informace. Pomohou vám udržet lepší pořádek v dokladech a vyřeší případná nedorozumění při kontrolách z finančního úřadu.

Mezi nepovinné informace patří:

• údaje o odběrateli (ve stejném rozsahu jako údaje o dodavateli),
• označení dokladu (například Faktura č. 20240123),
• popis zboží nebo služby, za které jste fakturu vystavili,
• celková fakturovaná částka, případně cena za měrné jednotky s uvedením jejich množství,
• datum vystavení faktury
• a informace, že nejste plátce DPH.

Uvést můžete i datum splatnosti faktury, pokud je kratší než 30 dní (maximální lhůta daná Občanským zákoníkem).

Jako neplátci DPH přitom musíte hlídat skutečné datum uhrazení faktury. Zejména, pokud jste ji vydali na konci roku. Toto datum je totiž důležité pro stanovení příjmů v daňovém přiznání.

Pokud tedy doklad vystavíte například 30. 12. 2024 a klient fakturu zaplatí 3. 1. 2025, započítáte ji až do příjmů za rok 2025.

Vydaná faktura v účetnictví

Pokud vedete účetnictví, povinných údajů přibývá. Vystavená faktura musí obsahovat:

• jméno a příjmení dodavatele (v případě OSVČ),
• název firmy (u společností s ručením omezeným),
• fakturační adresu (sídlo fyzické osoby nebo firmy),
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík a podobně),
• údaj o zápisu včetně oddílu a vložky (u právnických osob),
• popis zboží nebo služby, za které jste fakturu vystavili,
• fakturovanou částku (může být uvedená celkově i rozepsaná na měrné jednotky a s označením množství),
• a datum vystavení faktury.

Samozřejmě může obsahovat i další nepovinné údaje zmíněné výše. Například datum splatnosti nebo informaci, že nejste plátce DPH.

Největší rozdíl v porovnání se situací, kdy vedete daňovou evidenci, se ale vztahuje k daňovému přiznání. Pokud vedete účetnictví, není pro vás směrodatné datum platby, ale datum skutečného plnění.

Pokud jste tedy službu nebo zboží klientovi dodali v roce 2024, spadají tyto příjmy právě do tohoto období. Bez ohledu na to, kdy na váš účet dorazila úhrada faktury.

V účetnictví totiž platí tzv. akruální princip. Toto pravidlo říká, že náklady a výnosy musíte zúčtovat v roce, k němuž se věcně a časově vztahují. Týká se to neplátců i plátců DPH.

Vydaná faktura u plátců DPH

U plátců DPH se pojmem faktura obvykle myslí daňový doklad. Jeho podobu určuje § 29 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.

Podle něj musí být na vystavené faktuře následující údaje:

• jméno a příjmení dodavatele (v případě OSVČ),
• název firmy (u společností s ručením omezeným),
• fakturační adresa (sídlo fyzické osoby nebo firmy),
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík a podobně),
• údaj o zápisu včetně oddílu a vložky (u právnických osob),
• daňové identifikační číslo dodavatele,
• označení osoby, pro kterou plnění uskutečňujete (včetně DIČ, pokud ho klient má),
• rozsah a druh dodávané služby nebo množství a druh výrobku,
• jednotková cena bez daně a případná sleva,
• základ daně,
• sazba a výše daně (v českých korunách),
• datum vystavení faktury, případně datum uskutečnění zdanitelného plnění (zpravidla den dodání služby či zboží, případně přijetí platby) – pokud se liší od data vystavení dokladu,
• evidenční číslo dokladu.

Pokud je plnění osvobozené od daně, nebo daň přiznává váš klient, nemusíte uvádět výši a sazbu daně.

Naopak v případě, že použijete některý ze zvláštních režimů DPH, přidáváte na vydanou fakturu informaci, jakého režimu se týká.

Příslušné informace musíte na dokladu uvést také v případě, že:

• je dodání osvobozené od daně,
• nebo využíváte přenesení daňové povinnosti a DPH platí odběratel.

Vydaná faktura a identifikovaná osoba

Speciální situace nastává u identifikované osoby. Tedy u neplátce DPH, který se musí k DPH registrovat například kvůli poskytování služby nebo zboží do zemí Evropské unie.

Faktury vystavené identifikovanou osobou musí splňovat stejné náležitosti jako daňové doklady od plátce DPH. Jediným rozdílem je, že neuvádíte DPH.

Jako neplátce DPH ji totiž klientům neúčtujete.

Jak vystavit fakturu

V každém případě máte několik možností, jak fakturu vydat:

• ručně na papír – tento způsob většina OSVČ už nepoužívá, nicméně i faktura napsaná rukou na papír je stále platná, pokud obsahuje všechny povinné údaje,
• ve Wordu či Excelu – podle sebe nebo podle šablony z internetu, u kterých ale pozor na jejich aktuálnost a úplnost,
• v účetním programu – pokud v něm vedete účetnictví,
• ve fakturačním programu – ideální varianta pro všechny drobné podnikatele, kteří nevedou účetnictví, nebo jim ho zpracovává externí účetní.

Například fakturační program iDoklad je vhodný pro neplátce i plátce DPH. Nastavíte si své údaje a faktury vystavujete na pár kliknutí. Vyzkoušejte si to zdarma – stačí zadat IČO a e-mail, na který vám přijde ukázková faktura.

Takto může vypadat správně vystavená faktura – obsahuje všechny údaje a je přehledná.

Fakturační služba vám se vším pomůže

Požadavky na vydané faktury jsou tedy u různých podnikatelů odlišné. Naštěstí existují nástroje, které správnou podobu faktur pohlídají za vás, jako například fakturační program iDoklad. Stačí do něj zadat několik základních údajů a postará se o to, aby na vašich dokladech byly všechny potřebné údaje. Vám pak stačí jen doplnit odběratele, cenu a fakturované služby.

Jak správně pracovat s fakturami se dozvíte také v naší mini akademii. Pro začínající podnikatele a uživatele iDokladu je vstup zdarma a najdete v ní rady, které vám usnadní fakturaci i účetnictví. A to vše prostřednictvím videí od profesionálních účetních a daňových poradců.