Co by měly OSVČ znát o sídle podnikání?

Co je to sídlo OSVČ a jak se liší od místa podnikání?

Z hlediska legislativy se pojem sídlo používá pro označení lokality, ze které podnikatel řídí své podnikání, činí zde obchodní rozhodnutí, případně mu sem chodí obchodní a jiná korespondence. Před rokem 2018 se tento termín používal pouze pro právnické osoby, zatímco pro fyzické osoby platil pojem místo podnikání. V současnosti se již sídlo vztahuje na fyzické i právnické osoby, s místem podnikání se ale lze stále setkat.

Ke zmatení pojmů může dojít i u rozdílu mezi sídlem podnikání OSVČ a provozovnou. I zde přitom mezi oběma termíny existují zásadní rozdíly. Sídlo firmy může OSVČ mít pouze jedno, a jeho zřízení je dle živnostenského zákona povinné (resp. jde o jednu z podmínek založení živnosti či firmy). Oproti tomu provozovna označuje místo, kde probíhá samotná podnikatelská činnost. V praxi se může jednat o dílnu, prodejnu, stánek či prodejní automat.

Provozovna není povinná, neboť řada profesí ji ke své činnosti nepotřebuje. Nejčastěji jde o obory provádějící svou činnost přímo u zákazníka, jako například zedníci nebo stavební dozor. Na rozdíl od sídla může podnikatel vlastnit více provozoven, a stejně tak je možné v jedné provozovně provádět více živností.

Podle čeho sídlo firmy vybírat?

Je samozřejmostí, že konkrétní podoba sídla by měla odpovídat vašemu typu podnikání. Například majitel elektronického obchodu si tak vystačí s vlastní adresou, zatímco u velké společnosti by sídlo firmy v rodinném domě působilo přinejmenším podivně. Obecně vzato máte při zakládání sídla na výběr mezi následujícími možnostmi:

• v zázemí skladových nebo výrobních prostor,
• v kancelářských prostorách (vlastních nebo pronajatých),
• v místě trvalého bydliště,
• ve virtuálním sídle (viz níže).

V případě, že chcete své sídlo umístit do budovy jiného majitele, vyplatí se ověřit si nejen reprezentativnost a viditelné označení, ale také například skutečného vlastníka nemovitosti (resp. zda budovu provozuje vlastník, nebo někdo jiný). Zejména u kancelářských budov se pak ptejte po poštovních schránkách a recepčním či jiné osobě schopné vám předat poštu či k vám navést návštěvníky.

Zákonné povinnosti

Ať už se rozhodnete pro jakoukoliv adresu, mějte na paměti povinnosti uložené zákony. Pokud se například adresa sídla liší od vaší trvalé adresy, je třeba doložit živnostenskému úřadu, že máte nárok dané prostory používat pro podnikatelské účely. Ten prokážete buď nájemní smlouvou zahrnující dané ustanovení, případně tzv. souhlas vlastníka s umístěním sídla. Druhý jmenovaný dokument nemá žádnou pevně danou formu, je ale nutné v něm uvést následující:

• identifikaci vlastníka, případně zmocněného správce budovy,
• adresu dotyčné nemovitosti,
• identifikace osoby, které je souhlas udělován,
• podpisy obou stran.

Změnu sídla firmy jsou OSVČ povinny do 8 dní nahlásit na finanční úřad, zdravotní pojišťovnu a OSSZ. Kromě toho je třeba nové sídlo uvést i na řadě dalších míst, jako jsou například:

• návrh na zápis do obchodního rejstříku,
• daňové doklady, faktury a přiznání,
• na webových stránkách,
• na všech smlouvách a dohodách souvisejících s podnikáním,
• apod.

V samotné lokaci je třeba sídlo OSVČ viditelně označit názvem firmy, případně jménem a příjmením podnikatele. Samozřejmostí je i přesná adresa a identifikační číslo firmy (IČO/DIČ).

Virtuální sídlo pro OSVČ

Živnostníci mají možnost i tzv. virtuálního sídla nabízeného formou služby. Její poskytovatel zákazníkovi pronajímá adresu určenou pro zápis do obchodního rejstříku, která je obvykle umístěna ve velkých kancelářských budovách. Virtuální sídla obvykle nejsou určena pro fyzické využívání, v závislosti na nabízených službách poskytovatele je ale možné v nich pořádat obchodní schůzky. Rovněž vám někteří poskytovatelé nabídnou přeposílání pošty či správu telefonních hovorů.

Virtuální sídlo OSVČ vám mimo jiné umožní mít adresu na místech, na kterých byste z nejrůznějších důvodů neměli jinak možnost se zaregistrovat. Lákadlem jsou i nižší náklady ve srovnání s pronájmem fyzických osob. Naopak nevýhodou je nutnost se v případě potřeby do sídla fyzicky dostavit, například při kontrole finančního úřadu či na výzvu jiné státní instituce. Virtuální sídla také působí méně důvěryhodně a v očích zákazníků mohou snižovat vaši prestiž.

Je možná změna sídla?

Pokud se stěhujete, musíte změnu sídla nahlásit na živnostenském úřadě do 15 dnů od změny. Opět budete potřebovat písemný souhlas vlastníka s umístěním sídla – to se vás samozřejmě netýká, pokud jste vlastníkem vy.

Změnu sídla ohlásíte prostřednictvím Změnového listu, správní poplatek je 100 Kč.

Jak jsme zmínili už výše, o změně sídla OSVČ informujte i váš finanční úřad, správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovnu.

Poskytneme vám více času na důležité věci

Z předchozích řádků je jasné, že záležitosti ohledně vyřizování sídla můžou OSVČ zabrat nemálo času a papírování. Pokud se to týká i vás, jistě vezmete zavděk možností ušetřit si práci v jiných oblastech svého podnikání. My vám tyto možnosti nabídneme hned dvě. Tou první je online fakturační program iDoklad – praktický pomocník pro živnostníky, kteří si s jeho pomocí snadno udrží přehled o všech svých příjmech a výdajích. Veškeré faktury, doklady a další důležité dokument vám iDoklad nabídne na jednom místě, a vytvoření daňového přiznání je pak otázkou několika kliknutí.

Pokud pak na poli byznysu teprve začínáte, pomůže vám naše Mini akademie, mající podobu online souboru více než 30 videí i celkové délce 8 hodin. V nich vám názornou a srozumitelnou formou předáme mnoho užitečných rad, tipů, triků a dalších informací týkajících se každodenní podnikatelské praxe. Pro nové podnikatele je pak vstup do Mini akademie zdarma.