Aplikace na finance: co všechno umí a jak ji vybrat

Správa financí v jedné aplikaci

Fakturační aplikace obvykle fungují jako nástroj, do kterého se přihlásíte přes webový prohlížeč nebo smartphone a spravujete v něm veškerou svou finanční agendu. Zejména:

• vystavování a odesílání faktur,
• počítání příjmů, výdajů a cashflow,
• odesílání podkladů účetní,
• nebo generování výstupů pro úřady.

Postupně rozebereme, jak tyto činnosti ve fakturační aplikaci fungují.

Fakturu vystavíte na pár kliknutí

Fakturační aplikace se na webu často chlubí, že v nich vystavíte fakturu do minuty, nebo přinejhorším za pár minut. To je možné díky tomu, že aplikace za vás spoustu údajů na faktuře předvyplní.

Typicky zadáte jen IČ nebo název zákazníka (případně ho vyberete z adresáře) a uvedete, co fakturujete a za kolik. Aplikace údaje o klientovi stáhne z veřejně dostupných rejstříků a zbytek údajů vyplní automaticky za vás. Pokud navíc v aplikaci vedete ceník svého zboží a služeb, pouze kliknete na položky a aplikace za vás vyplní i ceny. Pokud jste plátce DPH, aplikace ho spočítá.

Stejným způsobem v aplikaci vystavíte nejen běžnou vydanou fakturu, ale i zálohovku nebo dobropis. Aplikace za vás pohlídá všechny legislativní náležitosti dokladu, takže máte jistotu, že si na vás úřady neposvítí. Hotový doklad pak přímo z aplikace odešlete klientovi, nebo si ho stáhnete do počítače.

Faktury z aplikace jsou navíc hezčí a profesionálnější než ty z wordových nebo excelových šablon. Na výběr máte z několika motivů a vzhled dokladu si můžete jednoduše upravit, aby například ladil s vaším webem nebo na pár kliknutí přidáte logo či razítko.

Přehled nad cashflow

Ve fakturační aplikaci hned po přihlášení vidíte přehled svých příjmů a výdajů. Vidíte, kolik jste vyfakturovali, kolik vám přišlo na účet nebo kolik faktur máte po splatnosti – ve většině aplikací je navíc vše v přehledných a barevných grafech.

K tomu, abyste aktuální přehledy viděli, stačí dvě věci:

• fakturovat v aplikaci
• a vkládat do ní přijaté faktury (můžete ručně nebo QR kódem).

Aplikace vám mimo jiné ukáže, kolik zaplatíte na DPH. Pokud plátce nejste, automaticky vás upozorní, když se přiblížíte k limitu pro plátcovství DPH.

Čísla o uhrazených i neuhrazených fakturách si dohledáte jedním kliknutím a vyfiltrujete si klidně výsledky za konkrétní měsíc, kvartál nebo rok. Díky přehledu příjmů a výdajů si byznys lépe naplánujete.

V datech si vyfiltrujete největší zákazníky, nebo naopak největší neplatiče. Aplikace vás zbaví i nepříjemného připomínání se, protože klientům s fakturou po splatnosti automaticky pošle upomínku (její znění si můžete upravit).

V případě potřeby si data z aplikace vyexportujete třeba k analýze s odborníkem, tisku nebo archivaci do šanonu.

Správa financí spolu s účetní

Zpracovává vaše doklady externí účetní? Díky fakturační aplikaci si s ním výměnu dokladů usnadníte.

První možností je, že mu dáte do aplikace přístup, takže se dostane k vašim vystaveným i přijatým fakturám a nemusíte si je předávat e-mailem nebo osobně. Na dálku zkontroluje, že je v dokladech vše v pořádku a případně si je kdykoliv sám stáhne.

Nebo fakturační aplikaci rovnou propojíte s účetním systémem, ve kterém váš účetní pracuje. Oblíbené fakturační aplikace jako třeba iDoklad si rozumí s většinou velkých účetních systémů.

Tvorba výkazů pro úřady

Díky fakturační aplikaci máte jistotu, že jsou vaše podklady pro finanční úřad v pořádku. Ať už daníte paušálem, nebo vedete daňovou evidenci, aplikace vám vygeneruje podklady k daňovému přiznání, a to rychle, bez chyb a bez výpočtů. Stačí jen předem zkontrolovat, že v aplikaci evidujete všechny své příjmy za daný rok. Hotový dokument pak vložíte na Daňový portál nebo odešlete přes datovou schránku.

Aplikace vám vytvoří i kontrolní i souhrnné hlášení k DPH, ať už jste měsíční nebo čtvrtletní plátce. Stejně jako u daňového přiznání už jen dokument nahrajete na Daňový portál.

Pro tvorbu výkazů na úřady stačí, když si v aplikaci dopředu nastavíte zdaňovací období, členění DPH a identifikační údaje finančního úřadu, ke kterému spadáte. Pak už jen každý měsíc, kvartál nebo rok na pár kliknutí vygenerujete dokument.

Jak vybrat fakturační aplikaci

Při výběru fakturační aplikace si v prvé řadě ujasněte, co za funkce v ní chcete mít. Zda si vystačíte čistě s vytvářením a odesíláním faktur, nebo potřebujete i generovat hlášení k DPH nebo propojit appku s dalšími nástroji jako CRM. Požadavky si sepište a vždy na webu aplikace zkontrolujte, zda je splňuje.

Pokud vás zajímají funkce zmíněné v tomto článku, vyzkoušejte naši fakturační aplikaci iDoklad, která obsahuje vše zmíněné v tomto článku. Už nyní v iDokladu fakturuje 300 000 podnikatelů.

Než si jakoukoliv aplikaci zaplatíte, doporučujeme nejprve otestovat zkušební verzi, ať zjistíte, jestli se vám v ní dobře pracuje. Například iDoklad je zdarma se všemi funkcemi na 60 dní.

Odpovědi na další podnikatelské otázky

Další praktické tipy, které vám usnadní začátek podnikání, zejména vedení účetnictví a fakturaci, najdete v naší mini akademii. Ta je zdarma pro začínající podnikatele a pro uživatele iDokladu.