6 věcí, které musíte ohlídat při změně sídla společnosti

Vaše podnikání neustále roste a stávající prostory jsou již malé, majitel budovy vám neprodloužil nájem nebo se stěhujete do vlastních prostor. Přečtěte si, jaký vás čeká postup při změně adresy (sídla) společnosti, do kdy musíte změnu ohlásit a co k tomu budete potřebovat.

Pokud má vaše s. r. o.  i další spolumajitele, nemůžete o změně sídla do jiné obce rozhodnout sami. Musíte svolat valnou hromadu, na které se sejdou i ostatní společníci a tam společně rozhodnete.

Pokud valná hromada stěhování schválila, nebo jste o něm jako jediní majitelé s. r. o. rozhodli sami, čeká vás následujících 6 kroků.

1. Notářský zápis při přesunu do jiného města

Nové sídlo v jiném městě

Pokud se firma stěhuje do jiné obce, potřebujete změnit a aktualizovat zakladatelskou listinu (společenskou smlouvu) u notáře.

Jestliže nejste jediným jednatelem společnosti, musíte si vyžádat:

• souhlas všech společníků
• nebo mít notářský zápis rozhodnutí valné hromady.

Při přesunu v rámci jedné obce ušetříte

„Doporučuji, abyste do společenské smlouvy neuváděli celou adresu, ale jen obec. Pokud se totiž v rámci obce přestěhujete, nemusíte u notáře měnit společenskou smlouvu,“ radí v naší mini akademii pro začínající podnikatele právník Jaroslav Roch ze SimpleTax & SimpleLaw.

K rozhodnutí o změně sídla s. r. o. vám postačí jen rozhodnutí statutárního orgánu společnosti (jednoho či více jednatelů).

2. Návrh na zápis změny v obchodním rejstříku

Po rozhodnutí o změně sídla podejte jako jednatel společnosti návrh na zapsání změny sídla v obchodním rejstříku. Ten musí obsahovat adresu nového sídla v plném znění (na rozdíl od zakladatelských dokumentů, kde bylo dostačující uvedení pouze názvu obce).

Do návrhu přiložte:

• doklad potvrzující rozhodnutí o změně sídla (tím může být rozhodnutí společníků nebo notářsky ověřený zápis z valné hromady),
• dvě vyhotovení aktuální verze zakladatelského dokumentu (pokud došlo k jeho aktualizaci),
• souhlas s poskytnutím sídla od vlastníka nemovitosti nebo výpis z katastru nemovitostí (pokud nemovitost vlastní vaše firma),
• kolek na zápis změny sídla společnosti, který vás vyjde na 2 000 Kč (kolkovou známku uhradíte buďto hotově na poště, na podatelně soudu nebo bezhotovostním převodem na účet soudu).

Návrh na zápis změny se zpravidla uskutečňuje prostřednictvím tzv. inteligentního formuláře, dostupného na webových stránkách Veřejného rejstříku a Sbírky listin. Můžete ho vyplnit a nahrát do něj potřebné přílohy a následně:

1. odeslat firemní datovou schránkou,
2. odeslat e-mailem na podatelnu soudu
3. nebo ho vytisknout a osobně přinést na podatelnu.

Soud je povinen se během 5 dní vyjádřit, zda návrh na změnu sídla přijal.

3. Změna sídla firmy na živnostenském úřadu

Po změně v obchodním rejstříku někdy provede živnostenský úřad změnu sídla společnosti automaticky, ale přesto je dobré na to dohlédnout. Do 15 dnů od změny sídla zajděte na živnostenský úřad s výpisem z obchodního rejstříku a adresu aktualizujte. Učiníte tak prostřednictvím tzv. změnového listu.

4. Změna sídla firmy na finančním úřadu

Na původním finančním úřadě je nutné do 15 dnů od změny sídla společnosti nahlásit její nové sídlo podnikání. Změnu opět doložte aktuálním výpisem z obchodního nebo živnostenského rejstříku.

5. Změna sídla firmy u ČSSZ a zdravotních pojišťoven

Přepis sídla firmy proveďte také na ČSSZ a příslušných zdravotních pojišťovnách vašich zaměstnanců do 8 dnů od změny sídla. Pokud se nechcete na vybrané pobočky vydat osobně, pošlete jim naskenovaný dopis a výpis z obchodního rejstříku přes datovou schránku.

6. Další důležité změny

Na co se často zapomíná a kde ještě musíte adresu aktualizovat:

• v účetním softwaru,
• na všech účetních výkazech a přiznáních (softwary to většinou udělají za vás),
• v sekci kontakty na webových stránkách (případně i v dalších sekcích),
• na sociálních sítích,
• na vizitkách,
• v podpisu e-mailu,
• na Google mapách a Seznam mapách,
• na pracovních portálech u všech aktuálních inzerátů,
• v tištěných propagačních materiálech a obchodních prezentacích,
• v hlavičkovém papíře (jestliže na něm máte uvedenou i adresu).

TIP: Pokud používáte fakturační službu iDoklad, údaje si jednoduše aktualizujete v nastavení.

Nezapomeňte o změně také informovat vaše stálé dodavatele, případně si sami změňte svou fakturační a doručovací adresu v jejich e-shopech. Jinak by se vám mohlo stát, že jako vždy objednáte kancelářské potřeby, ale balík vám přijde na starou adresu.

Další možností je změnu sídla společnosti svěřit specializované firmě nebo advokátní kanceláři, které vše vyřídí za vás.

Rozšiřte si obzory v podnikání

Pokud začínáte s podnikáním, může se vám zdát, že jste zavaleni spoustou předpisů, vyhlášek a nařízení, ve kterých se musíte alespoň základně orientovat, abyste se nedostali do problémů. Abychom vám to usnadnili, připravili jsme pro vás mini akademii s více než 30 videi, které připravili odborníci z praxe.

Pro začínající podnikatele je vstup do akademie zdarma.