Nastavte si iDoklad od A do Z [3. díl – Prodej a Nákup]

Ve třetím díle seriálu o Nastavení iDokladu se podíváme na sekce Prodej a Nákup. Dozvíte se, jak si nastavit splatnost, upomínky i zástupné znaky pro číselnou řadu. Při pravidelném vystavování tak ušetříte spoustu času, který můžete věnovat svému byznysu.

Nejprve se podívejte na stručné video a pak se pustíme do podrobného popisu jednotlivých kolonek.

Začněte kliknutím na ikonku ozubeného kolečka v pravém horním rohu a z nabídky vyberte Prodej.

Nezapomeňte na splatnost a zaokrouhlení

Veškeré nastavení z této nabídky se propíše do všech faktur, které v budoucnu vydáte. Vždy ho pak ale můžete upravit na kartě aktuální faktury. Nastavení neovlivní faktury vydané v minulosti.

První nabídka Cena se týká pouze plátců DPH. Na výběr máte:

• S daní – v částce na faktuře už je započtená příslušná sazba DPH. Pokud je tedy na faktuře položka za 1 000 Kč, základ bez 21% DPH činí 826,4.
• Bez daně – na faktuře je částka bez DPH. Pokud je na faktuře částka 1 000 Kč, připočtením 21% sazby DPH získáme částku 1 210 Kč.
• Jen základ – nastavte pouze v případě, že nejčastěji fakturujete v režimu přenesené daňové povinnosti.

Od 1. 4. 2019 platí novela zákona o DPH, která drobně mění způsob výpočtu DPH shora (výpočet daně z částky včetně DPH). Doposud se pro výpočet používal koeficient zaokrouhlený na 4 desetiny. Nově se ale bude využívat koeficient přesný.. V iDokladu se tento výpočet používá u položek se zadaným typem ceny „S daní”.

Například daň z částky 1 000 Kč včetně 21 DPH se vypočítá takto:

Částka s DPH − [částka s DPH/(1 + sazba DPH)]

Pro lepší pochopitelnost uvádíme příklad dosavadního a nového výpočtu DPH z částky 1 000 Kč včetně 21% DPH.

• Dosavadní výpočet s použitím zaokrouhleného koeficientu:
  1000 × 0,1736 = 173,6 Kč
• Nový způsob výpočtu:
  1000 − (1000/1,21) = 173,55 Kč

iDoklad začne počítat DPH novým způsobem u dokladů s datem uskutečnění zdanitelného plnění 1. září 2019 a novější. Doklady se starším DUZP bude počítat podle starého způsobu. Zákon totiž umožňuje využití dosavadního způsobu až do 30. září 2019.

Sazbu daně si nastavte takovou, kterou nejčastěji používáte. Možnosti pro různé zboží a služby jsou dané zákonem.

• Nulová,
• první snížená,
• druhá snížená,
• a základní.

Pokud si nejste jistí, v jaké sazbě fakturovat, konzultujte to s účetní.

Nastavit si můžete i konstantní symbol, který určuje druh platby. Pro fakturaci služeb použijte 0308, pro zboží 0008, můžete si ale vybrat jakýkoliv jiný. Konstantní symboly měly svůj význam hlavně v minulosti, dnes už jim takovou pozornost věnovat nemusíte.

Nezapomeňte na splatnost

U Způsobu úhrady zvolte ten nejpoužívanější. Stejně tak Zaokrouhlení – pokud často fakturujete hotovostní platby, doporučujeme ho jen u těchto plateb. Splatnost faktury bývá nejčastěji 14 dní, nastavte si ji ale podle libosti. Stejně tak můžete určit platnost cenové nabídky.

Kód plnění se opět týká pouze přenesené daňové povinnosti. Vyberte z nabídky režim, do kterého nejčastěji spadají faktury v tomto režimu.

Položka Členění DPH souvisí s nastavením jednotlivých položek na faktuře, aby se tyto položky správně načetly. Číselné označení členění DPH potom odpovídá jednotlivým řádkům v přiznání k DPH. Pokud například zboží nebo služby dodáváte hlavně slovenským zákazníkům, nastavte si členění pro země EU.

Členění však vždy raději konzultujte s účetní.

Vylaďte si své faktury, cenové nabídky i prodejky

Klikněte na 1 / Běžná faktura a nastavte si číselnou řadu. Ta vám pomůže se ve svých fakturách lépe orientovat. Každou si můžete pojmenovat, třeba podle pobočky – Brno a Praha. Díky číselné řadě pak můžete ve svých fakturách jednoduše filtrovat.

Pak už jen vyberte formát číslování pomocí zástupných znaků – například rok a číslo faktury.

Nastavenou číselnou řadu nemůžete editovat přímo na faktuře. Dejte si pozor především na to, aby vám nevznikaly duplicitní faktury s různými číselnými řadami. Číselné řady zároveň volte tak, abyste rozuměli jejich logice.

Dobropisy v základním nastavení sdílejí číselnou řadu s vystavenými fakturami, ale můžete si pro ně nastavit i samostatnou řadu.

V sekci Výchozí vzhled faktury zvolte jazyky a grafické zpracování faktury. Vzhled faktury doporučujeme Reprezentativní – kromě nejpřitažlivějšího vzhledu se na něm například zobrazují potřebné kódy k EET. Vzhled můžete vždy změnit na aktuálně vystavované faktuře.

Texty na faktuře – přidejte, pokud chcete svým zákazníkům něco sdělit. Nejčastěji tam prodejci uvádějí poděkování za zaplacení, kontakt a informace o reklamacích. Texty doporučujeme vytvořit v češtině i angličtině, pokud například fakturujete často mimo ČR.

Stejným způsobem si nastavíte i zálohové faktury, cenové nabídky a prodejky.

Pokud máte předplatné Oblíbený nebo Prémiový, můžete si vybrat i zasílání a textaci automatických upomínek. Nově do těchto upomínek vkládáme i automatický výpočet hrozícího penále podle zákona. Nastavte počet dní po splatnosti, kdy se má upomínka odeslat i minimální hodnotu faktury (abyste neposílali upomínky na faktury za 100 Kč).

Je tu ještě sekce Nákup

Tato sekce Nastavení slouží pro přehled o evidenci nákladových faktur. Tyto faktury kromě účetní nikomu neposíláte, takže nemusíte nic dlouho nastavovat. Nejdůležitější je, stejně jako u Prodeje, nastavení srozumitelné číselné řady pro váš přehled.