Nákup – Účtenky

Účtenky mohou vystavovat jak neplátci, tak plátci DPH.

Účtenky vstupují do daňového přiznání i do vstupu pro DPH.

Účtenka typicky obsahuje seznam nakupovaných položek včetně jejich ceny a sazby DPH (pokud jste plátci). Na účtence nemusíte uvádět údaje dodavatele.

V záložce Účtenky najdete seznam všech účtenek, jejich číslování nastavíte v části Účtenka (agenda Nastavení → Nákup → Číslování).

V záložce Úhrady najdete seznam úhrad účtenek a faktur přijatých.

Uložené účtenky můžete dále odeslat e-mailem, sčítat či filtrovat.

1. Jděte do sekce Nákup → Účtenky.
2. Klikněte na ikonu s plusem .

Pokud chcete editovat už vytvořenou účtenkuu, klikněte v sekci Nákup → Účtenky na číslo dokladu nebo použijte ikonu Upravit .

V Nastavení zvolíte Typ ceny a Sazbu DPH, která se uvede na položkách. Toto nastavení je společné pro účtenky i prijaté faktury.

Nová účtenka č. – iDoklad vám automaticky dosadí číslo dle toho, jak máte nastavenou číselnou řadu v Nastavení. Číslo nové, ještě neuložené účtenky můžete upravit přes ikonu s tužkou .

Štítky – přes tlačítko plus za názvem Štítky můžete přidat různé štítky, které vám usnadní orientaci v účtenkách. Více se o štítcích dozvíte zde.

Dodavatel – pokud nakupujete od stávajícího dodavatele, stačí napsat jméno a z Adresáře se vám načtou jeho údaje. Nebo přes tlačítko plus  za polem Dodavatel založíte nový kontakt. Více informací o zakládání nových kontaktů najdete zde.
Pod údaji dodavatele vidíte barevnou ikonu, která označuje, jestli je spolehlivým plátcem DPH. Když na ikonu najedete myší, uvidíte bližší informace. Podrobnosti také najdete zde.

Externí číslo – do kolonky zadejte číslo dokladu uvedeného na účtence.

Popis – pro lepší orientaci v seznamu účtenek si do tohoto pole napište krátký popis. Pokud necháte pole volné, dosadí se popis z první vložené položky.

Vystaveno – iDoklad automaticky doplní aktuální datum. Můžete ho přepsat nebo z kalendáře vybrat jiné.

Způsob úhrady – máte na výběr dvě varianty: Hotově a Kartou. Přednastavená je platba kartou.

Pod výše uvedenými položkami účtenky najdete tlačítko Zobrazit více detailů. Slouží k zadání nebo úpravě méně častých údajů. Pomocí stejného tlačítka sekci zase zavřete.

Můžete v ní upravit tyto údaje:

Měna – na všech účtenkách iDoklad automaticky používá domácí měnu z Nastavení firmy. Pokud ale potřebujete měnu upravit, stačí si vybrat z rozbalovací nabídky.

Kurz – po výběru cizí měny iDoklad načte aktuální kurz Evropské centrální banky, který si libovolně upravíte.

Položky účtenky přidáváte ručně. Pole pro první položku už máte v účtence předchystané, stačí ho jen vyplnit. Popis tlačítek u položek účtenky:

 Nový řádek – tlačítkem přidáte řádky pro další položky.

 Přesunout – podržte toto tlačítko a přetáhněte položky výše nebo níže. Tím změníte jejich pořadí na účtence.

 Smazat – tímto tlačítkem položku z účtenky odstraníte.

Cena bez DPH / DPH / Celkem – dole na účtence vidíte celkový součet cen položek rozepsaný pro účely DPH. Ceny jsou uvedené v domácí měně. Při každé změně položek se sumy automaticky přepočítají. Pokud na účtence používáte cizí měnu, cenu vidíte v této měně.

UložitUložit
Pokud tvoříte novou účtenku nebo upravujete stávající, tímto tlačítkem vše uložíte. Zároveň doklad zavřete. Poté ho najdete v seznamu účtenek.

Další akce  Další akce
Pod tlačítkem najdete tuto možnost:
Odeslat a uložit – účtenka se uloží a odešle na zadané e-maily,
Zrušit Zrušit
Účtenku zavřete bez uložení nebo uložení změn.

Způsob úhrady

Pokud zvolíte Hotově, k účtence je vygenerován Pokladní doklad s přiděleným číslem a automaticky je účtenka označená jako spárovaná (pouze v případě, kdy je dostupná nabídka Finance/Pokladna).
Je-li zvolena platba Kartou, účtenka je označena jako nespárovaná.

Párování dokladů

Nespárované účtenky je možné manuálně spárovat s bankovním pohybem viz. nabídka Finance/Banka
Nelze spárovat účtenku s bankovním pohybem, který neobsahuje stejnou částku.
Automatické párování bankovního pohybu s účtenkou není možné, neboť účtenka neobsahuje pole variabilní symbol.
Je-li účtenka spárována s bankovním pohybem a je třeba změnit údaje na takové účtence, je nutné nejprve zrušit párování na bankovním pohybu, a to kliknutím na příznak křížku a potvrdit

Poté je možné účtenku upravovat. Je-li účtenka spárována s pokladním dokladem, po úpravě částky na účtence se současně upraví i částka pokladního dokladu.

Účtenky v cizí měně je možné párovat s bankovními pohyby v cizí měně pouze pokud máte nastavené příslušné bankovní účty v cizí měně v nabídce Nastavení/Banka/Bankovní účty. Při párování se v seznamu nespárovaných dokladů zobrazují pouze účtenky se stejnou částkou jako je na bankovním pohybu.

Pokud si přejete vystavit účtenku v cizí měně se způsobem úhrady v hotovosti, je třeba v nabídce Nastavení/Pokladna evidovat pokladnu ve stejné měně. V opačném případě se zobrazí hlášení: Pro tuto měnu nebyla nalezena pokladna.

Další práci s účtenkami vám usnadní lišta ikon s funkcemi.

Součet – touto ikonou otevřete okno Součet dokladů.

Do součtu vstupují označené doklady, nebo celý zobrazený seznam. Pokud seznam omezíte filtrem, spočítá se jen omezený výběr. Platí to i v případě, že je výběr vícestránkový.

Sestavy – klikněte na Sestavy → Seznam účtenek a vytisknete si kompletní seznam všech účtenek. Pokud použijete filtr, nebo některé doklady v seznamu individuálně označíte, vytisknou se vám jen označené účtenky.

Nastavení – přes ikonu se dostanete přímo do sekce Nastavení → Nákup, kde upravíte číslování a další parametry účtenek.

Tlačítkem Přidat první přílohu na záložce Přílohy připojíte k účtence soubor ve formátu PNG, JPEG, JPG, PDF, ZIP, RAR, XLSX, DOCX, ODT, ODS nebo TXT. Přílohu můžete na fakturu nahrát také jednoduchým přetažením.
Maximální velikost jednoho souboru přílohy je 2 MB, celkem lze přiložit 5 příloh. Spolu s účtenkou pak můžete poslat přílohu účetnímu e-mailem.

Ze seznamu všech účtenek si snadno vyfiltrujete ty, které potřebujete zpracovat nebo vytisknout. K filtrování slouží tlačítko Filtr.

Popis základních ikon a filtrovacích polí, který je společný pro všechny seznamy, najdete tady.

Pokud chcete vyhledat konkrétní doklad, máte ještě jednu možnost. Pod tlačítkem Filtr je pole Zadejte hledaný výraz.
Do pole uveďte text nebo číselnou hodnotu a v seznamu se vám zobrazí jen ty účtenky, které obsahují zadané hodnoty ve sloupcích Číslo dokladu, Popis, Dodavatel a Externí číslo.

V seznamu účtenek ve sloupci Stav vidíte ikony označující stav účtenky. Pokud na ikonu najedete myší, zobrazí se vám vysvětlivka.

Nespárováno – účtenky zpravidla se způsobem úhrady kartou, nebo s nespárovaným pokladním dokladem
Spárováno – účtenky se způsobem úhrady hotově s automaticky vygenerovaným pokladním dokladem, nebo se spárovaným bankovním pohybem