8 novinek, o které jste si nejvíce psali v roce 2016

Více číselných řad nebo zrušení příznaku u exportovaných faktur. To jsou některé z vychytávek, o které jste nám v roce 2016 psali nejčastěji. Nejžádanější funkce jsme proto uvedli v život a tady jsou. Je jich rovnou 8! Věříme, že vám ušetří čas a usnadní používání iDokladu ještě víc.

1. Zadejte více číselných řad pro vydané faktury a dobropisy

S jednodušším rozlišením faktur a dobropisů vám pomůže možnost nastavit si v iDokladu více číselných řad. Dosud jste přitom mohli pracovat jen s jednou.

Nově si stačí v Nastavení vybrat záložku Prodej a v ní zvolit možnost Běžná faktura. V ní pak jednoduše nastavíte tolik číselných řad, kolik potřebujete.

Následně podle nich snadno vyfiltrujete faktury z jednotlivých prodejen, od různých klientů nebo rychle odlišíte tuzemské a zahraniční faktury.

2. Nastavte vlastní počet desetinných míst

Aby byly faktury o něco hezčí, nastavte si u počtu kusů a ceny zboží počet desetinných míst. Bez záplavy nul se ve faktuře rychleji zorientujete a bude na první pohled srozumitelnější pro vás i pro klienta.

Počet nul na fakturách zadejte v Nastavení v záložce Firma. Zatímco u množství kusů můžete desetinná místa zcela zrušit (zadáte počet 0), u jednotkové ceny je kvůli haléřům nutné mít alespoň 2 desetinná místa.

3. Klienty v ARESu vyhledáte i podle názvu

Často jste nám také psali o rozšíření vyhledávání v ARESu. Náš našeptávač jsme proto udělali ještě o něco chytřejší. Nové kontakty můžete vyhledávat nejen podle IČ, ale i na základě názvu. Našeptávač vám po zadání prvních tří znaků nabídne, pro koho chcete fakturu vystavit.

Navíc reaguje stejně na velká i malá písmena a poradí si také s doplňujícími znaky. Nemusíte tak přemýšlet, jak se přesně firma přesně jmenuje.

Nadále máte samozřejmě k dispozici i vyhledávání podle IČ. A jestli si s vámi našeptávač někdy zalaškoval a nechtěl vám údaje z ARESu doplnit, nemusíte se už podobných komplikací bát. Domluvili jsme mu a už to dělat nebude.

4. Ověříte si snadno plátce DPH

Ověřte si, zda jsou vaši obchodní partneři ze zemí Evropské unie plátci DPH. Stačí v detailu kontaktu nebo na faktuře kliknout na symbol modrého “i” v kroužku. U klientů a dodavatelů z České a Slovenské republiky pak tímto způsobem zkontrolujete i jejich spolehlivost, a to díky propojení s databází plátců DPH.

Snadno se tak vyhnete nepříjemným situacím, kdy musíte u nespolehlivých plátců DPH daň zaplatit ze svého. Pokud totiž přijímáte fakturu a dodavatel DPH nezaplatil, připadne tato nepříjemná povinnost na vás.

5. Pošlete s fakturou i přílohu

Společně s fakturou nyní můžete poslat i přílohu. Zašlete svým klientům návod, rozpočet nebo třeba dodací list. iDoklad zvládá všechny běžně užívané formáty (například .pdf, .jpg, .png, .doc nebo .zip).

Přílohu můžete použít i u rozpracované faktury. A jednoduše k ní přidáte například dokumentaci vznikajícího díla nebo screenshoty s výkazem odpracovaných hodin.

Záleží jen na vás, jestli nakonec přílohu s fakturou opravdu pošlete. Můžete si ji u dokladu pouze uložit. A kdykoliv tak jednoduše najdete potřebné dokumenty, které se k faktuře vztahují.

6. Pracujte sami s příznakem u exportovaných faktur

Často jste nám psali, že jste exportovali fakturu do účetního systému, jenže pak jste ji potřebovali upravit a poslat znovu. Kvůli příznaku exportováno to ale nešlo. iDoklad tak bránil tomu, abyste stejný doklad v účetnictví omylem neměli dvakrát. Na vaši žádost jsme ale trochu povolili uzdu bezpečnosti.

Pokud nyní po odeslání do účetního systému zjistíte, že jste udělali při vystavování faktury chybu, sami příznak odeberete. Stačí na něj kliknout a jakmile zešedne, můžete s fakturou znovu pracovat. Upravenou verzi pak kdykoliv zadáte do účetnictví.

Příznaky můžete odstranit i hromadně. Stačí označit vybrané faktury a zrušit příznak pomocí tlačítka Další vlevo nahoře nad seznamem. Dávejte ale pozor, jaké doklady označujete – ať je pak nemáte v systému dvakrát.

7. Posílejte faktury své účetní automaticky

Už víte, že nejjednodušší způsob, jak poslat účetní potřebné doklady, je propojit iDoklad s účetním systémem. Jenže ne každá účetní ho používá. Dosud jste jí v takovém případě museli doklady ručně posílat e-mailem. Nyní to v iDokladu zvládnete automaticky při každém vystavení faktury.

Stačí v sekci Prodej zvolit záložku Pravidelné faktury a zaškrtnout Odeslat účetnímu po vystavení. A máte jistotu, že vaše účetní dostane všechny potřebné doklady včas.

8. Nastavte pevný variabilní symbol

Poslední z řady novinek, o které jste nás loni nejvíc žádali, je možnost zadat u pravidelných faktur pevný variabilní symbol. Zákazníci si tak snadno nastaví trvalý příkaz. A mimo jiné díky tomu nehrozí, že zapomenou zaplatit například nájem.

Pevný variabilní symbol nastavíte v detailu Pravidelné faktury.