K obrazu svému si v iDokladu přizpůsobíte nejen faktury, ale i průvodní e-maily. Stačí chytře využít parametry, které iDoklad nabízí – ukážeme vám to i s názornými příklady.Posílání faktur e-mailem už pravděpodobně znáte. Stačí u vybrané faktury kliknout na tlačítko se symbolem obálky a v nově otevřeném okně vybrat, komu ji pošlete. Ve stejném okně si také na míru přizpůsobíte i předmět a text e-mailu.
Předmět má být výstižný a ne moc dlouhý. V iDokladu vám jeho základní podobu nabízíme automaticky:
{company_name} – faktura za {doc_descr} na částku {doc_total_amount}
Tento předmět e-mailu pak v praxi vypadá následovně:
Pan Papírník – faktura za sešity na částku 450,00 Kč
Kouzlo parametrů
Ta na první pohled nesrozumitelná slova v závorkách vám umožní dokonale přizpůsobit předmět i text e-mailu. Stačí jakýkoliv z parametrů ze seznamu zkopírovat a vložit kamkoliv do předmětu nebo těla e-mailu. Tím se do něj automaticky vloží i požadovaná informace, aniž byste ji museli sami dohledávat.
Předmět pak může vypadat třeba takhle:
{doc_type} od firmy {company_name} z {doc_date} na {doc_total_amount}
Zákazník pak v předmětu uvidí:
Faktura od firmy Pan Papírník z 22. 6. 2014 na 450,00 Kč
A když chcete být originální, můžete zkusit nějaký vlastní výtvor:
Pozor, letí k vám {doc_type} od firmy {company_name} na {doc_total_amount}, prosíme proplatit 
Zákazník uvidí:
Pozor, letí k vám faktura od firmy Pan Papírník na 450,00 Kč, prosíme proplatit
Všechno potřebné řekněte automaticky
Stejné parametry využijete i v těle e-mailu. V iDokladu najdete předem připravenou tuto verzi:
Vážení,
v příloze Vám zasíláme fakturu číslo {doc_number} za {doc_descr} na částku {doc_total_amount}. Faktura je splatná dne {doc_due_date}. Děkujeme za Vaši objednávku a těšíme se na další spolupráci.
S pozdravem,
{signature}.
Vážení,
v příloze Vám zasíláme fakturu číslo 20140053 za sešity na částku 450,00 Kč. Faktura je splatná dne 22. 7. 2014. Děkujeme za Vaši objednávku a těšíme se na další spolupráci.
S pozdravem,
Pan Papírník.
Klient se tak přímo z e-mailu dozví číslo faktury, na jaké služby je vystavená, zjistí fakturovanou částku i datum splatnosti. A samozřejmě, kdo mu doklad posílá.
Formálně nebo neformálně? Záleží jen na vás
Využitím parametrů z nápovědy do e-mailu snadno doplníte i další informace, například:
- datum vystavení,
- částku DPH
- nebo číslo účtu, na který vám má klient peníze poslat.
E-mail s více parametry může vypadat například takto:
Dobrý den,
v příloze Vám zasílám fakturu číslo {doc_number} ze dne {doc_date} za {doc_descr} na částku {doc_total_amount} včetně DPH {doc_vat_amount}. Faktura je splatná dne {doc_due_date}.
Fakturovanou částku pošlete, prosím, na náš účet č. {account_number}. Děkujeme za Vaši objednávku a těšíme se na další spolupráci.
S pozdravem,
{signature}
Dobrý den,
v příloze Vám zasílám fakturu číslo 20140053 ze dne 22. 6. 2014 za sešity na částku 450,00 Kč včetně DPH 94,50 Kč. Faktura je splatná dne 22. 7. 2014.
Fakturovanou částku pošlete, prosím, na náš účet č. 123-123123/123. Děkujeme za Vaši objednávku a těšíme se na další spolupráci.
S pozdravem,
Pan Papírník
Pokud máte s klienty méně formální vztahy, můžete tomu samozřejmě přizpůsobit i text průvodních e-mailů:
Ahoj,
posílám vám fakturu za {doc_descr} z {doc_date}. Je to na částku {doc_total_amount}, jak jsme se domlouvali. Prosím, pošlete mi peníze do {doc_due_date}. Číslo účtu je na faktuře.
Díky a ať se daří,
{signature}
Ahoj,
posílám vám fakturu za sešity z 22. 6. 2014. Je to na částku 450,00 Kč, jak jsme se domlouvali. Prosím, pošlete mi peníze do 22. 7. 2014. Číslo účtu je na faktuře.
Díky a ať se daří,
Pan Papírník
Používáte stejný text často? Připravte si šablonu
Stejně jako u faktur si můžete také u e-mailů nastavit text, který chcete používat pravidelně. Stačí ho vložit do šablony.
Potřebujete k tomu jen 5 jednoduchých kroků.
- Klikněte na Nastavení.
- V panelu se záložkami klikněte na E-maily.
- V části Šablony odesílaných e-mailů vyberte typ e-mailu, pro který chcete předmět a text nastavit (zda pro běžnou fakturu, zálohovou fakturu, upomínku atd.).
- Objeví se nové okno s předmětem a tělem e-mailu, které si nastavíte podle svých potřeb.
- Poté potvrďte změny tlačítkem Uložit a šablona je nastavená.
Související články
Zahoďte krabici od bot: účtenky nyní snadno evidujete v iDokladu
„Pokud máte s klienty méně formální vztahy, můžete tomu samozřejmě přizpůsobit i text průvodních e-mailů“
A pokud máme s některými klienty méně formální vztahy s jinými více? Chtělo by to více možností šablon. V ideálním případě pro každého odběratele jinou šablonu tak, aby je bylo možné personalizovat a poslat „Vážená paní Vopičková…“ i „Ahoj Dušane…“
Potykam se s mnoha zakazniky, kteří vyzaduji, abych fakturu posilal na vice emailu – napr. jednatel, reditel, fakturantka. Plánujete prosim moznost vlozit do kolonky zakaznik vice emailových adres?