4 tipy jak na číslování faktur, abyste se v nich vyznali vy i finanční úřad

Jak mít pořádek ve fakturách

Označení faktury je povinné, nicméně zákon nestanovuje jeho přesnou podobu. Je tedy na vás, jak si s číslováním faktur poradíte. Důležité je mít v nich přehled a pořádek.

To po vás vyžaduje také finanční úřad. Každá nejasnost v číslování je pro úředníky výstražným signálem a záminkou pro kontrolu, zda máte daňové doklady v pořádku. Může to dokonce vypadat, že s doklady manipulujete. A za to vám, stejně jako za nesprávné vystavení faktury, hrozí pokuta od 500 Kč a vyšší.

TIP: Čtěte, co všechno musíte uvádět na daňovém dokladu.

Abyste se podezření vyhnuli, existuje několik nepsaných pravidel a tipů.

1) Číslování faktur musí být přehledné a souvislé

Abyste dokázali, že žádný doklad nechybí (a tedy že jste ho z nějakého důvodu neodstranili), číslujte faktury chronologicky vzestupně – tedy aby každá další faktura měla pořadové číslo o jedna vyšší.

Protože se faktury nečíslují pouze jedním číslem, ale kombinací číslic, používá se systém číselných řad.

Například zvolíte systém číslování ve formátu rok – měsíc – číslo {RRRR}{MM}{NNN}: pro faktury vydané v lednu 2025 pak budete mít čísla 202501001, 202501002, 202501003 atd.

Podnikatelé také běžně používají číslování bez měsíců, tedy rok – číslo {RRRR}{NNNN}. Výhodou je, že číslování je pro vás i pro případnou kontrolu z úřadu přehlednější. Snadno z něj poznáte celkové množství vystavených faktur v kalendářním roce.

Tip: Pokud během roku vystavíte pouze nižší desítky faktur, doporučujeme pro přehlednost využívat číslování bez měsíců. Pokud za měsíc vystavíte i přes 10 dokladů, pak už vám bude číslování s měsíci užitečné.

Ať už zvolíte jakýkoliv systém, dodržujte ho a průběžně neměňte, jinak ztrácí smysl a přehlednost.

Číselná řada také musí být souvislá. To znamená, že číselné označení vždy navazuje na předchozí faktury. Například:

• pokud používáte značení s rokem a číslem, tak po faktuře 20250003 musí následovat faktura 20250004,
• pokud používáte značení s měsíci, tak po faktuře 20251102 musí následovat faktura 20251103,
• a pokud používáte značení s měsíci a právě skončil měsíc říjen, tak první fakturu v listopadu označíte 20251101.

Pozor: Při číslování s měsíci je chybou začínat novou řadu přeskakováním číslic. Například  v květnu roku 2024 číslovat 20240051, 20240052, atd. a v červnu 20240061, 20240062, atd. Z takového označení totiž nejde poznat, kolik dokladů jste celkově vystavili. Pokud narušíte číselnou řadu, finanční úřad bude takový případ prošetřovat jako obcházení daňové povinnosti.

Číselné řady by měly být souvislé pouze v rámci jednoho roku. Takže na začátku nového roku začnete znovu číslovat od nuly. Například:

• poslední vystavená faktura v roce 2024 může být označena 20240186 (podnikatel v roce vystavil 186 faktur)
• a první faktura v roce 2025 následně 20250001.

2) (Ne)používejte kromě čísel i znaky

Číselnou řadu můžete doplnit o písmena nebo další znaky (pomlčky, lomítka).

Pokud ale číslo faktury používáte zároveň jako variabilní symbol, zkomplikujete si párování plateb. Banky totiž běžně umožňují variabilní symbol uvádět pouze v číslicích. Fakturu s platbou s odlišným variabilním symbolem pak musíte spárovat ručně.

Písmena i znaky tedy klidně používejte, pokud nepotřebujete mít variabilní symbol totožný s označením faktury.

3) Odlišujte různé typy faktury

Pokud vystavujete zálohové i běžné faktury nebo posíláte faktury i do zahraničí, číselnou řadu si pro jednotlivé druhy faktur odlište.

Použijte například označení FV pro faktury vydané, FZ pro zálohové faktury a podobně. Systém označování si zvolte podle toho, co vám vyhovuje.

Každý typ faktury tak bude mít svou číselnou řadu, můžete mít FV202501001 i FZ202501001 – pro první fakturu vydanou i pro první zálohovou fakturu v lednu roku 2025. Faktury do zahraničí můžete označovat písmeny (EU, US, CZ,…).

Abyste se vyhnuli problému s párováním plateb s fakturami, o kterém jsme psali v předchozím bodu, označte si faktury číslem. Například pro faktury na Slovensko používejte na začátku číselného označení číslici 2, do Německa 3 apod. Číslo faktury pak může vypadat třeba takto: 2202501001, 3202501001.

4) Chybu přiznejte a nesnažte se ji maskovat

Když vám fakturu příjemce nezaplatí nebo zjistíte, že jste ji vystavili chybně, fakturu neodstraňujte. Vznikla by tím mezera v číselné řadě, pokud už jste vydali nějaké další faktury. Finanční úřad si to vyloží tak, že jste doklad úmyslně nezahrnuli do účetnictví, a tedy nezdanili. Stejně tak není vhodné fakturu nahrazovat novým dokladem, jehož pozdější datum vystavení už nebude do řady faktur zapadat.

Jak opravu chyby udělat správně? Ponechejte chybnou fakturu a doplňte k ní doklad informující o chybě a odkazující na opravnou fakturu. Tu vystavte a očíslujte ji jako novou fakturu, aby zapadala do číselné řady.

Tápete v povinných údajích, které musíte uvést na faktury?

Vstupte do naší mini akademie a podívejte se na video, ve kterém daňový poradce Jaroslav Veselka radí, jak vystavit daňový doklad a jaké jsou jeho náležitosti. V akademii najdete i další videa o daních, účetnictví, cenotvorbě a dalších oblastech, které jsou pro začínající podnikatele problémové. Právě pro ně je vstup do mini akademie zdarma.