Výdaje a náklady OSVČ: nezaměňujte je a ujasněte si jejich význam

Co jsou to náklady

Jako náklady označujeme služby a zboží, které podnikatel pořizuje, aby dosáhl výnosů. Vznikají na začátku obchodního vztahu mezi vámi a dodavatelem, tedy ne nutně ve chvíli, kdy skutečně zaplatíte. Náklady tedy nejsou peníze, které utratíte.

Pokud nakupujete materiál, ze kterého následně vyrábíte své produkty, a dodavatel vám vystaví fakturu, vznikají vám tím náklady. Jde o závazek, který musíte zaplatit.

Co jsou to výdaje

Oproti tomu výdaje jsou skutečný úbytek hotovosti v pokladně nebo peněz na bankovním účet. Jde tedy o tok peněz od vás směrem k dodavateli, kterému platíte za dodané produkty.

Teprve až ve chvíli, kdy skutečně zaplatíte fakturu zmíněnou výše, vznikají výdaje. Při zaplacení faktury tedy nemluvíme o nákladech – ty vznikly už s jejím vystavením.

Obdobně to platí pro výnosy a příjmy:

• Výnosy jsou tržby za výrobky nebo služby, které prodáváte. V účetnictví se objevují, když za zboží vystavíte fakturu – bez ohledu na to, zda už jste dostali zaplaceno. 
• Příjmy jsou reálné toky peněz do firmy, tedy přírůstek peněz v pokladně nebo na bankovním účtu. Vznikají ve chvíli, kdy vám zákazník zaplatí.

Výdaje a náklady pro OSVČ: jaký je mezi nimi rozdíl?

Většinou nejdřív vznikají OSVČ náklady a až poté výdaje. Jakmile vám dodavatel vystaví fakturu se splatností 14 dní, vzniká vám okamžitě náklad, i když fakturu zaplatíte až v den splatnosti – v té chvíli se pak z nákladu stává výdaj.

Někdy však mohou výdaje a náklady vzniknout ve stejný čas. To se děje třeba, když nakoupíte materiál a rovnou ho u pultu v obchodě i zaplatíte. Pořád ale jde o výdaj a náklad, i když se objevují zároveň.

Náklady živnostníka se prokazují vystavenými fakturami, výdaje daňovými a pokladními doklady, paragony nebo výpisy z účtu.

O některé výdaje (nebo náklady) si OSVČ může snížit základ daně – musí jít o daňově uznatelné výdaje. Patří mezi ně i tzv. zřizovací výdaje, které vznikly před založením podnikání, ale přímo s ním souvisí (např. náklady na založení firmy, správní poplatky, nájemné, poradenské služby a další).

TIP: Přečtěte si, co si může dát podnikatel do nákladů.

Co znamená rozdíl mezi výdaji a náklady pro podnikatele

Pokud vedete daňovou evidenci, uvádíte v ní výdaje a příjmy. Tedy částky, které jste reálně vyplatili nebo získali a máte je v pokladně či na účtu. Je jedno, za jaké období jste výdaje zaplatili, důležité je, kdy jste zaplatili.

Naopak v účetnictví pracujete pouze s náklady a výnosy. Ty jsou rozhodující i pro výpočet daní. A je jedno, zda jste peníze už skutečně zaplatili dodavatelům nebo naopak dostali do zákazníků.

Pokud tedy nakoupíte materiál v prosinci, ale zaplatíte za něj až v lednu, do daňové evidence ho zahrnete až v lednu. Z účetního pohledu však náklad vzniká už v prosinci, kdy se zaúčtuje.

Problém může nastat, pokud vy v prosinci dodáte službu, za kterou vám zákazník zaplatí až v lednu. V účetnictví vám vzniká výnos už v prosinci, za který budete výnos i danit, přitom peníze vám reálně dojdou na účet až v lednu. V daňové evidenci se příjem ukáže právě až v lednu. Je proto potřeba si hlídat cash flow (rozdíl mezi příjmy a výdaji) a to, abyste vy i vaši klienti včas vystavovali faktury a hlídali si jejich splatnost.

TIP: Přečtěte si, jak přejít z daňové evidence na účetnictví a zpět.

Kromě vedení účetnictví a daňové evidence ještě můžete zvolit uplatnění paušálních výdajů. V tomto případě výdaje ani náklady neevidujete a v daňovém přiznání uvádíte místo skutečných výdajů procentuální výdaje stanovené zákonem.

Potřebujete s výdaji, náklady a jejich účtováním poradit?

Základům vedení daňové evidence a účetnictví se v mini akademii pro začínající podnikatele věnuje daňový poradce Jaroslav Veselka. Najdete tam dalších více než 30 videí, ve kterých vám odborníci poradí, jak na daně, fakturaci nebo cenotvorbu. Začínající podnikatelé, kteří v těchto oblastech nejčastěji tápou, mají vstup do mini akademie zdarma.